淺談現代信息技術在新塍幼兒園檔案管理的運用

摘要：當今世界正在向信息時代邁進，信息已經成為社會、經濟發展的"血液";現代信息技術廣泛地滲透到和改變著人們的生活學習和工作。在這股席卷全球的信息化浪潮的沖擊下，幼兒園檔案管理方面也無一例外地受到了現代信息技術的強大影響。在新的形勢下，過去沿襲多年的傳統管理方式已不適應需要，幼兒園可以充分利用現代信息技術，加快檔案管理信息化建設的步伐，使其逐步替代傳統的檔案管理方式，以不斷提高檔案管理的效率和水平。本文僅就新塍幼兒園檔案管理個例，談點現代信息技術在檔案管理運用的個人不成熟看法，只供參考。

關鍵詞：現代信息技術 幼兒園檔案管理

隨著社會的不斷發展和進步，以計算機及網絡為載體的現代信息技術已經深入人們生活的各個方面，作為幼兒園檔案管理工作也應順應這一時代發展趨勢，努力實現檔案管理的信息化。檔案信息化是指在檔案管理工作中加強對互聯網技術的應用，從而提升檔案信息的處理效率與傳輸速度，極大的縮短了檔案信息的處理時間，降低了檔案信息在傳輸過程中的疏漏之處[1]。因此，文章就如何利用現代化信息技術對新塍幼兒園檔案信息管理進行了闡釋。

一、采用電子檔案系統管理檔案

信息化背景下，計算機、互聯網等先進技術得到普遍應用，利用先進的技術取代傳統的管理手段已是大勢所趨。新塍幼兒園緊跟時代腳步，改變傳統的檔案管理手段，積極引入信息化先進技術和電子檔案管理軟件，通過計算機、網絡等實現檔案管理和利用的信息化。教師將相關的幼兒園檔案通過人工輸入以及掃描的方式形成電子檔案，然后通過存儲系統進行統一保存。在具體調閱幼兒園檔案時，只要輕松地輸入幼兒園檔案的編號或者關鍵詞，即可方便、快速地查找到檔案的相關內容信息，使信息化技術手段在幼兒園檔案管理中“綻放光芒”。

如新塍幼兒園檔案組教師進行學籍檔案的管理時，使用Excel文件將各班學籍信息人工輸入后，將重要信息按系統要求填寫、分類，制定成學籍信息目錄導入檔案系統，并將紙質材料掃描后存入云端，便于存放、查閱等等。

二、運用多種電子設備協助檔案資料整理

隨著科學的進步，很多信息技術得到了發展，教育信息化也在不斷進步。隨著幼兒園教育發展的需要，幼兒園管理者逐漸意識到信息管理的迫切性，很多幼兒園開始加大資金的投入，添置了很多現代的電子設備，對幼兒園檔案的管理起到了重要的作用。新塍幼兒園配備兩臺檔案管理專用電腦、一臺掃描儀及一臺打印機等等協助檔案管理的電子設備。幼兒園檔案資料中有的條線內容補充更新較快，為了方便教師日常的查閱和交流學習，檔案組教師會和一線教師和條線領導共同制定電子目錄，并且建立相應文件夾，要求教師在上交資料時，紙質文稿及時通過掃描儀上傳系統，在系統中將掃描件和信息內容完全同步。

并且新塍幼兒園教師靈活運用手機設備上的掃描軟件，如掃描全能王，將單一的紙質文件直接掃描成PDF文件，上傳至電腦進行歸納整理。新塍幼兒園建立校園公共區，教師的電腦通過映射網絡驅動器連接起來，方便檔案組老師及時接受新的資料，也方便教師需要資料時，就可以方便快捷地查閱和調用，使檔案資料的流轉功能得到提高，也為教師平時的教學研究提供了便捷的服務。

三、使用光盤進行電子文檔存儲

光盤是存儲信息的主要物理媒介，隨著信息容量的急速增長，對信息的分類和快速提取非常重要。因此需要建立一套對光盤存儲媒介的管理系統，來實現快速檢索。新塍幼兒園目前存儲媒介之一就有刻錄光盤，并且為了避免光盤查閱困難，檔案組教師使用了光盤檔案盒將刻錄的光盤進行分類存放。教師將刻錄光盤的檔案資料進行制作電子目錄，在云端同步光盤刻錄內容信息，方便教師們進行查閱。

但在刻錄光盤的實際操作過程中也遇到些問題：

1、如今光盤的存儲容量較小，一般市場上光盤的存儲量為4.7G，針對當下1080P等以上畫質的視頻文件，都會超過光盤儲存量范圍，一個光盤無法容納一個視頻。

2、光盤的刻錄花費大量時間，在此過程中還會發生檔案組教師誤傳、查閱的教師誤刪等等情況。

針對以上問題，新塍幼兒園在遵循電子文件光盤刻錄的前提下，我園教師通過校園公共區進行信息查閱。只要有網絡，學校、教師可以隨時隨地地存放電子類文件，教師可以通過無線互聯網絡隨時隨地地從云端來獲取存儲起來的信息。

隨著當代信息技術不斷迅速的發展，檔案管理的要求也提高，為了管理好檔案，就要不斷提高操作、探索、掌握新的信息技術。幼兒園檔案是幼兒園各項工作的真實記錄，是我們認識和把握幼兒園發展的重要依據[2]。所以，教師還需要不斷學習，繼續掌握科學、現代化的檔案管理工作方法，要和其他檔案管理工作者多交流學習，汲取精華，提升自身檔案管理工作的水平，使檔案成為幼兒園的一筆寶貴財產，并在今后積極為幼兒園的發展提供信息支持，為幼兒園工作提供便利，以更好地發揮檔案的實際價值，促進幼兒園快速持續地發展[2]。

參考文獻

[1]趙焱鑫.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系探索 [J].信息與電腦（ 理論版），2016（20）：76.

[2] 常秀波.利用現代信息技術提高幼兒園檔案管理 [J].青春歲月，2012（2）：203.

江蘇省張家港市新塍幼兒園 楊潔