行政事業單位采購業務風險控制的優化研究

陳基偉

摘 要：行政事業單位采購業務風險的管控工作需要實現對用戶行為的定向研究，全方位考量用戶的需求，其次在對應的采購工作中，還需要提高信息化管理的水平，實現對風險評估機制的打造和建立。同時在采購業務流程化管理工作中，落實精細化管理工作，還能夠實現對各項工作開展細節定向化的管控，提高行政事業單位采購業務的辦理水平。本文簡要對行政事業單位采購業務風險控制進行優化和管控。

關鍵詞：行政事業單位;采購業務;風險控制;優化

行政事業單位采購業務風險控制內容相對較多，無論是前期的招投標管理工作，還是后續的賬務報銷以及賬務核對管控工作，都需要以精細化的工作管理形式對其進行落實和完善。同時，行政事業單位還需要強化審計管控工作，引入第三方的審計機構來提高采購業務具備的規范性和標準性。

一、行政事業單位采購業務存在的風險問題分析

（一）缺乏對用戶行為的研究

當前我國大部分單位在落實招投標環節，通常是采取節點流管理以及標書管理的形式來實現與用戶進行交流、溝通。同時在對應的管控工作中，還需要由對應的主管部門以及審計部門進行檢查核對，但是相關工作卻忽視了用戶的體驗以及專業性的指導工作。具體來說，在相關工作管理進程中，行政事業單位所采用的工作形式相對較為多樣，并且也具備較強的專業性，同時還具備較多的個性化需求。通常情況下，對應的采購項目負責人往往未結合專業技術，按照既定的模板樣本填寫采購需求，在完成一系列的規范動作之后，卻沒有傳達用戶的具體需求，甚至是未進行有效的溝通，導致在后續項目開展環節不具備針對性和側重性。此外，大部分用戶對于事業單位采購規章制度認知不充分，尤其是對于部門所需要集中采購的項目以及政府要求的采購項目不了解，而造成這一現象的根本原因主要是由于采購部門未與用戶進行高效率的溝通而導致的。

（二）信息化程度不高

目前大部分行政事業單位采購工作依然沿用落后的管理系統，在對應的管理系統中未落實數字化、信息化的基礎資料轉換。同時，對于合同文本中的數據信息也未落實動態化的管理，使得采購業務面臨較大的市場變動風險。在對應的合同管理工作中，過度依賴項目負責人，而不能夠實現對合同到期的有效預警和管控，以至于在采購管理工作中，出現合同到期的狀況，而未能夠順利的進入招投標程序中的現象，從而影響相關采購項目的有效開展。

其次，由于采購管理工作信息化程度較低，使得企業內部管控風險不斷提升，由于采購工作信息化程度低下，使得相關信息資源無法快速的共享，以至于對應的采購價格受到有意或無意的隱藏。由于部門之間未對采購品的具體信息進行共享、分析，使得采購價格存在較大的波動，最終導致行政事業單位投入的資源、服務與經濟效益出現不匹配的狀況。

（三）缺乏風險評估管控機制

由于當前在采購管理工作中未落實高質量、高效率的風險管控機制，缺乏對風險正確合理的評估。在實際的采購環節，工作人員通常借鑒工作管理經驗來落實相關管控工作，并且過于強調行政事業單位在采購過程中的限額，以至于存在針對標準化作業的管控欠缺的狀況，最終缺乏對關鍵環節的有效管控。同時在行政事業單位內部管控工作中，事業單位會以財務的視角對單位內部的各項經濟業務活動進行評估、審核，但是未對采購管理工作進行定向化的評估管理。

此外，行政事業單位內部工作的有效性也未實現自我評價，各部門由于未受到科學合理的評估，以至于審計部門在監督過程中存在工作欠缺的狀況，對于采購管理工作缺乏標準化、規范化的衡量，導致相關工作的開展只是流于形式，未實現對采購業務綜合性、持續性的審計、分析。

二、行政事業單位采購業務風險管控措施分析

在落實采購業務風險管控工作層面，行政事業單位應當結合科學、合理的管控機制以及現階段行政事業單位采購管理工作的實際需求，對現有的采購管理規范進行明確的制定，全方位考量直屬部門發布的各項管理工作規定，以此作為依據對現有的采購業務進行有效的管控。在當前采購業務的風險管控工作中，首先需要建立、健全采購部門內部的管控制度，落實全方位的預算和計劃管理工作，實現對企業采購業務活動的定向化管理、驗收管理，同時對各項采購業務進行明確的記錄和控制。具體來說，包含以下幾個方面的工作內容。

