信息化檔案管理的安全與保密研究

董 敏

（濰坊職業學院，山東 濰坊261041）

0 引言

近些年來信息化技術的應用逐漸提升了社會運轉的效率，但也帶來了較大的信息安全風險，這種威脅也體現在學校的信息化檔案管理當中，基于此，有必要對其展開更加深層次的探索。

1 研究背景

一方面，現如今我國社會發展速度逐漸加快，各行各業以及各個領域都呈現出飛速發展的特點，學校作為教育領域至關重要的組成部分，其在規模上也開始呈現出不斷擴大的趨勢，在這一時代背景下，各種信息數據也正在不斷增加的過程中，為了能夠更好地同時代發展的學校高質量運行要求相適應，開始積極引入信息化檔案管理的手段，旨在提升各方面檔案管理工作開展的效率和質量，某地區學校開通教職工賬號1 530個，家長賬號19 852個，學生賬號17 095個，教育局處理公文28 622個，辦公審批652次。但在信息化以及網絡化的環境中，各種信息由于監管力度不足，所以極易出現泄露和丟失等問題，這便在極大程度上對信息化檔案管理工作質量的提升造成了負面影響，帶來了嚴重的安全性和保密性的問題。

另一方面，盡管現代化信息技術的應用將會為檔案管理安全保密工作的開展帶來風險，但與此同時，若想真正實現對于檔案管理安全保密工作的高質量落實，勢必要加強對于各種信息技術、網絡技術以及計算機技術的應用，在實際開展工作的過程中，應當立足于各種類型的檔案資源，充分考慮檔案管理工作開展的實際要求，優化進行檔案的搜集整理以及開發利用的工作。從當前時代發展的實際情況來看，未來檔案管理工作的信息化程度將會不斷加深，這不僅能夠切實保障檔案管理工作的質量以及效率，還能夠實現檔案管理的規范化發展，節省各方面成本的不必要投入，對于國家整體檔案管理工作質量的提升有著重要意義。由于學校中所涉及的檔案相對來說較為復雜，所以一旦出現信息泄露，便會在極大程度上增加社會的動蕩水平，所以安全保密工作始終是檔案管理工作中的重要內容，但在信息爆炸的時代背景下網絡信息安全問題層出不窮，所以學校負責檔案管理工作的相關工作人員應當加強對于安全保密工作的重視，在有效規避信息化環境對于信息造成的威脅的同時，靈活運用各種現代化信息技術，提升信息化檔案管理安全保密工作的水平。

2 提升學校信息化檔案管理的安全與保密工作成效的措施

2.1 管理方面

為了有效提升學校信息化檔案管理的實效性，最大限度降低其安全風險，應當強化開展對其的安全管理工作，采取各種措施保障各類檔案信息的保密性、完整性以及真實性。

2.1.1 檔案資源整合處理

對于檔案信息化來說，其最為關鍵的內容便在于檔案資源的轉化和相應的資源整合處理工作。對于該階段來說，為了能夠實現其安全風險的有效減少，應當加強對于人才方面的重視程度，在現有的基礎上對相關制度進行健全與完善，高效落實對于檔案信息管理全流程的監控和保密管理措施，在當前各種數據信息高度發展的時代背景下，為了能夠在海量的數據中精確地提煉出更加有價值的數據，并對需要保存的檔案及其保存周期進行精確判斷，檔案工作者既要能夠高效落實對于檔案的管理，與此同時還要了解更多檔案管理以外的內容，其應當積極開展對于檔案新舊法律法規的學習，并且還要對于技術、信息以及數據相關的法律法規進行更加詳細的了解。

2.1.2 提高檔案管理人員素質

學校應當強化開展對于檔案管理人員的培訓工作，在切實保障檔案管理工作人員良好的專業技能的同時，還要重點關注其崗位責任感。與此同時，學校還應當進行建立健全相關制度，以對檔案信息化管理各項工作的開展起到良好的約束性和規范性作用。

