Noteexpress在外文科技查新中的應(yīng)用研究

袁留亮

【摘要】? ? 為提高查新站的工作效率，本文在長(zhǎng)期實(shí)踐的基礎(chǔ)上，總結(jié)出Noteexpress在外文科技查新中的應(yīng)用方法。在對(duì)比中外文文獻(xiàn)的特點(diǎn)及不同英文數(shù)據(jù)庫(kù)的題錄文獻(xiàn)的格式后，本文通過(guò)編輯新的樣式、篩選和修改幾種特定的過(guò)濾器，實(shí)現(xiàn)了多種英文數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入和導(dǎo)出。

【關(guān)鍵詞】? ? 外文科技查新? ? Noteexpress 樣式? ? 過(guò)濾器

引言：

Noteexpress是北京愛(ài)琴海樂(lè)之技術(shù)有限公司開(kāi)發(fā)的一款中文版文獻(xiàn)管理軟件，它在文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)管理、文獻(xiàn)分析和論文寫(xiě)作等工作中具有強(qiáng)大的輔助功能[1]。國(guó)內(nèi)一些科技查新站也借助Noteexpress輔助科技查新工作[2-4]。研究表明Noteexpress能高效處理科技查新中的機(jī)械、繁瑣、低效的工作，如文獻(xiàn)去重、查新報(bào)告文獻(xiàn)格式調(diào)整等工作，極大地提高了科技查新效率和質(zhì)量[2-4]。科技查新既涉及到中文文獻(xiàn)，也常涉及到多種英文數(shù)據(jù)庫(kù)的外文文獻(xiàn)。然而現(xiàn)有文獻(xiàn)主要介紹中文文獻(xiàn)的導(dǎo)入與導(dǎo)出，尚未有文獻(xiàn)詳細(xì)介紹Noteexpress軟件在外文科技查新中的應(yīng)用。

外文科技查新常涉及幾十種英文數(shù)據(jù)庫(kù)，多數(shù)查新站主要通過(guò)Dialog一次完成多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索。然而，Dialog導(dǎo)出相關(guān)文獻(xiàn)題錄信息時(shí)不但花費(fèi)大，且導(dǎo)出的文獻(xiàn)題錄信息也常不完整。為降低查新成本，提高查新效率，筆者認(rèn)為可通過(guò)修改Noteexpress的RIS過(guò)濾器，實(shí)現(xiàn)對(duì)大部分英文數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)題錄信息的完整輸入;同時(shí)Noteexpress也提供了Pubmed、Webofscience等格式的過(guò)濾器，解決一些特殊數(shù)據(jù)庫(kù)的文獻(xiàn)題錄信息輸入。基于Noteexpress的這些功能，查新員通過(guò)Dialog數(shù)據(jù)庫(kù)篩選出查新相關(guān)文獻(xiàn)后，把每篇相關(guān)文獻(xiàn)在其所屬數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，然后導(dǎo)出RIS等格式的題錄信息，即可通過(guò)Noteexpress管理與導(dǎo)出查新報(bào)告所需格式的文獻(xiàn)信息。

科技查新常涉及期刊論文、博碩學(xué)位論文、會(huì)議論文和專(zhuān)利文獻(xiàn)。教育部也通過(guò)“查新報(bào)告撰寫(xiě)規(guī)范”對(duì)不同類(lèi)型文獻(xiàn)的題錄信息格式做了規(guī)定。科技查新常同時(shí)涉及中文和英文文獻(xiàn)，由于不同語(yǔ)言文獻(xiàn)的題錄信息格式有很大差異， Noteexpress軟件導(dǎo)入不同數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)時(shí)，首先需要區(qū)分不同語(yǔ)言的文獻(xiàn)，然后把不同語(yǔ)言文獻(xiàn)的題錄信息通過(guò)不同的過(guò)濾器導(dǎo)出到Word文檔中。

