PDCA循環法用于醫院門診藥房藥品領用高低限管理實踐*

鄭明琳，胡晨吉，王世燕，龍光利，金朝輝，樊 萍

（四川大學華西醫院藥劑科，四川 成都610041）

保障藥品供應是醫院藥學服務的基本內容。為滿足臨床用藥需求，我院門診藥房現常備藥品1 000余種。藥品領用時數量過大，既會占據藥房大量空間和周轉資金，還會造成藥品滯銷［1］；如領用數量不足，則會使臨床出現藥品短缺，影響治療，還會由此產生臨時人工領藥計劃，增加藥房工作量。目前我院門診藥房每個工作日均按既定的高低限領用藥品，故有效提升藥房藥品領用高低限管理水平非常必要［2－4］。本研究中將PDCA循環法［5－7］用于醫院門診藥房藥品領用高低限管理，比較了管理前（2019年1月至6月）、管理后（2019年7月至12月）臨床缺藥率、資金周轉率和庫存占用金額的變化，以評價管理效果。現報道如下。

1 醫院門診藥房藥品領用管理現狀

1.1 藥品領用流程

為規范藥品領用，門診藥房制定了《門診藥房藥品領用管理制度》，明確要求由藥房管理組授權藥品領用，藥品領用人員可對藥品高低限進行維護和生成每日藥品領用計劃。操作流程：領用人員在藥品管理系統內點擊“配送申請管理”，系統根據日消耗量和設置的高低限自動生成當日《藥品領用計劃申請表》，管理人員審核無誤后發至藥品庫房，藥品庫房庫管員按此表制作藥品出庫單，后將對應的藥品發至門診藥房，藥房驗收合格后，簽字確認。該藥品領用申請表內的品種均為當次藥房現有庫存量低于藥品低限的品規，某藥品領用申請數量＝該藥品設定高限數量－現有庫存數量，且該申請數量系統還可根據具體情況設置按件裝或中包裝數量進行四舍五入，無特殊情況不做修改，以上操作均設置系統日志留痕追溯；若需修改，需登記《臨時計劃記錄本》備查。詳細流程見圖1。

圖1 自動領用計劃申請流程圖Fig.1 Application flow chart of automatic requisition plan

1.2 現有管控措施

一是制訂藥品高低限管理制度、操作流程、崗位職責，以及藥品領用相關管理制度、操作流程及崗位職責。

二是每月調整1次《藥品領用高低限調整申請表》，調整依據為每月藥品盤點結存報表、臨床缺藥登記表、急送藥品登記表及每月滯銷藥品報表等；匯總分析上述報表后，擬訂該期申請表討論稿，該表涉及調整品規由藥房管理組討論達成一致意見后簽字確認并形成會議紀要，討論定稿后提交分管科主任進行審批簽字生效。生效后的該期申請表由授權人員進行維護。

三是系統根據設定的藥品高低限數量自動生成藥房藥品領用計劃，日志記錄所有數據的產生及修改過程，系統實現操作日志查詢，可隨時查詢溯源。

四是崗位輪轉前進行崗前培訓，并簽署廉潔承諾書留檔，定期對關鍵崗位人員開展廉潔風險教育，加強法律、法規安全知識培訓，增強員工廉潔風險防控管理工作的自覺性和責任感。

2 PDCA循環實施流程

2.1 計劃階段（plan）

對2019年1月至6月（管理前）醫院門診藥房藥品管理現狀進行調查與分析，發現藥品計劃與臨床使用存在偏差的原因主要為藥品領用高低限數量設置未實時更新。分析得出目前藥品高低限管理中存在的影響因素包括人員、系統、臨床使用、其他4個方面的因素，詳見圖2。

圖2 現有藥品領用高低限管理風險點根因分析魚骨圖Fig.2 Fishbone diagram of root cause analysis of risk points in high and low limit management of existing drug requisition

2.2 實施階段（do）

結合門診科室排班、不同季節發病情況、已發生臨床缺藥等因素，同時參考藥品銷量、倉容空間、陳列規范、安全操作等，根據醫院《藥品高低限管理制度》將藥品領用高低限劃分為5個檔位。詳見表1。

表1 高低限各檔位藥品信息Tab.1 Information of drugs in each level of high and low limit

設立高低限數量調整參數，其中藥品高低限數量計算公式使用參數包括藥品銷售數量、當月工作日天數、藥品日均用量、現有高低限數量、現備藥天數；藥品新低限數量＝藥品日均用量×擬調整藥品備藥檔，藥品新高限數量＝藥品新低限數量×2；藥品日均用量＝藥品銷售數量÷當月工作日天數；新備藥天數＝現有低限數量÷（藥品銷售數量÷當月工作日天數）。

