計算機技術在檔案管理現代化中的運用探討

張海秀

摘? 要：檔案管理的現代化是網絡社會檔案事業的必然趨勢，是國內檔案管理工作發展和網絡化構建的主要內容， 同時是國內檔案管理形式的重要變革。 而隨著作為當代信息傳輸基礎的計算機網絡技術的發展與成熟， 計算機技術開始基于強大的功能和快捷的速度等一系列優點開始迅速地融入到檔案管理的現代化之中。本論文從不同方面闡述計算機技術在檔案管理現代化中的運用，希望為研究檔案管理現代化的專家和學者提供理論參考依據。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理現代化;研究

檔案是人類社會活動的歷史記錄， 是國家和社會的寶貴財富。它是過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治 、經濟 、軍事 、科學 、技術、文化、宗教等活動直接形成的又反過來為其服務的重要信息資源， 具有憑證、依據和參考作用， 是進行各項工作的基礎和必要條件。自新中國成立以后， 我國的檔案管理工作得到了很大發展， 從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內容到管理方法、管理手段等都發生了很大變化。但隨著檔案數量的增加、以及無紙化辦公和網絡、信息技術的飛速發展， 傳統的手工檔案管理模式已經不能滿足事業發展的利用和需求， 因此利用計算機輔助檔案系統管理檔案， 加快檔案信息自動化系統建設， 實現檔案管理現代化顯得越來越重要。

一、計算機技術應用于檔案管理的重要意義

（一）降低檔案管理成本

通常，組織和個人每天都要接受和處理各類信息，檔案管理部門亦是如此。采用傳統的辦公手段，難以高效處理信息。為了提升信息處理的速度，主要的方法就是配備更多的人力資源和設備，勢必增加檔案管理成本。與過去的粗放式管理方式相比，現代化的檔案管理模式由于應用了先進的計算機技術，實現了檔案的數字化以及檔案的高效管理和利用，有效節省檔案存儲的空間，大大降低了對人員、設備和紙張等的需求，顯著減少了管理成本。

（二） 提升檔案管理效率

數字檔案管理的功能在于實現檔案的及時歸檔，滿足不同用戶的需求。如對各單位而言，人事檔案都屬于檔案的重要組成部分，涉及人員的招聘、調入、考核管理、調離、退休等信息，是單位開展人力資源管理工作所不可或缺的。如果采用傳統的人工管理方式，都需要辦理歸檔手續之后才能進行信息的查詢利用。而在應用計算機技術之后，檔案錄入后即可在線歸檔，效率得到提升，我們通過數字化檔案就可以即時、準確地了解有關人員的當前信息。

（三）提升檔案利用效率

過去，檔案以紙質載體為主，所需存儲空間龐大，往往保存在檔案館、檔案室等處，這就給檔案利用者帶來了諸多不便。而利用計算機技術以后，檔案實現了數字化，其特征在于高效、便利，使用者能夠借助網絡快速、準確地找到自身所需求的信息資料。使用者節省了到現場查檔的時間，可以利用系統的檢索功能，擺脫檔案利用的時間、空間限制，能夠隨時隨地進行檔案查詢，從而提升了檔案的利用效率。當然，這也對檔案的安全性造成了一定的挑戰。

二、完善計算機技術在檔案管理現代化運用的舉措

（一） 達成檔案管理程序的網絡化

提升檔案管理能力，實現檔案管理系統的信息化，是完善計算機技術在檔案管理現代化應用的重要措施。 具體而言可從以下兩個方面著手。首先各級領導要加大對信息技術在檔管理信息化運用的關注水平， 把檔案管理信息化建設提到議事日程，將檔案管理現代化建設的主要項目如硬件購買、軟件升級等列入規劃。其次各級檔案部門需要充分開發既有的信息資源，根據所屬企業檔案工作的各類特點，依托網絡和多媒體技術，構建與健全管理檔案程序技術，對檔案資源加以集中謀劃與妥當管理，把公司生產、管控和經營活動有機融合，確保使用檔案信息時的方便快捷， 最后達成公司生產運營與檔案管理的協同性與數據資源的互享性。

（二） 構建企業檔案現代化的標準規范

具體而言， 檔案現代化的標準規范應該包括兩個層面：首先由檔案數據搜集指標、 檔案信息指標與檔案數據保存傳輸指標等構成的檔案信息標準;其次由系統項目標準、調試和評定標準、檢驗和監督標準構成的檔案管理程序標準。 相關企業需要以標準制定的基本原則為指導原則，合理利用現有資源，將不同部門的檔案管理軟件進行有機整合， 拓寬各類檔案管理軟件的使用范圍，應和相關標準進行合理配套并且與國際接軌，在存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等核心技術上優先采用國際標準， 最終將檔案管理成果融入到企業經營活動之中從而提升企業的經濟效益，實現檔案管理的可持續發展。

（三） 實現復合型高素質檔案現代化人才的培養

人才隊伍在檔案管理現代化過程中起著關鍵的作用和主體作用，首先，樹立起優秀的科學人才觀，企業要加大對復合型高素質檔案現代化人才的重視程度， 積極激發其人才的主動性，而且管理者應當獎懲明確，比如全面歸納服務收益提升時的經驗， 且對做出有關奉獻的員工予以精神與物質上的獎勵， 應當予以服務不到位的職工和妨礙現代化建設的員工相應的懲罰。 其次拓展檔案現代化人才的培養渠道，支持在崗員工學習高等院校與科學研究機構關于檔案的培訓， 利用專題講解、 知識競賽等方式讓在職檔案人員能夠充分學習和掌握新型計算機技術在檔案管理現代化中的運用， 使得具備信息化素養及其技能， 實現普及型和適用型檔案信息化人才的培養。

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