在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，除Pubmed等數(shù)據(jù)庫(kù)外，大部分英文數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出的文獻(xiàn)題錄并不包涵文獻(xiàn)的語(yǔ)言類(lèi)別信息。故為了有效導(dǎo)入不同數(shù)據(jù)庫(kù)的英文文獻(xiàn)，我們需要根據(jù)不同數(shù)據(jù)庫(kù)特征，編制特定的過(guò)濾器。本文主要介紹幾種常見(jiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)的導(dǎo)入方法，同時(shí)提供其它數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)的導(dǎo)入方法，編制特定的樣式，為外文科技查新工作提供有效的工作方法。

一、幾種常用數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)的導(dǎo)入方法

為確保Noteexpress軟件完整載入查新報(bào)告所需的文獻(xiàn)信息，我們對(duì)Noteexpress所建數(shù)據(jù)庫(kù)的表頭進(jìn)行設(shè)置，右鍵點(diǎn)擊表頭，打開(kāi)自定義表頭，依據(jù)期刊、專(zhuān)利、會(huì)議論文集和學(xué)位論文的順序，依次把語(yǔ)言、題錄類(lèi)型、作者、作者地址、標(biāo)題、期刊、年份、卷、期、頁(yè)碼、申請(qǐng)人、公開(kāi)號(hào)、公開(kāi)日期、叢書(shū)標(biāo)題和大學(xué)等字段發(fā)送到顯示的列。如圖1所示，我們可以清晰看到導(dǎo)入文獻(xiàn)信息是否完整，如信息不完整，我們可以修改過(guò)濾器或者手工添加所需文獻(xiàn)信息。

1.1提供RIS格式的數(shù)據(jù)庫(kù)的文獻(xiàn)

由于大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)均提供了文獻(xiàn)題錄信息的RIS格式（如Sciencedirec、Springer、Wiley、Scopus、EI等數(shù)據(jù)庫(kù)），通過(guò)實(shí)踐，筆者考慮可以通過(guò)修改Noteexpress軟件自身提供的EI數(shù)據(jù)庫(kù)的RIS過(guò)濾器，正確導(dǎo)入多種數(shù)據(jù)庫(kù)的期刊、會(huì)議和學(xué)位等論文的題錄信息。同時(shí)由于一些數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)導(dǎo)入軟件后未顯示語(yǔ)言類(lèi)型信息，筆者把RIS過(guò)濾器的語(yǔ)言選項(xiàng)直接強(qiáng)制賦值為English。點(diǎn)擊工具選項(xiàng)，依次選擇過(guò)濾器，過(guò)濾器管理器，選中并編輯RIS，再依次點(diǎn)擊常規(guī)，字段規(guī)則，通過(guò)模板下拉列表選擇期刊文章、會(huì)議和學(xué)位論文等選項(xiàng)，在字段下拉列表中選擇語(yǔ)言選項(xiàng)，點(diǎn)擊添加規(guī)則在標(biāo)識(shí)的選項(xiàng)中輸入“TY? -”，在樣式下列列表中選擇正則表達(dá)式，在替換的對(duì)話(huà)框中填寫(xiě)English，再依次點(diǎn)擊上移、保存。這樣當(dāng)使用RIS過(guò)濾器導(dǎo)入文獻(xiàn)時(shí)，所有的語(yǔ)言信息均為English。

檢索數(shù)據(jù)庫(kù)后，選擇需要的文獻(xiàn)，導(dǎo)出RIS格式的題錄信息。打開(kāi)Noteexpress軟件，點(diǎn)擊文件，選擇導(dǎo)入題錄，打開(kāi)導(dǎo)入題錄對(duì)話(huà)框，在來(lái)自文件選項(xiàng)中選擇剛導(dǎo)入的RIS格式的文獻(xiàn)，在當(dāng)前過(guò)濾器選項(xiàng)中，選擇修改后的RIS過(guò)濾器，即可把文獻(xiàn)導(dǎo)入到Noteexpress軟件中。除Sciencedirect數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)缺少作者地址信息和學(xué)位論文的“大學(xué)”字段缺少信息外，其它數(shù)據(jù)庫(kù)的期刊、會(huì)議和學(xué)位等文獻(xiàn)題錄信息均完整。