采用Excel 2009軟件整理藥品月盤點結存報表數據，采用Vlookup函數（引用和查找函數），按行查找并引用內容，通過精準匹配或近似匹配獲得外部數據，同時對不同Excel表格中的數據進行跨表匹配查詢取值［8－9］。獲得藥品使用情況，針對銷售數量、周轉率、急送、滯銷、接收的臨床缺藥信息等影響臨床使用及藥房貨位容量壓力的藥品，及時采取處理措施。按前述已有管控措施調整《藥品領用高低限調整申請表》并留底。在此基礎上，對于用量大、周轉率高的藥品，減少備藥天數，提高領用頻率及資金周轉；在有限的藥房貨位容量條件下減少藥房庫存壓力，規范藥品陳列，避免用量大藥品因庫存量大導致陳列堆垛過高而引發安全陳列風險隱患；對于用量小、周轉率低的藥品，減少領用次數和數量，減少工作量及藥品占用成本，提高工作效率［3］；對于周轉率低的品規，因季度變化（如新進藥品）及時調低藥品高低限數量，并繼續觀察使用情況。發生因臨床用量突然增大導致的缺藥及周轉率高的品規，及時調高藥品高低限數量或增加領用次數來減少缺藥的發生，降低貨位容量的壓力。針對特殊情況，如新進藥品、滯銷藥品、周期性（季節）等因素導致用量不穩定的，均按高低限調整公式進行維護。新進藥品因用量不確定性，初次設定值不應過高，而應在每月底追蹤用量，并及時調整，這樣既可保障新藥引入后后臨床供應，也可防止因領用數量過大造成積壓；設定連續3個月銷量為0的藥品為滯銷藥品，及時調低其高低限數量并觀察使用情況，以降低滯銷導致的經濟成本，必要時辦理退藥；另因周期性（季節）不同、發病規律不同等因素，季節更替時為避免臨床缺藥，需及時調整藥品高低限數量。

對于擬調整檔位藥品，應依據藥品原檔位與新備藥天數進行匹配，可得3種情況。一是匹配品規，則本期不調整；二是大于檔位的不匹配品規，即為不能滿足臨床供應需求，需將低限數量調高；三是小于檔位的不匹配品規，即為滯銷、積壓品規，需將低限數量調低。以抗菌藥物克拉霉素片為例，根據上述公式計算藥品高低限數量。詳見表2（8月后未調整，表中略）。

表2 2019年克拉霉素片高低限參數調整Tab.2 Adjustment of high and low limit parameters of Clarithromycin Tablets in 2019

2.3 檢查階段（check）

比較管理前后藥品領用高低限管理數據，以臨床缺藥率、資金周轉率及庫存占用金額為指標評價管理效果。臨床缺藥率＝臨床缺藥筆數÷領用入庫筆數；資金周轉率＝本期主營業務收入÷｛（期初占有資金＋期末占用資金）÷2｝。庫存占用金額為2019年6月和12月底的結存報表期末金額。結果管理前的臨床缺藥率為0.32%，管理后為0.28%，下降了12.5%；管理前的資金周轉率為2 988.11%，管理后為3 417.83%，上升了14.38%；管理后的庫存占用金額不僅未明顯下降，反而有所上升，管理前為1 998.85萬元，管理后為2 238.92萬元（約為4 d的銷售額）。分析原因為，冬季運輸時間延長、節假日及年前生產企業暫停發貨、年底部分進口生產企業對藥品進行管控等。為保證臨床用藥，臨時調整備藥數量，后期將在該部分進行持續優化。

2.4 處理階段（action）

評價檢查階段的效果，通過內部培訓固化行之有效的方法。未解決的問題和新出現的問題留待下一個PDCA循環解決。

3 討論

3.1 優化藥品領用高低限管理的意義

藥品領用高低限是我院藥品管理系統生成自動領用計劃的基礎，設置合理的藥品高低限數量能保證臨床藥品的供應，減少臨床缺藥的發生，提升臨床醫師的滿意度，進一步改善患者就醫體驗；還能規避藥房藥品領用環節僅憑經驗或印象制訂領用計劃，缺乏數據支持和計算規則的方法導致的藥品短缺或積壓［10－11］。

3.2 完善藥品領用環節的全流程管理

藥品領用環節標準化、規范化、技術化的智慧藥品物流供應鏈是未來藥品流通發展的必然趨勢和需求［12－13］。通過網絡云端能實現信息實時共享及數據的準確、快速傳遞，從而提升藥品物流鏈各個環節的管理水平和質量。對于藥房，可從藥品入庫、上賬到銷售采用全流程的碼上管理，通過系統來適時掌握藥品的使用情況，代替傳統的人工計數方法，從而實現藥品領用環節的精準化、精細化、系統化和高效率。

3.3 培養復合型人才

目前，各醫院藥品供應管理人員均為藥學專業人員，缺乏復合型管理人才。在實際工作中，常憑借自身的經驗或判斷工作，可能導致藥品領用環節工作效率低下，重復勞動多。藥品為特殊商品，其實際領用與管理具有復雜性強、難度高的特點；藥品管理者如懂管理而不懂藥學，則理論與實踐之間可能會出現偏差，故該崗位急需復合型管理人才，建議有條件的高校開展藥學與物流管理專業的復合人才培養，為醫院藥品管理提供人才支持［14］。

綜上所述，本研究中將PDCA循環法應用于我院門診藥房藥品領用高低限管理，結果藥品自動領用計劃數據更準確，臨床缺藥率顯著降低，資金周轉率同步提升，表明運用PDCA循環管理能有效提高醫院藥房藥品領用高低限管理水平，確保臨床藥品的及時供應。同時可提升臨床科室的滿意度，改善患者的就醫體驗。