重大突發公共事件數字文獻保存和服務策略*——東日本大地震檔案建設啟示

溫 泉 李曉彤

（中國國家圖書館 北京 10081）

1 背景

重大突發公共事件往往會嚴重威脅人民群眾的生命安全，給經濟社會的發展形成巨大沖擊。伴隨事件的發展，各種公開信息、文件檔案、影像資料、新聞資訊等資料不斷積累，構成社會發展變遷的歷史記錄，承載著公眾的共同記憶，做好我國重大突發公共事件數字文獻保存與服務也是公共圖書館應有之義。我國公共圖書館也開展了一些專題文獻保存和服務項目，如2003年非典型肺炎疫情、2008年汶川大地震、2020年新型冠狀病毒肺炎疫情等重大突發公共事件等專題文獻征集建設，但是也存在征集工作缺乏統籌、資源內容特色不突出、缺乏長期有效的資源服務等問題。2011年日本東北部太平洋海域發生強烈地震并引發巨大海嘯，給日本社會帶來重大影響。同年11月，日本總務省聯合國立國會圖書館（以下簡稱“國會館”）牽頭啟動“東日本大地震檔案”項目建設，收集整理了地震相關的文獻檔案，將不同機構保存和建設的地震文獻資源進行整合揭示，至今依然不斷擴充資源內容，為公眾提供了系統完善的地震文獻資料。這一項目的建設經驗能給我國公共圖書館開展相關數字文獻建設帶來一些啟發。

2 東日本大地震數字檔案建設情況

2.1 建設背景

2011年3月11日，日本東北部發生9.0級大地震。為了更好地推動災后重建與復興，日本內閣當年5月提出《復興構想7原則》，原則第一條明確提出“將大地震的記錄永久保存，用以為廣大學術工作者提供科學分析的依據，同時將地震留下的經驗教訓傳遞給下一代”[1]。7月，東日本大地震復興對策本部發布的《東日本大地震復興基本方針》進一步明確要建立地震、海嘯、原子能災害等記錄和教訓的收集、保存、公開體制，推進地區情報、書籍、影像等資料的數字化，構建資料保存和利用平臺[2]。在系列政策的支持下，日本總務省聯合國會館啟動了東日本大地震數字檔案基礎構建項目，并建成東日本大地震數字檔案門戶網站。

圖1 東日本大地震數字檔案基礎構建項目實施路線圖

2.2 東日本大地震數字檔案基礎構建項目

2011年11月，日本總務省聯合國會館啟動東日本大地震數字檔案基礎構建項目，主要任務包括制定東日本大地震相關記錄、文獻數字化資源的收集、保存、公開規則，同時將分散在互聯網上的相關數字文獻進行整合，建立可以一元化檢索、利用的門戶網站[3]。

（1）開展實證試點研究。日本總務省選取了青森、巖手、宮城、福島4個重點受災地區已建設的5個地震資源項目開展“實證調查”，進行構建數字檔案庫的試點研究，研究成果為開展更大范圍的震災數字檔案建設提供實驗和論證，同時所建設資源的元數據在東日本大地震數字檔案中整合揭示。通過這五個實證研究項目，總務省制定了《與震災關聯的數字檔案的構筑實用指南》，指導全國開展檔案建設工作。

（2）建設東日本大地震數字檔案門戶網站。總務省聯合國會館逐步搭建用于收集、保存并提供資源服務的門戶網站。期間，由國會館制定了數字檔案收集、組織、保存、服務的策略，建立了資源收集的協商機制。2013年3月國會館東日本大地震檔案門戶網站開通服務，并由國會館牽頭開展常態化資源收集、保存、揭示工作，并持續擴充資源內容。

2.3 數字檔案內容

國會館制定的《東日本大地震檔案建設項目的基本方針》明確了檔案材料的主題和形式，具體內容如表1所示。

表1 國會館東日本大地震檔案資源收集主題與形式[4]

2.4 數字檔案的收集

東日本大地震復興對策本部發布《東日本大地震復興基本方針》后，實際上各類社會機構已經分頭開展了地震資料的收集和保存。針對各類機構分頭收集、資源分散保存的情況，國會館一方面開展自主收集，另一方面協助其他機構開展收集，并開展元數據的整合揭示。

（1）自主開展檔案資源的收集。國會館一方面依托出版物繳送制度、在線資料收集制度等全面收集相關資源，一方面積極接受來自社會各機構、團體、個人捐贈或授權的資源。對于難以保存或特別重要的數字資源，國會館全面收集對象數據和元數據；對于紙質資源開展數字化保存，并積極獲取資源的復制權、修改權。

