初探醫院檔案文化建設與管理

張一如

摘要：隨著現今我國經濟的快速發展，醫院的發展水平也隨之不斷提升，科學技術的進步也使得信息化管理逐漸普及，加強檔案的構建可以更好的管理醫院科室相關物資，不僅切實的提高了人事管理的效率，還有效的降低了人力資源的浪費。所以要加強醫院檔案的文化建設以及管理，以幫助醫院有良好的管理秩序。醫院科室具有非常龐大的醫療隊伍，只有做好相關的人事管理，才可以有效避免人員安排混亂的情況發生，否則是極其不利于醫院正常的人事安排，也切實的影響了醫院正常運行的效率。

關鍵詞：檔案;醫院;檔案文化建設;有效措施

一、目前醫院檔案管理工作所存在的問題

（一）檔案管理時效性較低

目前醫院的檔案管理工作存在時效性低的問題，檔案資料是一個醫院決定發展決策以及轉型的重要參考依據。在一個新常態的發展下，醫院面臨的是要快速的轉型升級。然而低時效性的檔案管理，以及不規范的醫院檔案管理方式，不能為醫院的快速轉型提供有效的幫助和支持。對于檔案時效性的管理，嚴重的影響著醫院檔案的價值，要保障醫院的時效性，只有這樣才可以讓醫院的檔案管理工作發揮出積極的作用，更好的服務于醫院發展。

（二）安全意識較低

醫院的檔案管理部門存在著一系列的問題，其中主要包括人員流動性大、人員專業素養參差不齊的問題。并且部分醫院檔案管理的工作人員非常的缺乏安全保密意識，對于該醫院的一些電子版的檔案資料來說，電子版檔案資料由于無法使用規范的程序加以儲存和保存，以及現今互聯網的開放性特點，這非常容易使得其他醫院從網上的一些非法途徑獲取到該醫院的相關資料，這是非常不利于該醫院的良性發展的。

（三）檔案管理知識不充足

醫院給予檔案室以及檔案管理人員非常少的預算，沒有充足的預算對相關人員進行系統性的培訓，或者是外出參加培訓[3]。檔案管理人員只能自身不斷提高本身的專業素養，不斷提升自身檔案管理的專業水準。有許多醫院的檔案管理人員不能很好的界定檔案，極其缺乏專業知識，這直接導致檔案的管理魚龍混雜，不能及時在需要相關檔案的時候找到，這樣的管理是存在著極大的弊端的，是一種無效的檔案管理。

二、目前醫院科室物資管理的現狀

雖然現今醫院也在不斷的發展當中，醫院內部的管理也在不斷的完善，并且在各個科室物資管理當中有了很大的提升，但是落實在實際當中仍是存在了很多的問題，這些問題依舊影響了物資管理的效果。所以，要想更好的提升醫院物資管理的水平，還需要切實的解決這些問題。

（一）物資管理缺乏一定的科學性

目前仍有很多的醫院在對該醫院物資進行管理時，仍然是以存貨作為基礎的，醫院倉庫當中往往存儲著大量的醫用物資，這占用著醫院的大量資金，也會加重該醫院的運行成本。如果無法切實的將醫院的物資和醫院日常的供應進行全面的協調，是極其不利于該醫院的發展的。為了切實的解決醫院物資的管理問題，首先要建立適用于本醫院的倉庫管理的一體化制度，要對各個科室實際使用的物資情況進行實時的記錄，并且對于不同的科室物資進行庫存數值的設定。這樣可以有效的避免醫院材料存量過多占用資金，讓醫院各個科室的物資保持在一定數值上下。

（二）醫院物資的管理缺乏信息統一化管理

醫院的物資管理是一個系統性的管理工作，管理任務需要跟醫院的各個部門醫技科室進行關聯，這就需要在醫院內部搭建一個統一性的信息化平臺，這個平臺可以切實的進行醫院物資信息的共享。并且，物資管理部門可以通過平臺的管理，對各個科室的醫用物資的使用情況有具體的了解，可以根據實際的使用情況對物資進行采購，這樣可以使得物資的存放更加的合理，切實的提升醫院物資管理的科學性和合理性。目前我國很多醫院還沒有在該醫院內部進行醫院物資信息化平臺的構建，醫院要切實的借用相關技術做出改變，結合自身醫院的運行情況來促進醫用物資的共享，有效提升醫院整體運行的效果。

三、提高檔案管理工作有效性的策略

（一）加強電子檔案的有效保管

醫院對于電子檔案的管理，有著一定的不穩定性，由于電子檔案的儲存介質極易受到環境因素的影響，例如磁場、溫度、濕度等等因素。除此以外，電子文件本身還極其容易受到計算機病毒，又或者電腦黑客的破壞，使得電子檔案內容流失。所以醫院對于電子檔案的管理必須建造專用的儲存庫房，以及檔案柜進行電子檔案的存放，并且需要配備具有專業性的電子檔案機房，以及安全性較高的電腦設備。還需要使用一次性的寫入光盤，光盤的儲存效果，比磁盤、磁帶以及硬盤更具有穩定性，光盤是具有只讀性的，并且有著防蟲、防塵、以及防磨損、防震動的性能，可以良好的對信息進行保存。

（二）加強醫院的網絡安全的管理

要切實的對檔案平臺進行網絡上的管理，網絡檔案平臺的瀏覽需要驗證用戶信息、輸入調閱口令，還需要設定一些限制訪問和閱讀權限。除此以外，還需要對電腦設備進行一定防毒殺毒高級軟件的安裝，建立起穩定的防火墻來防止病毒和黑客，對醫院電子檔案的破壞。還需要有效的采用鑰匙管理等一些先進的科學技術，有效的保障醫院網絡管理的有效性，不同的工作人員對于查閱的權限要進行設定，并且要實時的監控查閱人員的網絡瀏覽動態，切實防止電子檔案被一些不法人員進行篡改，而造成了不可挽回的損失。

（三）完善設施，有效加大軟硬件的建設

硬件上，醫院相關部門要切實的按照檔案管理的要求，配備數量足夠的檔案柜，有一些加密的文件可以使用到密集柜，同時還需要購進一系列的必要設施，例如防盜門窗、吸塵器、滅火器等等設施，針對于軟件方面，首先要做到加強對于檔案信息化的建設，要保障醫院有足夠的信息化設備。對于醫院的文件材料都需要進行電子存檔，要及時對往年的檔案進行掃描錄入，這可以有效的為醫院外來的檔案信息化進程奠定基礎。還需要配備由國家檔案局或者是省檔案局統一開發的檔案管理軟件，這可以讓醫院電子檔案的管理更加的規范、科學，也可以高效的利用到電子檔案。

結束語：

醫院的檔案管理，是目前醫院有效管理人員以及物資的重要方式，通過信息化檔案的管理，不僅有效的規范了醫院人員和物資的管理，更重要的是推動了醫院運行的效率，信息檔案的構建切實的順應了時代的趨勢，為醫院的發展作出了良好的保障。

參考文獻：

[1]范慧.中醫醫院檔案文化建設與管理探索[J].幸福生活指南，2019，000（030）：P.1-1.