檔案收集整理工作存在問題及應對策略

李彩霞

摘要：檔案對于企業的發展是非常重要 的，檔案作為一種無形的資產影響著 企業的整體發展，同時對企業的管理 運營也具有重要的意義，當前各個領 域對檔案的管理工作不太重視，沒有 從根本上認識到檔案管理的重要性， 同時每個企業對檔案管理的水平也存 在不同，管理水平參差不齊，存在許 多的漏洞和不足，這樣會阻礙企業未來發展。收集整理是檔案后期開發利用的重要基礎。只有做好檔案收集整理工作，后期檔案信息資源的開發利用才有保障。

關鍵詞：收集整理;檔案研究;策略研究

檔案收集是指檔案管理部門按照有關規定對檔案收集范圍內的相關部門和單位所形成各類有價值的檔案材料進 行查找、匯集的過程。當前部分基層單位在檔案收集整理工作中還存在重視程度不足、執行和操作出現偏差等問題，需要引起我們的重視，采取有針對性的應對策略，及時加以解決，推動檔案工作健康發展。

一、當前檔案收集整理工作中常見的問題

檔案收集整理工作是檔案工作的基礎環節，雖然國家已經針對檔案收集整理工作出臺了相關法規細則，但在具體落實過程中存在一些問題，直接制約了檔案的后續開發利用。

1.檔案收集不完整

檔案資料收集不全而缺少必要材料的現象時有發生。一些單位檔案機構對檔案收集把關不嚴，未嚴格落實檔案歸檔范圍的有關規定和制度，將一些必須歸檔的檔案作為一般材料處理，并沒有納入到檔案收集范圍之內。一些單位對于檔案收集工作重視不夠，檔案收集馬馬虎虎，有的 常見的檔案資料都沒有收集齊全。特別是在單位人事考察 和干部調動時，由于檔案內容不全，不僅影響干部提拔和 人事調動，由于也需要檔案部門迅速補齊相關檔案，工作人員不得不為此焦頭爛額———不僅影響了檔案工作的正常開展，也影響了檔案部門的形象。

2.檔案整理不規范

雖然國家針對檔案整理出臺了各項制度、辦法及細則，檔案部門也針對檔案整理出臺了配套措施，但仍然有基層檔案管理部門在檔案整理過程中并沒有嚴格按照各項制度和技術要求加以落實，檔案材料排列無序，卷內缺少卷內目錄，檔案材料沒有進行系統排列、編號，很多檔案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重點。在材料鑒定方面，歸檔材料鑒定缺失，部分檔案材料沒有經過嚴格鑒定，缺少關鍵要素，很多檔案材料缺少公章、意見、簽名、時間等。由于關鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實性，相關人員不得不重新對檔案內容進行補錄，不僅耽誤了時間，也影響檔案管理后續工作的開展。

二、檔案收集整理工作中常見問題的應對策略

檔案管理部門應該重視檔案收集整理工作，明確檔案收集整理工作的價值和意義，采取積極有效的應對策略， 推進檔案收集整理工作的規范化和現代化進程，進一步提升檔案質量。

1.堅持檔案收集整理工作的基本要求

檔案收集的基本要求。在檔案收集工作實踐中，檔案工作人員應嚴格遵守檔案收集的相關要求，盡量保證檔案收集的完整性和系統性，確保所收集檔案材料真實準確。特別是面對復雜錯綜的檔案收集工作時，一定要耐心細致，確保檔案收集不遺漏、不偏差。

檔案整理的基本要求。整理過程中既要遵循檔案整理的相關要求，也要對檔案內容的真假進行辨別，有疑問的及時考證。按照分類細化的原則對檔案資料進行組合和編目，確保檔案整理工作的系統性、標準性和有序性。應加強與相關部門的協調合作，確保檔案內容真實有 效，分類整理科學合理、符合實際。

2.完善檔案收集整理工作制度

應結合檔案收集整理工作出現的新情況新問題，進一步完善檔案收集整理工作制度。進一步細化明確檔案的收 集時間、收集范圍、保管期限、注意事項等，為檔案收集整理工作開展提供制度依據。同時，檔案形成部門也應該結合實際情況，明確具體責任分工，認真落實相應的配套 措施及配合收集工作任務。檔案管理部門應加大對收集整 理工作制度的落實力度，確保各個部門都嚴格按照相關制 度落實檔案收集整理任務。此外，檔案管理部門也應該加 大對各個部門兼職檔案管理人員的教育和培訓，進一步提 升檔案管理人員的業務能力和素養，為檔案收集整理工作開展奠定堅實的組織人力基礎。

3.建立差異性收集機制

在檔案收集整理工作開展過程中應避免“眉毛胡子一把抓”現象，正確地看待檔案收集整理工作的差異性，明確不同類型的檔案應采取不同的收集方式方法。特別是很多部門在工作性質和檔案類型上會存在明顯的差異，這就需要結合檔案收集整理工作實際，制定差異性歸檔工作機 制。例如文書檔案可以按照月電子歸檔+年度紙質歸檔模 式，文書檔案生成部門可以每月將電子檔案目錄提交給檔 案管理部門，讓檔案管理部門對文書檔案形成部門的工作有具體的了解，在年終時移交所有的紙質實體檔案，提升檔案工作的精準度和系統性。而對于科研檔案和基建檔案而言，應該按照科研項目和基建工程的進程及時歸檔，并 明確歸檔渠道，落實好歸檔責任人。這樣采取差異性的收集機制，不僅能夠提升檔案收集效率，同時也有利于后續檔案管理工作的開展。

4.發揮信息化手段的優勢

當前檔案信息化建設已經取得了階段性成就，各地檔案部門也充分運用信息化手段完善了檔案信息收集平臺。 在此背景下，應該繼續發揮信息化手段的特點和優勢，建立檔案信息化收集渠道，實行預歸檔機制，檔案形成部門 可以將每月生成的檔案以電子文件目錄的形式上傳到檔案管理系統，為年終統一歸檔做好準備。同時檔案管理部門 也可以通過檔案管理系統對各個部門的歸檔情況有全面了解，進而更加精準地掌握檔案流向，提升檔案收集的精準性。此外，檔案部門也應主動作為，做好業務指導工作，深入檔案形成部門進行業務指導，對檔案工作情況進行系統檢查和督導。檔案收集整理工作是檔案后續工作開展的基礎，檔案機構及其工作人員應樹立認真細致的態度，運用科學有效的工作方法開展檔案收集整理工作，切實將其做好。

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