針對(duì)Sciencedirect數(shù)據(jù)庫(kù)不完整的題錄信息，我們可以通過(guò)手工添加信息。雙擊選擇的文獻(xiàn)，在彈出對(duì)話(huà)框中，找出作者地址的信息欄，添加所需信息即可。對(duì)于大批量文獻(xiàn)缺少題錄信息的情況，我們也可以選擇軟件升級(jí)的方式，自動(dòng)補(bǔ)充缺失的信息。右鍵選擇需要更新的文獻(xiàn)，依次點(diǎn)擊在線(xiàn)更新和手動(dòng)更新，在彈出的更新對(duì)話(huà)框中選擇需要更新的數(shù)據(jù)庫(kù)入口，點(diǎn)擊檢索，檢索完畢后，點(diǎn)擊批量更新，即可完成信息更新。針對(duì)學(xué)位論文缺少“大學(xué)”字段信息，我們可以修改過(guò)濾器。打開(kāi)RIS的過(guò)濾器編輯器，在字段規(guī)則中把學(xué)位論文的大學(xué)字段賦值為“PB? - ”。

1.2 Pubmed數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)

經(jīng)過(guò)pubmed檢索，查新員選中需要導(dǎo)出的文獻(xiàn)，點(diǎn)擊sent to選項(xiàng)，選擇citation manage，即可把所選文獻(xiàn)導(dǎo)入到電腦硬盤(pán)中。打開(kāi)Noteexpress軟件，點(diǎn)擊文件，選擇導(dǎo)入題錄，打開(kāi)導(dǎo)入題錄對(duì)話(huà)框，在來(lái)自文件選項(xiàng)中選擇剛導(dǎo)入的Pubmed文獻(xiàn)，在當(dāng)前過(guò)濾器選項(xiàng)中，選擇pubmed過(guò)濾器，即可把文獻(xiàn)導(dǎo)入到Noteexpress軟件中。這樣查新報(bào)告所需的所有題錄信息均存在。

1.3 Webofknowledge平臺(tái)文獻(xiàn)

Webofknowledge平臺(tái)常會(huì)涉及到期刊論文、專(zhuān)利和會(huì)議文獻(xiàn)。不同類(lèi)型的文獻(xiàn)需要不同的過(guò)濾器才能導(dǎo)入Noteexpress軟件中。

Webofknowledge平臺(tái)中的專(zhuān)利文獻(xiàn)。檢索Derwent Innovations Index數(shù)據(jù)庫(kù)后，選擇需要導(dǎo)出的文獻(xiàn)，點(diǎn)擊導(dǎo)出，導(dǎo)出全部信息，選擇EndNote Desktop格式，即把所選文獻(xiàn)導(dǎo)入到電腦硬盤(pán)中。打開(kāi)Noteexpress軟件，點(diǎn)擊文件，選擇導(dǎo)入題錄，打開(kāi)導(dǎo)入題錄對(duì)話(huà)框，在來(lái)自文件選項(xiàng)中選擇剛導(dǎo)入的Derwent Innovations Index文獻(xiàn)，在當(dāng)前過(guò)濾器選項(xiàng)中，選擇Derwent Innovations Index New的過(guò)濾器，即可把文獻(xiàn)導(dǎo)入到Noteexpress軟件中。這樣查新報(bào)告所需的所有題錄信息均存在。

Webofknowledge平臺(tái)中的會(huì)議文獻(xiàn)和期刊文獻(xiàn)。目前Noteexpress并未提供Webofknowledge平臺(tái)會(huì)議論文的過(guò)濾器。為順利導(dǎo)入會(huì)議和期刊文獻(xiàn)，筆者對(duì)Web of Science的過(guò)濾器進(jìn)行了修改。點(diǎn)擊工具選項(xiàng)，依次選擇過(guò)濾器，過(guò)濾器管理器，選中并編輯Web of Science，再依次點(diǎn)擊常規(guī)、模板，點(diǎn)擊添加按鈕，打開(kāi)新建模板對(duì)話(huà)框，可用模板對(duì)話(huà)框選擇會(huì)議論文，基于模板新建對(duì)話(huà)框選擇選項(xiàng)通用，點(diǎn)擊確定。再把會(huì)議論文集選項(xiàng)中的題錄類(lèi)型修改為DT，叢書(shū)標(biāo)題修改為SE，點(diǎn)擊保存。回到Web of Science過(guò)濾器界面，把會(huì)議論文集修改為默認(rèn)模板。這樣我們便可利用新編輯的Web of Science過(guò)濾器順利導(dǎo)入Webofknowledge平臺(tái)中的會(huì)議文獻(xiàn)和期刊文獻(xiàn)的題錄信息。

