信息時代背景下電子檔案管理的安全性分析

趙中林

摘要：當代企業檔案管理工作在互聯網背景下已經逐漸朝著信息化電子的方向發展，在此過程中企業檔案管理工作的質量和效率都得到了極大的提升。盡管電子檔案給相關管理工作帶來了很多便利，不過其非常容易受到病毒入侵或網絡攻擊，因此信息時代背景下的電子檔案管理必須高度重視信息安全問題，本文筆者就該問題進行簡要分析，并提出一些管理建議。

關鍵詞：信息時代;電子檔案管理;安全性

絕大部分數據資源處理方式在信息時代下都發生了很大的改變，尤其是電子檔案的出現，隨之而來的還有各種信息安全問題。信息時代背景下的檔案工作人員當下最為重要的研究課題就是電子檔案安全問題。

1 電子檔案管理面臨的信息安全問題

1.1 硬件設施故障

具有保密要求的電子檔案資料一般不可存儲于公有云，相對安全的方式就是磁盤、私有云或光盤等載體存儲，但相關硬件設施受損就是最大的信息安全問題。通常情況下，企業會從物理保護層面對私有云采取一定防護措施，不過私有云對服務器有著較高的要求，有不少客戶在價格因素的限制作用下選擇單臺服務器存儲，而一旦面臨服務器硬件故障就可能出現私有云中的電子數據直接丟失[1]。雖然這類文件存儲載體價格不高，但更換過于頻繁就容易受外界各種因素干擾，空氣濕度、室內溫度等日常管理中的因素是最容易被忽略的干擾因素。

1.2 人為操作不當

徹底改變了檔案工作模式與內容的電子信息化發展，讓檔案管理人員面臨著更高的職業要求。電子化檔案管理對相關功工作人員的能力要求不單單是具備專業的檔案知識，還要的掌握網絡安全技術以及檔案管理軟件使用技能。但就現階段檔案管理人員情況而言，大部分人員信息安全意識不足，由于不夠重視安全問題所以缺乏針對性信息安全防護，加之能力水平不達標，容易因為個人操作不當而引發服務器被網路病毒入侵、檔案信息泄露等問題，給檔案管理工作埋下很大的安全隱患。

1.3 軟件系統漏洞

電子檔案管理是數據化管理模式，是離不開對相關管理軟件功能的應用的， 比如信息數據檢索、電子文件歸檔等，每個環節的便捷處理都要借助檔案管理軟件。當然，相關管理功過在變得快捷便利的同時都要面對相應的弊端，大部分檔案管理軟件都是在Windows系統基礎上開發的，在SQL數據庫和Windows系統之間始終存有某些安全漏洞，如若不能及時補上這些安全漏洞，被不法分子發現并利用，就會讓檔案管理軟件中的信息數據被竊取、篡改、丟失，讓企業或單位面臨巨大的損失。

2 電子檔案管理信息安全保障策略

2.1 加強基礎硬件設施建設

以提升電子信息檔案管理安全性為目的，有必要根據《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和相關的電子信息檔案管理要求，圍繞電子信息檔案管理工作實際需求積極合理的配置超大容量磁盤、應用服務器、數據服務器、病毒檢測系統和防火墻等，最大化的保障計算機本身和相關配套設備高效穩定的運行，滿足電子信息檔案的提取、存儲和安全需求。其中最為重要的就是強化系統安全防護，最好能選擇Ever、OA和Do這種大型檔案系統制作公司，圍繞企業或單位自身的需求個性化的定制一套更具適用性的檔案信息系統，確保檔案信息系統運行可靠性和針對性[2]。關于網絡防護系統軟件的引進一定要是正版的，增強防御網路黑客與病毒入侵的能力，維護檔案信息系統運行安全、正常。檔案信息借閱者需要提前進行實名注冊，只有通過賬號密碼登陸并擁有相應訪問權限后，才能在檔案信息系統后臺管理中自由的查閱對應的電子檔案信息、存儲時間、修改記錄等等，系統里保存了關于檔案歸檔、錄入和所有查閱記錄，還有一個查閱信息檔案可用于問題調查和處理中的分析。

2.2 重視檔案管理隊伍建設

當下已有的檔案管理人員中，同時具備網絡安全操作技術、管理軟件操作技能和專業檔案理論知識的人并不多，要想在電子檔案管理工作中降低人為操作失誤事件發生率，就要確保檔案管理人員的能力與素質達標，構建一支符合工作要求的檔案管理隊伍。首先是人才引進環節，要根據電子檔案管理實務制定選聘要求和條件，通過層層嚴格的篩選讓具備極高信息安全意識和檔案管理專業素養的人才脫穎而出，從根本上減少出現人為操作失誤的幾率;其次是構建合理的培訓機制，積極組織并開展針對檔案管理人員的專業知識培訓和網絡安全技術培訓，提升他們的信息安全意識，從而更好的規范自己日常工作行為;最后是嚴格把關職工的檔案使用權和管理權，根據自身實際情況判斷是否需要推動動態化權限管理機制，關鍵在于及時調整管理權限，做好工作交接。

2.3 做好制度層面的保障工作

出于對電子檔案管理安全性的考慮，很多檔案管理部門都選用電子與紙質并存的雙介質管理方式，更好的滿足檔案信息安全保管和高效運用的要求，緊密銜接檔案利用和存儲保密之間的關系。雙介質管理最為重要的要求就是做好制度層面的保障工作，具體要求是一體化管理紙質檔案和電子檔案、加快紙質檔案數字轉化效率、一并簡化管理系統中的各項流程、解決審批程序繁瑣等問題。在此過程中建議圍繞《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》開展電子檔案安全管理工作，重點是在建設檔案信息化的過程中一同完善有關電子檔案管理的制度和標準，構建具有合理性、客觀性與規范性的檔案信息資源數據庫，提升數據完整度[3]。與此同時，要根據信息化大數據背景下的信息公開形勢合理劃分涉密檔案與非涉密檔案，對其采取不同的管理方式，在保證涉密檔案信息安全的基礎上盡可能凸顯電子檔案的共享、開放、快捷、便利等優勢，為各項社會生產活動服務。

3 結語

總而言之，做好電子檔案管理安全工作，需要在提升工作人員安全管理意識的基礎上，立足于檔案工作實際需求來分析人員、硬件和制度等方面的問題，進而從管理模式、制度和技術上進行改進，實現信息化時代下電子檔案管理安全性大幅提升。

參考文獻

[1]張曉培.基于區塊鏈的電子檔案信息安全防護研究[J].檔案管理，2020（4）：34-35.

[2]張兵.電子檔案利用安全控制的辦法與實現[J].黑龍江檔案，2019，232（01）：48.

[3]夏冰.電子文件和電子檔案管理中的信息安全問題[J].計算機與網絡，2020，632（16）：56-57.