大數據背景下企業電子檔案管理的優化和發展策略

劉娣

摘要：本文的目的是探討企業電子檔案管理的現狀，提出企業電子檔案管理信息化建設的科學發展戰略，促進企業人事檔案的信息化管理。本文就大數據背景下企業電子檔案管理的具體內涵進行了論述，然后分析了企業電子檔案管理信息化建設的價值意義。當前我國企業電子檔案管理進行了實驗調查，并提出了大數據背景下企業電子檔案管理信息化建設的具體策略。本文的實驗結果表明，目前我國企業電子檔案管理還存在許多問題，整體管理效率較低。

關鍵詞：電子檔案管理;大數據;企業;發展戰略

1 引言

信息技術的不斷進步使得我國的大數據不斷發展，大數據背景已經成為當今社會的主流背景[1]。大數據的發展推動了各領域的改革，特別是企業檔案管理的改革。實現檔案管理與信息技術的結合是時代發展的必然趨勢，這有利于推進檔案管理的信息化建設。然而，目前企業人事檔案的管理模式還相對落后，信息化建設還不完善。企業人事檔案是企業有關人員的資料記錄，企業檔案管理在企業建設中起著關鍵作用，這與企業的發展息息相關。近年來，隨著互聯網技術的飛速發展，出現了許多大數據工具，推動了信息傳播、獲取和存儲的轉型[2]。隨著企業發展規模的不斷擴大，企業人事檔案的數量也急劇增加，這使得企業檔案管理面臨著困難。在大數據背景下，互聯網信息技術為檔案管理提供了新的途徑，有利于企業的現代化和信息化建設。然而，我國企業電子檔案管理信息化建設水平相對較低，還需要進一步的探索和努力。

綜上所述，目前檔案管理研究主要以社會背景為出發點，研究社會檔案管理的整體信息化建設，具有普遍性，研究內容也有針對性地研究電子檔案管理。因此，研究結果并不完全適用于企業電子檔案管理信息化建設。此外，將檔案信息化建設與大數據背景相結合的研究較少。因此，從這個角度來看，目前的研究還存在一些理論空白。為探索大數據背景下企業電子檔案管理信息化建設的發展路徑，本文就大數據背景下企業電子檔案管理的具體內涵進行了探討，然后分析了企業電子檔案管理信息化建設的價值意義，對當前我國企業電子檔案管理進行了實驗調查，并根據企業電子檔案管理信息化建設的實驗結果提出了大數據背景下的具體政策。本文的研究不僅對今后企業檔案信息化管理工作有一定的促進作用，也為今后的相關研究奠定了理論基礎。

2 企業電子檔案管理的發展現狀

由于檔案管理與社會發展密切相關，學者們對檔案管理進行了一系列的研究。本文以網絡時代為切入點，分析了網絡技術在檔案信息管理中的重要作用，分析了當前檔案管理中普遍存在的問題，并提出了相應的解決方案。其中，筆者以大數據時代為研究背景，重點研究了大數據的應用和檔案信息的主要特點，主張對檔案數據進行深入挖掘，實現檔案的精細化管理。其中，將云計算引入到企業電子檔案管理中，建立了檔案管理的云模型，為企業電子檔案管理提供了更加科學的管理模式。其中，以檔案服務為主要切入點，論述檔案服務與檔案信息化的相互關系，并深入分析了在這一過程中存在的主要問題。。

3 優化和發展策略

3.1 大數據背景下企業電子檔案管理的優化

以互聯網信息技術為主要技術支撐，大數據的出現和發展深刻地影響著人們日常生活的方方面面。大數據的概念并不局限于特定的數據應用，它屬于更廣泛的概念?？偟膩碚f，大數據本質上是一種傳播信息的方式，是一種整體的媒體背景。之所以被稱為大數據，是因為與傳統媒體相比，大數據呈現出了全新的特征。主要表現在個性化、時效性、虛擬化、互動性和廣泛性五個方面，分別體現了大數據在用戶需求、信息傳遞、信息形成、互動反饋和信息收集等方面的新突破。企業電子檔案管理信息化借助先進的互聯網信息技術，實現了檔案管理手段的創新，有效促進了檔案信息的整合，為相關部門的檔案管理提供了便捷的手段。企業電子檔案管理工作在企業檔案工作中起著至關重要的作用，它有利于保障企業的整體運行秩序，與企業的發展息息相關。在大數據背景下，企業電子檔案管理必須順應信息化發展的趨勢，不斷開展檔案管理的信息化建設，促進企業檔案管理的高效運行。

3.2 企業電子檔案管理建設的發展策略

充分利用大數據技術，提高檔案管理工作效率。為了促進人事檔案管理效率的有效提升，必須充分發揮大數據技術的優勢，實現兩者的有機結合。首先，對檔案的信息管理進行科學規劃。部門負責人要認清企業檔案信息化建設中存在的問題，深入探討檔案管理信息化建設的主要規律，實事求是，制定與企業檔案管理信息化相適應的發展規劃;其次，充分發揮大數據技術的優勢，如大數據技術的共享性、時效性、群眾性等優勢，實現人事檔案的信息存儲。這樣不僅有利于檔案信息的分類，方便檔案的檢索和查詢;也要最大限度地保證人事檔案的完整性。

人事檔案管理是人力資源管理的重要內容，是相關單位正常運作的前提。企業電子檔案管理不僅是相關政策的要求，也是企業正常工作的前提。開展企業電子檔案管理信息化建設具有重要意義，具體體現在以下幾個方面：一是企業電子檔案信息化建設有利于相關人事工作的正常開展。企業可以根據檔案進行人員崗位調動，實現企業人力資源的科學配置，從而提高整體工作效率。其次，企業電子檔案管理信息化建設符合工作的發展要求。隨著企業規模的不斷擴大，企業人事檔案的數量也在迅速增長。傳統的紙質檔案不利于檔案的存儲和保存，甚至可能出現人為篡改，不能滿足企業的管理需求。因此，推進人事檔案信息化建設，有利于企業管理的現代化。綜上所述，企業電子檔案管理信息化建設既是時代的要求，也是企業自身發展的需要，是歷史發展的必然趨勢。

4 結論

綜上所述，目前我國企業檔案管理存在諸多問題。要有效解決這一問題，企業必須抓住大數據快速發展的機遇，迎合未來社會的發展趨勢，利用大數據技術實現企業檔案管理方法和手段的快速創新。從而為企業未來的發展奠定了堅實的基礎。本文的研究有助于促進企業人事檔案信息化管理模式的早日實現，大大提高檔案管理的效率。

參考文獻

[1]薛圓圓.大數據時代電子檔案管理創新研究[J].蘭臺世界，2021，{4}（S1）：64-65.

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