（2）協助其他機構開展檔案保存。國會館提出了三種收集保存方案：國會館進行收集保存、機構自主收集保存、其他歸檔機構收集保存。當遇到機構解散、其他歸檔機構運營困難等問題時，則會轉由國會館負責后續工作。

（3）對其他機構保存的檔案資源，開展元數據的對接和收集。如果其他機構已經構建資源檢索系統、元數據信息系統，國會館首先采用系統對接的方式，實現資源揭示；如果相關機構沒有相關系統，則將資源的元數據進行歸集保存，實現資源揭示。

2.5 數字檔案的組織、保存與提供

收集檔案資源的同時，國會館進行了資源組織、保存工作，并在數字檔案門戶網站上提供訪問。

在資源組織方面，國會館對本館收集的資源進行常規組織管理，對其他組織保存的資源，原則上尊重原收藏機構制作的元數據，同時補充制作日期、地點、制作人員、權利相關者等信息。如果其他組織保存的資源沒有制作元數據，則將收藏單位、制作時間、內容概要、創建過程作為數據項進行元數據著錄。

在資源保存方面，國會館對數字資源在信息系統中登記注冊，進行備份存儲，開展長期保存。對于紙質資源，國會館整理了資料目錄，并進行數字化轉制，同時根據實際情況選擇適合的空間進行保存[5]。

在資源提供方面，東日本大地震數字檔案以數字形式為主，特殊情況下提供相應的實體資源。基于資源的權限情況和保護個人隱私的考慮，國會館規劃了互聯網公開訪問、館內局域網訪問、申請獲取等多種服務方式，分層分級地進行資源揭示。

項目建成的數字檔案門戶網站提供了一站式的檢索平臺，支持主題詞檢索、分類檢索、全文檢索等功能，利用地圖、時間軸等可視化方式展示資源②，實現了內容的深層揭示。近年來，門戶網站陸續補充了日本其他地震檔案資源，包括2004年新泄中越地震、2016年熊本地震等內容，2014年4月至2021年3月期間，門戶網站可檢索到的資源增加了186萬余條數據③[6]。截至2021年3月，東日本大地震數字檔案數據門戶網站已對97個不同來源的資源庫或檔案資料集進行了整合揭示，共收錄日本地震相關文獻元數據約448.6萬條，其中文本資料155.5萬余條，照片98.9萬余條，Web網站13.7萬余個，音視頻1.9萬余個，其他類型數據178.4萬余條。

2.6 東日本大地震數字檔案建設特點

（1）有力的政策統籌。日本出臺了一系列面對地震災害的復興法案和政策，從內閣提出《復興構想7原則》，到頒布《東日本大地震復興基本法》，成立東日本大地震復興對策本部，并發布《東日本大地震復興基本方針》，相關的政策完備具體，有效引導并保障社會各界開展檔案保存。其次，地震數字檔案的建設由總務省聯合國會館開展，有較強的統籌協調能力，有專業的資源保存組織能力。

（2）整合社會各界資源。在有力的政策統籌下，日本社會各類機構廣泛參與、共同建設東日本大地震數字檔案。從《東日本大地震數字檔案收集實施計劃》可以看到，建設初期就已經對全國各個機構所建設的資源納入保存和服務體系進行規劃，實際建設中也正是靠國家機關、圖書館、大學、研究機構、媒體、民間企業及非營利組織和志愿團體等多個機構完成了對東日本大地震各項資源的梳理和保存[7]。項目最終的建設成果也為社會各類機構所共同利用。

（3）持續開展建設。國會館將東日本大地震數字檔案庫視為一項長期建設。2013年投入使用至今，依然在不斷推動項目發展。一是不斷征集保存檔案資源，每年3月會定期發布公告，通過合作的視頻、圖片、專題網站面向社會公眾進行資源征集[8]。二是持續擴大社會合作，在門戶網站投入使用后，七年間與30余個數字檔案項目或機構達成新的合作協議。三是注重檔案利用和研討，圍繞檔案資源充分利用、檔案建設經驗總結等內容，開展東日本大震災檔案研討會、“東日本大地震相關書籍、照片整理與保存講習會”等學術研討及宣傳。

3 我國重大突發公共事件數字文獻保存與服務的現狀與問題

3.1 保存與服務現狀

近二十年來我國經歷了多次重大突發公共事件，我國公共圖書館開展的相關數字文獻建設主要集中在2003年非典型肺炎、2008年汶川大地震和2020年新型冠狀病毒肺炎三個主題。

