紙質(zhì)檔案數(shù)字化前的工作

隨著社會(huì)信息化程度的深入，特別是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的普及，檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程都已納入了計(jì)算機(jī)管理，各種文字、表格、圖片、影像等都能以數(shù)字化的形式存在。因此也可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，這就使檔案信息呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢，直至供人們利用。[1]

一、概念和意義

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像相關(guān)聯(lián)的處理過程。[2]

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的目的是更好地保護(hù)檔案原件，提高檔案服務(wù)效率。與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式相比，檢索、利用、保護(hù)原件方面，數(shù)字化檔案都有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。[2]

二、檔案數(shù)字化過程中存在的問題

我國檔案數(shù)字化起始于1996年4月。電子文件研究項(xiàng)目被國家檔案局列入科技計(jì)劃。數(shù)字化建設(shè)在國家檔案局的高度重視下步入了快速通道。同時(shí)在發(fā)展中出現(xiàn)了兩大誤區(qū)，一是只注重?cái)?shù)字化硬件、軟件系統(tǒng)的建設(shè)，忽視對(duì)數(shù)字內(nèi)容的積累，忽視傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，以至于在先進(jìn)的系統(tǒng)中缺少內(nèi)容。二是過度追求“內(nèi)容為王”，不對(duì)檔案進(jìn)行鑒定區(qū)分、整理與修復(fù)，只是簡單將大量檔案進(jìn)行掃描，造成“垃圾信息”現(xiàn)象嚴(yán)重，使數(shù)字化成果不好用。因此，檔案數(shù)字化前的處理工作是數(shù)字化工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)，是檔案數(shù)字化內(nèi)容建設(shè)的基礎(chǔ)，決定了數(shù)字化工作的效用和成敗。[3]

三、做好檔案數(shù)字化前的處理工作，保障紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量

全面數(shù)字化，并不是毫無選擇地將檔案材料全部數(shù)字化。

應(yīng)前先做好檔案出庫前的準(zhǔn)備工作，需將檔案從原存放處遷移到數(shù)字化加工場所，檔案保管機(jī)構(gòu)與數(shù)字化加工的承擔(dān)者需要辦理檔案交接手續(xù)。對(duì)需要進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案的數(shù)量、質(zhì)量雙方進(jìn)行確認(rèn)，逐一清點(diǎn)檔案，實(shí)時(shí)登記，簽訂相應(yīng)的交接單，辦理交接手續(xù)。[2]其次，按照檔案信息化建設(shè)的要求，對(duì)檔案信息普遍、全面地進(jìn)行一次鑒定和加工整理。

（一）基礎(chǔ)鑒定[3]

包括鑒定保管期限、鑒定庫存檔案的目錄與內(nèi)容的一致性、鑒定掃描與不掃描的檔案內(nèi)容。數(shù)字化檔案的本質(zhì)作用是解決信息共享，而不是取代檔案的憑證作用。因而應(yīng)努力避免數(shù)字化信息冗余。紙質(zhì)檔案中事實(shí)上存在大量重復(fù)性信息，造成不必要的數(shù)據(jù)冗余，降低了檔案信息的存儲(chǔ)和檢索效率。因此，有必要按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。[3]對(duì)確定數(shù)字化的檔案進(jìn)行逐卷、逐頁的檢查，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)檢查原始檔案組卷方式方法的合理性;卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件內(nèi)容對(duì)應(yīng)關(guān)系的正確性和完整性;卷內(nèi)文件題名的準(zhǔn)確性和已經(jīng)建立的機(jī)讀目錄的一致性等。[3]

（二）案卷整編及梳理[3]

工作要點(diǎn)是：規(guī)范案卷的相關(guān)信息，編制卷內(nèi)原有的目錄。

（1）案卷中的重份文件應(yīng)取出，并重新編目;

（2）標(biāo)注領(lǐng)導(dǎo)審批的文件。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示和審改內(nèi)容，在備考表中加以說明需要掃描的定稿文件名稱。

（3）結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)文件整理理順卷內(nèi)文件排列順序。

（4）對(duì)案卷頁碼的檢查。

（5）重新編制卷內(nèi)文件目錄。

（6）對(duì)完全不能體現(xiàn)案卷內(nèi)容的案卷題名應(yīng)重新擬制，以檔案內(nèi)容為依據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范處理。

