干部人事檔案數字化管理研究與建設——以西安鐵路職業技術學院為例

趙攀橋 宋永興 邵千城

隨著社會主義經濟建設的快速發展，數字化管理技術已經滲透到我們的工作和生活當中，而干部人事檔案管理的數字化仍然發展比較落后。在傳統的干部人事檔案管理工作中，利用人工進行信息采集、儲存、刪減、查詢等工作。由于人工操作容易出現誤差和漏洞，造成信息儲存不準確，還經常會出現檔案信息丟失，對干部人事檔案的私密性造成嚴重影響。近幾年，高校干部人事檔案的數字化管理備受重視。本文以西安鐵路職業技術學院為例，分析高校干部人事檔案數字化管理的重要性，對存在的問題進行深刻研究，構建一個信息安全保密、制度安全、工作流程等嚴格的體系，制定科學有效的數字化管理模式，確保高校干部人事檔案數字化管理，促進高校人才培養的發展，為未來數字化管理做好基礎。

在互聯網技術的發展下，高校各項管理工作也受到了嚴重的影響。其中，包括高校干部人事檔案管理工作。面對數字化、網絡化、信息化等網絡模式的管理，人事檔案管理工作逐漸發展到數字化模式管理。這不僅僅對學校的管理工作有效果，還能夠提高高校的長期發展。在西安鐵路職業技術學院中，干部人事檔案仍然依托傳統紙質版管理模式，不利于檔案的使用和長期保存。近年來，大部分高校也都在實施干部人事檔案數字化管理，因此，對西安鐵路職業技術學校的干部人事檔案管理模式進行改革和創新，研究干部人事檔案數字化管理的重要性，對其中存在的問題進行分析，并對數字化管理提出措施，加強干部人事檔案數字化管理研究和建設，能夠有效為高校干部人事檔案管理提供工作效率，提高人事檔案安全性地管理。

一、干部人事檔案數字化管理的概念和重要性

（一）干部人事檔案數字化管理的概念

干部人事檔案數字化管理是通過互聯網的信息技術對人事基本信息進行采集、儲存、更改刪除、以及查詢等管理工作，是一種封閉式的管理模式。在對干部人事檔案實施數字化管理模式時，能夠提高管理工作效率，提升人事檔案處理效率，為人事檔案管理人員提供準確信息，減少人為原因造成的誤差，確保人事檔案安全性，從而達到對干部人事檔案管理模式的改革和創新。目前，數字化管理模式的構建是比較安全、可靠、高質量的檔案信息管理數據庫，它能夠完成人事檔案的基本信息的收集、整理、統計、刪減、更改以及保存等各項工作。對高校干部人事檔案采用數字化管理是將紙質的信息儲存結構演變成數字管理的結構。這樣不僅改變了檔案管理模式，對檔案進行查閱也從線下轉變成線上，管理人員按照管理序號隨時對干部人事信息進行翻閱審批，管理手段逐漸升級為電腦形式，提高了干部人事檔案管理工作效率，節約了人事檔案管理工作成本。

（二）干部人事檔案數字化管理的重要性

在高校人事管理系統中，干部人事檔案管理是十分重要的，它記錄著高校干部的成長和發展經歷，還為高校人事實現數字化管理做出重要貢獻，因此需要優化干部人事檔案管理工作。首先，跟隨高等教育數字化發展的需求。高校干部人事檔案數字化管理工作是比較復雜的，需要對干部、教師、工勤等各類人員的檔案信息進行數字化管理建設。加強學校高等教育數字化管理，能夠快速查詢到人事檔案相關信息，減少查閱時間。其次，為了滿足立德樹人的需求。高校中，立德樹人是教育的根本工作，而干部人事檔案數字化管理是推動立德樹人工作的重要手段，如果缺少數字化管理模式的建設，會使干部人事檔案信息不完整，對人事調動工作帶來困難，而且在信息安全方面，容易出現人事檔案信息丟失。因此，加強干部人事檔案數字化管理建設能促進人事檔案管理，保障干部人事檔案的完整性。

二、干部人事檔案數字化管理存在的問題分析

（一）數字化管理安全保障工作不到位

干部人事檔案數字化管理工作是以信息技術為基礎，將人事檔案進行數字化管理。雖然互聯網技術在不斷地發展，但是在檔案數字化管理應用中并不完全，依然存在信息安全保障問題。對于西安鐵路職業技術學院來講，干部人事檔案實施數字化管理模式是初次實驗，仍然缺少經驗和不足之處，以及安全保障問題。而且軟件信息不能得到及時的更新，造成干部人事檔案信息儲存出現困難，導致人事檔案信息采集不準確，采集信息方式落后，人事檔案信息容易丟失等安全問題。在這種安全保障工作不到位的情況下，無法完成干部人事檔案數字化管理的建設，嚴重影響了人事檔案數字化管理的工作效率。

（二）缺少數字化管理建設的理念

人事檔案數字化管理建設理念不夠，嚴重影響著高校干部人事檔案數字化建設的長期發展。主要表現在：1.高校人事檔案儲存部門未能夠堅持采取數字化管理的模式，處于半人工狀態下的信息管理，沒有將數字化管理理念融入到干部人事檔案中;2.未堅持改善人工管理理念，沒有改變傳統的人工管理，未相信數字化管理的建設，未建設干部人事檔案管理隊伍，阻止了人事檔案數字化管理的建設;3.對干部人事檔案管理模式使用的技術并不了解，隨著互聯網的不斷更新，數字化管理模式的技術在不斷升級，需要對技術進行系統的學習，但目前高校并未采取相應的學習措施，造成干部人事檔案數字化管理模式的建設延遲。嚴重影響了干部人事檔案信息管理工作。

（三）人事檔案管理系統不完善

一個完整的人事檔案管理系統，是干部人事檔案管理的基本需求，也是檔案基本信息儲存工作的需要。由于人事檔案信息存儲過程中出現各種各樣的問題，導致干部人事檔案數字化管理未得到保障。在網絡技術的使用中，出現原始數據丟失，導致人事檔案信息不完整。而干部人事檔案信息對人事管理和變動十分重要，如果出現檔案信息紊亂、信息不全、信息不準確等情況，對人才培養也會造成影響。干部人事檔案數字化管理是需要一個及時性強、真實性高、準確率高的完整系統，只有完善人事檔案數字化管理系統，才能夠最大程度避免人事檔案丟失。同時，數字化管理能夠增強人事檔案管理的工作效率。

（四）干部人事檔案數字化管理隊伍技術不專業

隨著互聯網的技術快速發展，傳統的干部人事檔案管理人員無法掌握數字化管理的技術，造成干部人事檔案數字化管理工作進行困難。優秀的干部人事檔案管理團隊，需要專業性強、責任心強、做事專心的技術型人才。他們需要對人事檔案信息建立專業數據庫、行檔案掃描、圖像處理、數據存儲及刪除、數據備份、數據安全管理等基本技術的操作。然而，在西安鐵路職業技術學院中，雖然有干部人事檔案管理人員，但沒有專業的數字化管理團隊、對數字化操作不靈活、人事檔案數字化管理過程不規范、對人事檔案管理安全意識不足等問題，導致對干部人事檔案實施數字化管理的建設無法實現，這反映了對干部人事檔案管理工作人員培訓不足。而且，干部人事檔案數字化管理意識不強烈，仍注重傳統的人工存儲，這也是一個比較嚴重的問題。因此，加強高校對干部人事檔案數字化管理人員的全面培訓至關重要。