（1）2003年抗擊非典型肺炎。2003年共有8個圖書館開設過抗擊非典相關專題頁面，其中較為成熟的是國家圖書館依托全國文化信息資源共享工程制作的“抗擊非典，珍愛健康”專題，其中既有抗擊非典最新研究成果、防治政策法規、非典型肺炎專家信息、預防知識，也整合了國家圖書館館藏的歷史國內外重大疫情及防治資料。其他圖書館的專題內容以非典相關政策法規、醫學知識等內容為主，上海圖書館、天津圖書館、浙江圖書館還提供了抗擊非典電子圖書。總體來說，非典時期圖書館的文獻搜集與服務內容比較簡單，孫繼林對當時國內圖書館抗SARS網頁的建設情況進行了跟蹤，認為大部分專題網頁都是簡單的網絡采集編輯，沒有挖掘自己的館藏[9]。目前，這些專題頁面均已停止服務或無法訪問。

（2）2008年汶川大地震。國家圖書館和中國圖書館學會開展了相關文獻資源的建設。其中，國家圖書館網絡資源采集項目收錄了汶川大地震專題，收集了來自多個媒體的13個汶川大地震專題網站，通過館內局域網提供服務。中國圖書館學會從地震發生次日起即開始在其官方網頁發布“重要媒體對5·12大地震及災后重建的專題報道”[10]，但目前頁面無法追溯。此外，2008年公共圖書館界出現了對專題文獻搜集的討論，侯彤在《汶川地震專題文獻資料的搜集工作》中呼吁四川省圖書館應將汶川大地震產生的海量文獻進行搜集、整理、保存，以便今后更好地研究、借鑒、利用[11]。

（3）2020年抗擊新型冠狀病毒肺炎。通過對省級以上公共圖書館的調研發現，全國共有22家圖書館面向社會公開征集疫情相關文獻，所收集的文獻內容形式豐富，包括正式出版物、政府公開信息、內部資料、視頻、照片、錄音、手稿、書畫墨跡等。80%的圖書館提出將所征集文獻納入館藏，少數圖書館規劃了專題數據庫建設和服務，其中南京圖書館提出“進行數據庫加工后納入地方文獻管理”，貴州省圖書館提出“建立貴州省抗擊新冠肺炎疫情專題特藏”，湖北省圖書館提出“建成抗疫專題數據庫”。隨著征集工作的開展，河北省圖書館、廣西壯族自治區圖書館、重慶圖書館等已經上線展示所征集的資源，但還未形成專題資源庫。另一方面，一些圖書館挖掘現有館藏文獻，同時整合商購數據庫的抗疫資源，對各類文獻有序組織，形成了文獻專題服務，如國家圖書館抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情資源專題、浙江圖書館的“書香抗疫”資源專題。

3.2 存在的問題

我國公共圖書館對于重大突發公共事件的文獻保存與服務意識不斷加強，建設持續探索，但仍缺乏長期性、系統性的規劃，一些具備歷史價值的專題文獻逐漸流失、服務停止，主要存在三個方面的原因。

一是業內相互獨立，業界外合作偏少。一直以來，我國重大突發公共事件的文獻征集與保存由各館獨立開展，所征集資源的范圍、內容、類別有所不同，對資源的數字化加工及服務的策略也各不相同，存在缺乏統籌、服務分散的問題。同時，國家檔案局、國家文物局制定了本行業相關的檔案和見證物保存政策[12-13]，但跨行業的社會合作還未能開展。

二是重視文獻征集，忽視資源組織和揭示。有些圖書館把征集作為宣傳展示活動，遠離了圖書館的核心職責，有的圖書館征集內容沒有組織加工，在網頁上簡單展示，資源極易流失，缺乏圖書館應有的文獻組織。

三是文獻保存和服務持續時間短。很少有圖書館將此類文獻建設作為特色文獻建設的長期工作，實際上，因沒有持續開展文獻收集和組織、圖書館數字資源平臺升級等原因，導致資源內容質量不高、資源服務停止現象屢見不鮮。