二、題錄信息導(dǎo)出

科技查新報(bào)告常同時(shí)包含中文外文獻(xiàn)題錄信息，利用Noteexpress軟件導(dǎo)出外文文獻(xiàn)時(shí)，我們也必須同時(shí)導(dǎo)出中外文文獻(xiàn)題錄信息。為此我們需要編輯新的樣式，確保Noteexpress能通過(guò)語(yǔ)言和文獻(xiàn)類(lèi)別導(dǎo)出不同格式的文獻(xiàn)題錄信息。

在構(gòu)建Noteexpress樣式時(shí)，我們選擇打開(kāi)，點(diǎn)擊工具，依次選擇樣式，樣式管理器，創(chuàng)建新的樣式，點(diǎn)擊常規(guī)，選擇新打開(kāi)窗口中的“使用多語(yǔ)言格式化”選項(xiàng)，打開(kāi)語(yǔ)言標(biāo)識(shí)管理器，添加chinese和english兩個(gè)語(yǔ)言，把default選項(xiàng)設(shè)置成默認(rèn)選項(xiàng)。這樣就為中外文文獻(xiàn)題錄的信息提供了不同的輸出模板。

為編輯不同類(lèi)型外文文獻(xiàn)的輸出模板，我們打開(kāi)新建的樣式編輯器，在題錄模板中選擇English模板塊，依據(jù)教育部查新規(guī)范，我們可把期刊文章的輸出模板設(shè)置為“作者|（作者地址）.|標(biāo)題 [J].*期刊，|年份，|卷|（期）：|頁(yè)碼|.摘要”;把專(zhuān)利的輸出模板設(shè)置為“申請(qǐng)人.|*名稱(chēng)：專(zhuān)利國(guó)別，|公開(kāi)號(hào)[P]，|公開(kāi)日期|.摘要”;由于導(dǎo)入的學(xué)位信息缺乏大學(xué)所在城市信息，我們把學(xué)位論文的輸出模板設(shè)置為“作者|（大學(xué)）.|標(biāo)題[D].*添加城市名稱(chēng)：|大學(xué)，|年份|.摘要”;我們把會(huì)議論文集的輸出模板設(shè)置為“作者.|標(biāo)題[C].//|*叢書(shū)標(biāo)題.|會(huì)議年份：|頁(yè)碼|.摘要”。通過(guò)此模板輸出的查新格式，經(jīng)過(guò)稍微修改，就可以達(dá)到教育部查新規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

外文數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量繁多，目前雖然Noteexpress已被應(yīng)用于科技查新，但國(guó)內(nèi)尚未有把Noteexpress應(yīng)用于外文查新的詳細(xì)教程。本文在實(shí)踐的基礎(chǔ)上，通過(guò)選擇和修改RIS過(guò)濾器，及介紹特殊數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入方式，編制適合中外文文獻(xiàn)輸出的樣式模板，成功實(shí)現(xiàn)用Noteexpress管理外文文獻(xiàn)，導(dǎo)出符合教育部查新要求的文獻(xiàn)題錄信息，能極大地提高查新員中外文查新的效率和質(zhì)量。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1] 李茂. NoteExpress軟件在科技查新中的應(yīng)用[J]. 情報(bào)探索， 2010，（08）：73-76.

[2] 任俊霞， 姜長(zhǎng)寶， 季瑩. 基于NoteExpress軟件的科技查新檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建[J]. 科技信息，2011，（19）：241-242.

[3] 黃春曉. 文獻(xiàn)管理軟件在科技查新中的應(yīng)用——以NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件為例[J]. 大學(xué)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2011，29（01）：54-55.

[4] 川蓉. NoteExpress在科技查新工作中的應(yīng)用[J]. 現(xiàn)代情報(bào)，2010，30（08）：152-154.