（一）落實采購業務流程精細化管理工作

在當前行政事業單位采購業務管控工作中，由于相關業務管理系統所投入使用的時間相對較短，以至于行政事業單位采購業務流程以及管理工作還是沿用傳統的工作管理形式，最終導致行政事業單位對于用戶的需求無法做到精確、細致的掌控，具體的政府采購業務與實際的需求存在相脫節的狀況。因此，行政事業單位當前需要對現有的采購業務開展流程所具備的規范性和通暢性進行進一步的強化，及時的打造采購管理系統，并且在相應的系統平臺上推廣采購業務開展的流程，并落實精細化的管控工作，全方位促進采購業務面向信息化、數據化的轉換，從采購需求的提出到最終采購業務的報銷，將采購項目開展過程中的各項信息數據精確可靠的反映到管理信息系統中，確保每一筆財務數據都能夠與賬務系統相互銜接。其次，行政事業單位還需要對采購業務辦理流程以及相關推廣服務進行優化和改善，對現有的采購業務流程落實專業化的指導，提升行政事業單位采購業務的綜合管控水平。

（二）完善采購管理系統

之前說到，傳統的行政事業單位采購業務的開展還缺乏數字化、信息化管理的工作形式，為了確保行政事業單位的采購業務能夠與政府采購信息實現有效的關聯，尤其是針對當前采購價格以及相關采購數據的管理，相關部門必須要實現對各項數據信息的有效銜接，充分的提高數據共享的力度，整合大數據技術的使用，對現有行政事業單位采購業務流程中對于采購項目、資產、驗收以及維護相關工作以及內容進行整合、分析、處理，確保整個采購流程都能夠結合線上審批模式，實現對各項工作精細化的管理。

并且相關業務經辦人員也需要按照既定的信息化管理流程，將驗收單以及發票等相關賬務資料進行上傳，實現對相關資料文件的快速審批。行政事業單位內部的各級主管部門也需要通過采購管理系統來全方位掌控采購業務的開展狀況，實現采購業務快速審批的工作管理形式，同時也加快資金的流通速度，進而實現對采購業務流程的持續優化。

采購管理工作質量的提升需要依靠大數據技術作為基礎，將對應的采購系統與賬務系統進行整合、分析，確保各項數據都能夠做到一一對應，提高行政事業單位內部各部門的工作管理質量和效率，降低相關工作人員的工作強度，充分展現出信息化技術所具備的優勢，實現對現有采購業務流程的持續優化和改善，為行政事業單位的管理工作提供精確可靠的數據。

（三）加強監督審計工作

為了確保行政事業單位采購業務風險管控工作能夠持續的進行，單位也應當全方位結合自身的實際工作開展狀況，明確單位內部各崗位在采購業務辦理過程中的具體職責，同時還需要對審批流程以及采購需求進行專項的調研，確保采購業務具備相應的規范性和標準性。將采購業務以更加有序、完整的形式進行進一步的落實和完善。其次在對應的采購業務環節所涉及到的各類工作人員，例如項目負責人員、采購人員、審批人員對其落實定向化的監督管理，并且對其中出現的問題進行定向的研究，從而實現對原有采購流程的優化和改善，為后續的采購業務評估工作提供必要的參照數據。

在采購業務風險管控工作中，行政事業單位除了需要加強自身的審計管理工作之外，還需要及時的引入第三方審計機構，盡可能將采購業務流程與第三方審計機構進行共同的監管，提高采購業務開展的規范性和標準性，推動企業內部審計工作的有效開展。

（四）規范采購業務招標執行流程

行政事業單位在對采購業務管理的過程中，首先需要落實細致、全面的招標管控工作，在對應的招標執行管控工作中，要實現對流程的審批管理，對采購業務進行合理的編制，按照審批流程圖嚴格的執行各項招投標管理工作。其次，在對應的招投標環節，還需要對現有的執行流程風險進行一一列舉，構建風險矩陣，將采購工作中可能存在的風險事件劃分為若干級，從風險事件的影響程度、范圍以及管控策略出發，對管控目標進行定向化的管理，掌控采購過程中存在的風險節點。在采購業務風險管控工作中，落實對招標流程的管控要實現對各細項工作的細致分析，尤其是對采購數據、采購價格，對其落實定向化的管理，同時在合同簽訂過程中，對于相關數據信息不能夠沿用固定的數據，應當全方位結合市場的變動，對其進行靈活的調整。

三、結束語

行政事業單位還需要確保采購業務工作能夠實現職權分明的工作管理格局，做到模塊化、精細化的審計管理，根據審計整改的指導意見對于采購業務中所存在的關鍵風險節點，落實強有力的跟蹤監管工作。例如在采購環節嚴格的分析合同與執行過程中所存在的不一致的地方，有效的降低采購業務風險問題。

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