以某學校為例，其在進行電子檔案系統建立的時候，便首先對其流程、策略以及處置條件等內容進行了明確，確保其擁有保管期限到期鑒定等相關功能。此外，其還應當擁有良好的開放、價值以及密級等鑒定處理功能，并妥善地將處置責任人、記錄鑒定、過程信息以及意見時間等相關信息有效保存下來。

2.2 技術方面

2.2.1 基礎設施建設

除了管理方面以外，學校還應當從技術層面著手對檔案的安全風險進行防范，為安全性以及保密性工作的高質量開展提供堅實的技術加持，對于該階段來說，當前其所存在的風險的重點主要體現在數據安全、主機性能物理環境以及網絡環境等方面上，技術層面的風險在總的風險中有著70%左右的占比。在物理環境方面，學校應當在現有的基礎上加大對于基礎設施建設的力度，以有效實現對于風險的規避。基礎建設主要涉及對于檔案館的設計和選址，等等，學校在實踐過程中應當對各種環境因素進行綜合考慮，有效降低檔案出現損失和損壞現象的可能性。主機房供電系統需要能夠達到不間斷供電的效果，并在主機房中進行安全防范系統以及門禁系統的增設，與此同時還要聯合消防系統以及溫濕度監控系統共同形成完善的安全保障體系，盡量減少電子檔案丟失、失真以及泄露問題的產生。

2.2.2 數據安全與備份

在數據安全和備份恢復方面，學校應當結合實際情況采用變換戒指和異地備份機制，這樣一來便能夠有效減少風險出現的可能性，對于部分重要的檔案數據來說，不僅僅要保障其基礎軟件配備備份恢復系統，還應當留足數據載體以及備份兩部分內容。數據載體主要是在多樣化材料變換介質實現保存，例如，將原本的電子文件以膠片和紙質的形式呈現出來，這種方式的應用能夠實現對于長期風險的有效應對，若是出現載體損壞以及故障的現象便能夠及時進行數據恢復。

除此以外，學校在進行檔案信息化管理的過程中，可以適當采用當前較為先進的區塊鏈技術，從技術層面保障各種檔案信息數據的安全性和保密性，對于網絡環境來說，其網絡平臺的布局應當具有強烈的安全可靠性、可擴展性以及合理性，學校對于檔案各項業務的局域網進行布設，在布設的過程中應注重三網隔離，與此同時還應當強化對于安全審計、入侵檢測以及防火墻等網絡安全設施的配備，高質量落實對于新型網絡安全技術的高水平應用。

2.3 制度方面

學校不僅應當從管理和技術層面著手提升信息化檔案管理的安全性和保密性，還需要立足于制度層面，充分考慮其實際情況，盡可能減少檔案信息所面臨的保密性、可讀性以及可用性風險。在當前信息化高度發展的時代背景下，檔案管理工作的開展對于檔案信息的實用性有了更高的要求。而檔案利用以及發揮出其價值的基礎便在于保障其信息安全，所以應當協調好檔案存儲和應用之間的關系，對于檔案信息管理工作來說，需要強化監督職能，以實現管理工作的高效落實。此舉能夠實現對于檔案利用和檔案安全的有效平衡，在保障其最基本的安全性的同時滿足其實用性的要求。基于此，學校應當確保檔案信息化管理過程中各種制度的落實情況，充分發揮出其應用的規范性和約束性作用，為檔案信息化安全管理實效性的提升創造良好的條件。以某學校為例，其在進行檔案接收、利用以及銷毀等工作的時候便堅決按照相應的交接制度，切實保障其交接手續的落實情況，這便在極大程度上降低了檔案所面臨的風險隱患。

3 結語

綜上所述，強化開展制度、管理以及技術等方面的建設，能夠有效提升檔案管理安全保密工作的質量，對于學校的持續平穩運行有著積極的促進作用。因此，相關工作人員需要加強對于該方面的重視，進而為后續檔案的高質量應用創造良好的條件。