新時代高科技檔案管理設備綜合性應用

張玉靜

（濟南得杭辦公設備有限公司，山東 濟南 250100）

新時代檔案管理工作對從業人員提出了更高要求。一方面是從業者需要具備扎實過硬的專業知識和技術能力；另一方面則是要借助并掌握高精尖科技設備、科技產品來有效完成工作。檔案管理的不同環節和不同階段具備不同特點。檔案形成階段，會使用到OA 辦公系統，各類信息源采集設備；歸檔整理階段，數字化加工階段則會使用到各種不同的識別轉換設備；檔案入庫保管階段，庫房環境等因素成為檔案保管的重要環節。不難看出，當今檔案管理工作中，管理人員必須通過不斷學習才能與時俱進，才能掌握各類高科技檔案管理設備的使用方法、操作流程，從而達到事半功倍效果。

1.當前檔案管理工作的特點

進入21 世紀后，伴隨著計算機、數碼設備和物聯網等領域的快速發展，人們的生活、消費、辦公日益與之無縫契合。自動化辦公、智能化辦公已經成為常態，傳統工作模式逐漸走下歷史舞臺。檔案管理工作亦是如此，拼人力、靠人多的工作模式已經無法滿足當今的工作需求，主要體現在以下幾方面：

1.1 信息量巨大，數字化進程緊迫，人工操作繁重

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出為適應國家信息化建設和檔案事業發展要求，實施信息化帶動策略，以檔案信息化帶動檔案事業各項工作的開展，促進全國檔案事業現代化水平的提高。檔案信息化建設的主要任務包括基礎設施建設、信息資源建設和應用系統建設。其中信息資源建設明確提出了積極推進檔案數字化進程，提高檔案利用的效率和水平。

數字化進程的快慢取決于檔案管理人員能否從海量紙質信源，繁重人工操作中脫穎而出，更取決于是否能夠熟練操作設備儀器，提高工作效率，從操作員邁向管理員。

1.2 存儲空間消耗指數性增長，優化存儲方案迫在眉睫

用當前配備的檔案場館的規模和海量增長的紙質檔案數量對比，再大的檔案場館也難以容納“一日千里”的增長速度，長此以往飽和和過載的風險是不可控的。同時，大量紙質檔案的存入，對于檔案的管理、借閱、維護、防護無疑都是困難重重。因此，尋求優化存儲的方案迫在眉睫。

1.3 檔案保存工作高要求與落后的設備之間的矛盾日益加劇

根據筆者多年來的工作經驗，一名從事檔案管理的老檔案管理員，“夏日晾曬除蟲，冬日防潮通風”的落后做法并不陌生，周而復始的奮戰一線，但是成果甚微，蟲咬蟻蛀，受潮黏連，甚至檔案字跡模糊、脆變每每都是防不勝防。但是，現今各類高科技設備的出現，是指能夠得以解決成為現實。

2.高科技產品在檔案管理工作的應用狀況

當前國家對檔案管理工作越發重視，加大資金扶持，科技產品層出不窮，大大緩解了奮戰一線的檔案管理工作人員的心病。與之同時，也對檔案管理人員提出了全新要求，只懂得檔案管理知識而不能熟練掌握IT 知識、電腦知識、設備操作，已經不能勝任和滿足工作需求了。下面分別介紹幾類檔案管理工作中必備設備，以起到“欲要善其事，必先利其器”的道理。

2.1 數字智能掃描儀，應用于數字化加工領域——工作效率解決方案

數字智能化掃描設備的引入和應用，大大提升了數字化進程和辦公效率，高速掃描和智能化掛接方案，以及先進的校驗機制，讓容錯率降低的同時，還真實還原了紙質檔案的原貌。

2.2 數字化縮微機，優化存儲——存儲介質的優化方案

縮微設備應用的常態化，從一定程度上節約了檔案的存儲空間，提升了安全指標，延續了保存年限。其存取效率高的特點也為快速查閱，檔案利用提供了有力保障。需要注意的是，縮微工作需要精細化操作，并且要認真進行數據校驗。

2.3 常規消殺工具，圖書檔案殺菌機——檔案保存的得力助手

圖書檔案殺菌機的特點是簡單實用，具備一定檔案管理知識，會使用電器，能夠嚴格按照操作規范就可以出色完成工作任務，真正做到一勞永逸。對于大多數可以侵害檔案的菌群，均可起到殺滅作用，且特別安全，完美解決了老檔案管理員的心結。

2.4 高端消殺設備，低溫冷凍圖書檔案消毒柜——圖書檔案保存的終極護航員

高端消殺設備主要針對特定介質的檔案資料和特殊頑固性蟲卵的消殺，實施效果雖然很好，但操作要求較高，需要經過特殊培訓才能上崗進行工作。

2.4.1 數字化智能掃描儀

2.4.2 數字化縮微機

2.4.3 圖書檔案殺菌機

2.4.4 低溫冷凍圖書檔案消毒柜

3.結語

科技發展進步后，檔案管理行業可利用資源越來越廣闊，根據資金配置，合理搭配使用各類資源，方能完美解決文中提及的各類困難。但是不可否認的是，再高端的設備也不能脫離人的控制，它需服務于人，因此對于崗位責任人的工作流程、工作要求、責任體系等應做到認真梳理，量化到位，才能讓檔案管理工作百尺竿頭更進一步。