新時代高科技檔案管理設(shè)備綜合性應(yīng)用

張玉靜

（濟南得杭辦公設(shè)備有限公司，山東 濟南 250100）

新時代檔案管理工作對從業(yè)人員提出了更高要求。一方面是從業(yè)者需要具備扎實過硬的專業(yè)知識和技術(shù)能力；另一方面則是要借助并掌握高精尖科技設(shè)備、科技產(chǎn)品來有效完成工作。檔案管理的不同環(huán)節(jié)和不同階段具備不同特點。檔案形成階段，會使用到OA 辦公系統(tǒng)，各類信息源采集設(shè)備；歸檔整理階段，數(shù)字化加工階段則會使用到各種不同的識別轉(zhuǎn)換設(shè)備；檔案入庫保管階段，庫房環(huán)境等因素成為檔案保管的重要環(huán)節(jié)。不難看出，當(dāng)今檔案管理工作中，管理人員必須通過不斷學(xué)習(xí)才能與時俱進，才能掌握各類高科技檔案管理設(shè)備的使用方法、操作流程，從而達到事半功倍效果。

1.當(dāng)前檔案管理工作的特點

進入21 世紀后，伴隨著計算機、數(shù)碼設(shè)備和物聯(lián)網(wǎng)等領(lǐng)域的快速發(fā)展，人們的生活、消費、辦公日益與之無縫契合。自動化辦公、智能化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，傳統(tǒng)工作模式逐漸走下歷史舞臺。檔案管理工作亦是如此，拼人力、靠人多的工作模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)今的工作需求，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 信息量巨大，數(shù)字化進程緊迫，人工操作繁重

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確提出為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，實施信息化帶動策略，以檔案信息化帶動檔案事業(yè)各項工作的開展，促進全國檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高。檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。其中信息資源建設(shè)明確提出了積極推進檔案數(shù)字化進程，提高檔案利用的效率和水平。

數(shù)字化進程的快慢取決于檔案管理人員能否從海量紙質(zhì)信源，繁重人工操作中脫穎而出，更取決于是否能夠熟練操作設(shè)備儀器，提高工作效率，從操作員邁向管理員。

1.2 存儲空間消耗指數(shù)性增長，優(yōu)化存儲方案迫在眉睫

用當(dāng)前配備的檔案場館的規(guī)模和海量增長的紙質(zhì)檔案數(shù)量對比，再大的檔案場館也難以容納“一日千里”的增長速度，長此以往飽和和過載的風(fēng)險是不可控的。同時，大量紙質(zhì)檔案的存入，對于檔案的管理、借閱、維護、防護無疑都是困難重重。因此，尋求優(yōu)化存儲的方案迫在眉睫。

1.3 檔案保存工作高要求與落后的設(shè)備之間的矛盾日益加劇

根據(jù)筆者多年來的工作經(jīng)驗，一名從事檔案管理的老檔案管理員，“夏日晾曬除蟲，冬日防潮通風(fēng)”的落后做法并不陌生，周而復(fù)始的奮戰(zhàn)一線，但是成果甚微，蟲咬蟻蛀，受潮黏連，甚至檔案字跡模糊、脆變每每都是防不勝防。但是，現(xiàn)今各類高科技設(shè)備的出現(xiàn)，是指能夠得以解決成為現(xiàn)實。

2.高科技產(chǎn)品在檔案管理工作的應(yīng)用狀況

當(dāng)前國家對檔案管理工作越發(fā)重視，加大資金扶持，科技產(chǎn)品層出不窮，大大緩解了奮戰(zhàn)一線的檔案管理工作人員的心病。與之同時，也對檔案管理人員提出了全新要求，只懂得檔案管理知識而不能熟練掌握IT 知識、電腦知識、設(shè)備操作，已經(jīng)不能勝任和滿足工作需求了。下面分別介紹幾類檔案管理工作中必備設(shè)備，以起到“欲要善其事，必先利其器”的道理。

2.1 數(shù)字智能掃描儀，應(yīng)用于數(shù)字化加工領(lǐng)域——工作效率解決方案

數(shù)字智能化掃描設(shè)備的引入和應(yīng)用，大大提升了數(shù)字化進程和辦公效率，高速掃描和智能化掛接方案，以及先進的校驗機制，讓容錯率降低的同時，還真實還原了紙質(zhì)檔案的原貌。

2.2 數(shù)字化縮微機，優(yōu)化存儲——存儲介質(zhì)的優(yōu)化方案

縮微設(shè)備應(yīng)用的常態(tài)化，從一定程度上節(jié)約了檔案的存儲空間，提升了安全指標(biāo)，延續(xù)了保存年限。其存取效率高的特點也為快速查閱，檔案利用提供了有力保障。需要注意的是，縮微工作需要精細化操作，并且要認真進行數(shù)據(jù)校驗。

2.3 常規(guī)消殺工具，圖書檔案殺菌機——檔案保存的得力助手

圖書檔案殺菌機的特點是簡單實用，具備一定檔案管理知識，會使用電器，能夠嚴格按照操作規(guī)范就可以出色完成工作任務(wù)，真正做到一勞永逸。對于大多數(shù)可以侵害檔案的菌群，均可起到殺滅作用，且特別安全，完美解決了老檔案管理員的心結(jié)。

2.4 高端消殺設(shè)備，低溫冷凍圖書檔案消毒柜——圖書檔案保存的終極護航員

高端消殺設(shè)備主要針對特定介質(zhì)的檔案資料和特殊頑固性蟲卵的消殺，實施效果雖然很好，但操作要求較高，需要經(jīng)過特殊培訓(xùn)才能上崗進行工作。

2.4.1 數(shù)字化智能掃描儀

2.4.2 數(shù)字化縮微機

2.4.3 圖書檔案殺菌機

2.4.4 低溫冷凍圖書檔案消毒柜

3.結(jié)語

科技發(fā)展進步后，檔案管理行業(yè)可利用資源越來越廣闊，根據(jù)資金配置，合理搭配使用各類資源，方能完美解決文中提及的各類困難。但是不可否認的是，再高端的設(shè)備也不能脫離人的控制，它需服務(wù)于人，因此對于崗位責(zé)任人的工作流程、工作要求、責(zé)任體系等應(yīng)做到認真梳理，量化到位，才能讓檔案管理工作百尺竿頭更進一步。