（7）檔案編目信息的完善工作。檔案數(shù)字化前的處理工作中，難點(diǎn)問題是完善編目工作，此項(xiàng)工作也是檔案數(shù)字化前處理工作中案卷整編的核心。其工作水平直接決定了檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)質(zhì)量和后期檔案利用工作的查準(zhǔn)率與查全率。編目工作的一般方法應(yīng)按國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行。“組合條目”編制是將一組內(nèi)容密切相關(guān)的文件組合成一件文件，構(gòu)成組合條目的文件組應(yīng)當(dāng)是在同一個(gè)案卷中，內(nèi)容密切相并被排列在一起的文件。無題名或題名不確切的文件，必須根據(jù)文件內(nèi)容，在數(shù)字化加工前重新擬寫出確切反映文件內(nèi)容的題名。否則將給檢索和管理造成困難。[2]

（三）技術(shù)修復(fù)[3]

（1）修復(fù)部分被頻繁利用導(dǎo)致檔案卷面及紙張出現(xiàn)破損的卷（頁）面，對(duì)部分檔案進(jìn)行裱糊或托裱處理，對(duì)檔案進(jìn)行一次集中梳理;

（2）檔案卷面整理不達(dá)標(biāo)

修復(fù)在原始?xì)w檔時(shí)因標(biāo)準(zhǔn)的不完善和檔案管理人員因業(yè)務(wù)不熟練或?qū)n案的管理不夠重視等因素導(dǎo)致的不達(dá)標(biāo)卷面;

（3）對(duì)紙張需要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化處理。會(huì)有不符合檔案裝訂幅面的紙張進(jìn)行了夾頁存放的情況。

（4）原始檔案存檔裝訂時(shí)不夠規(guī)范，部分檔案數(shù)字化前需要進(jìn)行裝訂邊的裱糊處理。最好使用原有的空白頁，也需考慮原始裝訂孔的補(bǔ)全和對(duì)損壞文字的補(bǔ)救問題。

遵循實(shí)事求是的原則，在充分尊重和利用單位檔案管理員勞動(dòng)成果的基礎(chǔ)上達(dá)到檔案整理、檔案著錄、檔案數(shù)字化等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。[3]

（四）對(duì)密級(jí)文件進(jìn)行標(biāo)注[2]

檔案安全，始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)，在數(shù)字化工作一開始就應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào) 重視檔案實(shí)體安全與檔案數(shù)字化信息的安全。為落實(shí)這一要?jiǎng)?wù)，應(yīng)做到：數(shù)字化之前對(duì)檔案全宗進(jìn)行摸底，抽出涉密檔案單獨(dú)處理;對(duì)涉密檔案填寫《檔案文件密級(jí)登記表》，對(duì)該份檔案的全宗號(hào)、案卷號(hào)、文件標(biāo)題等詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行登記，需經(jīng)相關(guān)部門組織鑒定后再?zèng)Q定是否進(jìn)行數(shù)字化。

（五）對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行清點(diǎn)登記[2]

在上述的基礎(chǔ)上，清點(diǎn)進(jìn)行數(shù)字化的紙質(zhì)檔案的卷（件）數(shù)，核對(duì)檔號(hào)。

（六）對(duì)待數(shù)字化的檔案進(jìn)行審批

在對(duì)待數(shù)字化的檔案進(jìn)行清點(diǎn)登記的基礎(chǔ)上制訂紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案，簽訂《紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書》。

檔案數(shù)字化工作的過程是一項(xiàng)嚴(yán)密、細(xì)致、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。需要對(duì)工作人員做好數(shù)字化前期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加強(qiáng)保密教育，提高責(zé)任意識(shí)。數(shù)字化后，檔案全部管理活動(dòng)都必須借助于電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，需要建立完善檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，檔案管理的主體也將由紙質(zhì)檔案逐漸遷移至電子檔案。電子檔案會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理利用將成為檔案研究的方向。

參考文獻(xiàn)

[1]夢菊明 以公眾利用服務(wù)為中心的我國公務(wù)檔案工作改革 2014：129 源自：新形勢下檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展研究 上海市第七屆“3+1”檔案論壇論文集

[2]國家檔案局組織編寫 ?紙質(zhì)檔案數(shù)字化的流程與方法 ?2018：S.1;S.3;S.4;S.5;第二章S.33-35。

[3]龐海清、馬振犢：檔案數(shù)字化前處理工作概論，中國文史出版社，2018年3月版，緒論，S：5;第一章第11頁;第一章第12頁;第一章S：13-15

作者簡介：劉萍（1968-12-13）女，漢，籍貫：河北省束鹿縣，當(dāng)前職務(wù)：人力資源部副主管，當(dāng)前職稱：助理館員，學(xué)歷：碩士研究生，研究方向：語言學(xué)與職業(yè)教育學(xué)。