關于加強文秘人員管理文書檔案的幾點思考

張丹丹

◆摘? 要：文秘人員對保障機關、單位正常運轉起著極為重要的作用。不僅要為本部門領導做好服務，還要負責本部門的辦文辦事辦會等日常工作。文書檔案管理作為文秘人員工作職責之一，是檔案工作的重要組成部分。文書檔案管理水平高低體現著機關、單位規范管理的能力。本文通過梳理文秘人員對文書檔案管理的重要作用，結合實際指出文秘人員在文書檔案管理中的制約因素，并提出具體改進措施，切實提高文書檔案管理水平。

◆關鍵詞：文秘人員;文書檔案;管理

文秘人員是機關、單位里上呈下傳、協調周全的中樞紐帶，是輔助領導決策的參謀助手。他們身兼“文件管理員”“兼職檔案員”等數職，工作多，任務重，憑借超常能力和陀螺式的旋轉，保障著機關、單位工作的正常運轉。

文書檔案反映著機關、單位履行職能的情況，其歷史記錄的真實性，是維護國家主權利益的重要依據，是工作的查考憑據，是宣傳教育的極佳素材。

各部門的文秘人員作為兼職檔案員，承擔著本部門文書檔案管理的重要職責，其業務能力直接影響文書檔案管理水平。

一、文秘人員在文書檔案管理中的重要作用

（一）有利于文件材料高水平制發

招聘文秘人員時，一般要求文秘人員具備較高的寫作水平。因為文秘人員不僅要負責單位內部文件運轉，還要兼顧公文辦理和文稿校核等任務。同時，文秘人員入職培訓也增加了公文處理的相關內容，使得文秘人員對公文的字體、排版、主抄送單位的排序以及文件運轉流程都能清晰了解，從而在公文辦理過程中能夠嚴格執行公文處理的相關規定，減少公文錯情，對提高公文質量、制發高水平文件起到了審核把關作用。而文件材料質量直接影響文書檔案的質量。

（二）有利于文件材料規范化整理

1.有助于文件材料收集齊全完整

文秘人員清晰了解本單位職能，因此可以輕易識別哪些是具有歸檔價值的文件材料，還可以輕松判定文件形成過程中可能產生的各種材料，，而且文件制發一般要經過文秘人員登記編號，能夠較全面掌握本部門文件制發情況，這些對于文件材料的收集齊全完整起到了關鍵作用。

2.文件材料能夠整理規范有序

具有較高檔案業務水平的文秘人員，能夠將文書檔案保管期限表了熟于心，可以輕松確定一份文件材料的保管期限，并且按照歸檔的要求高水平做好件內排序、編頁、編目等工作，對于規范整理起到了保障作用。這些直接決定了文書檔案的歸檔質量。

（三）有利于文書檔案的安全利用

文書檔案作為歷史憑證和工作查考依據，利用率極高。各部門利用文書檔案時，一般會由文秘人員到檔案部門辦理借閱手續。經過系統培訓的文秘人員，已具備較強的檔案意識和保密意識，會詳細登記文書檔案流轉情況，能做到對文書檔案利用人員的保密提醒，還可以及時催促文書檔案利用人員到期退還，極大程度上確保了文書檔案的安全利用。

（四）有利于檔案知識的宣傳普及

檔案宣傳教育是文秘人員的工作職責之一。隨著《中華人民共和國檔案法》等法律法規以及《機關檔案管理規定》等規章制度的健全，檔案制度體系越來越完善。檔案部門在全單位范圍內宣傳檔案知識僅能覆蓋各部門綜合處室的工作人員，不能深入全體工作人員。

此時，由“專職檔案員+兼職檔案員”構成的檔案工作體系的重要作用就顯現出來了。文秘人員作為兼職檔案員，可以采取合適的時機，向本部門其他工作人員宣傳檔案知識。以點帶面，擴大檔案知識宣傳效果，做到檔案知識覆蓋單位全體人員。

二、文秘人員在規范文書檔案管理中的制約因素

（一）工作任務繁重，難以顧全文書檔案管理工作

文秘人員身兼數職，擔負著服務領導、協調溝通、文件運轉、辦文辦事辦會等多項工作，任務重，壓力大，很難抽出時間與精力全身心投入到檔案工作中。

（二）檔案理論知識水平薄弱，實踐能力參差不齊

多數文秘人員能夠按時參加檔案業務培訓，不斷更新檔案知識，提高業務能力，較好完成文書檔案歸檔工作。但少數文秘人員工作過于繁忙，較少參加檔案業務培訓。

三、多管齊下，提高文書檔案管理水平

（一）強化宣傳引導方式，提高文書檔案重視程度

一是持續推進《檔案法》宣貫，加大檔案普法力度，進一步提高全體工作人員的檔案意識，提升檔案重視程度，便于文秘人員順利開展文書檔案管理工作。二是結合工作實際，舉辦檔案專題展覽，用文書檔案展現機關、單位發展軌跡或在履行職能過程中發揮的重要作用，實現文書檔案宣傳教育作用。三是根據實際，將檔案基礎知識印刷在鼠標墊或筆記本中，創造“檔案知識不離手”的工作環境，營造愛護檔案、重視檔案的良好氛圍。

（二）改進教育培訓形式，提升文書檔案管理能力

一是創新培訓方式。利用直播間、微信群等方式開展線上檔案教育培訓，文秘人員不僅可以靈活選擇學習時間，還可以無限次重復學習，極大方便文秘人員更新檔案知識。二是舉辦檔案業務比拼。組織文秘人員開展文書檔案業務能力大比拼，對業務能力突出的文秘人員給予一定的獎勵，提高文秘人員的實踐能力。

（三）用好檔案業務評價，抓好檔案業績考核水平

一是將文書檔案工作納入年終總體考核體系，倒逼部門領導和文秘人員進一步提高對文書檔案重視程度。二是檔案部門加強對本單位文書檔案管理工作的監督、指導和檢查，發現問題，及時通報并督促整改。

文書檔案管理水平的高低，直接體現了機關、單位規范化管理的能力。不斷提高文秘人員檔案理論知識水平，持續提升業務能力，才能使文書檔案更好地發揮“以檔輔政資政”作用。

參考文獻

[1]梁大溪.機關文秘人員素質與文書檔案管理[J].基層建設，2019（28）.