4 我國重大突發公共事件數字文獻保存和服務策略

通過前文分析，我國公共圖書館開展重大突發公共事件數字文獻建設，既要借鑒東日本大地震數字檔案建設的可取之處，也要根據我國具體情況選擇合適的策略。

（1）行業統籌分工。從東日本大地震數字檔案建設可以看出，全國層面出臺重大突發公共事件文獻保存的政策會極大推動工作的開展。如果文化和旅游部或者更高層面出臺數字文獻資料保存政策，會有力推動工作的開展。其次，明確數字文獻保存的牽頭機構及其責任，有利于推動數字文獻保存。按照影響范圍，重大突發公共事件可以分為區域性、全國性、國際性，對于影響全國的重大突發公共事件，可以由國家圖書館牽頭開展相關工作；如果是區域性突發公共事件，可由省級圖書館牽頭開展相關工作，涉及多個省份的也可由相關省級圖書館聯合開展工作。

（2）確定選題內容。公共圖書館開展重大公共事件文獻建設，首先要慎重選題，一是要考慮選題能夠有效服務于本地社會發展和經濟建設[14]，二是要考慮自身文獻建設重點和所服務對象的需求[15]，結合本館實際情況開展。結合我國實際情況，自然災害類、公共衛生事件類重大突發公共事件較為適合作為文獻建設選題，相關文獻的建設對當地社會發展有多重意義，公共圖書館應提高對此類文獻建設的認識。

（3）持續開展收集。公共圖書館文獻收集應遵循“針對性、整體性、系統性、真實性、專業性”的基本原則開展。收集的內容一定要突出圖書館的文獻特色和信息服務特色。內容形態上，開展文獻的收集首先以數字內容為主，同時兼顧實體資源，對實體文獻進行數字化加工和保存，無法加工轉制的實體資源可以通過著錄元數據實現數字化檢索和揭示，豐富文獻建設的內容。收集方式上，可通過文獻入藏、網絡資源采集、接受捐贈、面向社會的專題征集等多種方式收集。收集策略上，可以采取“先急后緩、先主后次、先易后難”的策略，以避免相關文獻的流失。此外，重大突發公共事件的爆發期、高潮期、緩解期、消退期，不同階段都會產生數字文獻資源，公共圖書館應長期持續進行收集，并開展對關聯事件文獻的擴展收集。

（4）加強社會合作。圖書館以外的社會機構也很重視突發公共事件資料的保存，包括各級黨組織和政府、檔案館、博物館、應對突發公共事件的行業機構、各類社會團體和民間組織等。一方面圖書館應面向不同的機構主動開展合作，條件允許的情況下復制其建設和保存的數字文獻，或者以開放檢索接口、元數據歸集的方式實現其數字文獻的整合揭示。另一方面，對社會其他機構開展的文獻保存，圖書館應發揮資源組織、文獻組織的專業優勢，協助制定數字文獻的保存、加工、著錄等通用策略或建設指南，協助開展數字文獻保存。

（5）做好資源組織與服務。重大突發公共事件文獻建設的兩個重要環節是收集與組織，收集決定了資源的規模和內容，組織影響資源揭示及服務的效果[14]。公共圖書館自建文獻資源有著分散存儲、去中心化的趨勢，其他機構建設的數字文獻存在無法復制保存的可能性，因此應通過制定資源組織規則，按照一定的元數據標準，整合匯集不同來源的數字文獻，通過門戶網站的形式，向社會公眾提供文獻資源的在線查詢和獲取。同時，圖書館應充分利用技術手段，形成與圖書館其他館藏資源的關聯揭示，通過關聯揭示讓文獻資源及服務增值，突出圖書館文獻特色。

（6）注重版權保護。開展重大突發公共事件數字文獻建設要尊重并保護著作權，避免法律風險。圖書館面向社會征集的資源，包括個人和機構制作或保存的文獻資源，都要明確文獻的權利狀態。在征集過程中應當積極爭取文獻復制權、改編權、信息網絡傳播權，同時簽訂版權轉讓協議。在此基礎上，根據不同資源的權利限制，制定不同的訪問策略，提供互聯網公開、館內局域網服務。

5 結語

重大突發公共事件所產生的文獻資源具備較強的文獻價值、史料價值、社會價值，相關的文獻保存能夠記錄歷史經驗，有助于事后重建和應急預防，能夠開展學術研究和社會教育。我國圖書館界應重視重大突發自然災害類、公共衛生類事件的文獻建設，并將其作為一項長期文獻建設開展，通過內部統籌和社會合作，建成圖書館的特色館藏，開展長期的數字化服務。

注釋：

① 引用：河和美惠國立國會図書館における東日本大震災アーカイブの取組み (特集 災害と図書館)。

② 2016年新版門戶上線，取消了地圖、時間軸資源展示。

③ 2021年3月數據由作者在東日本大地震數字檔案門戶檢索得出，共計448.6萬余條；2014年4月數據自馬成芬, 侯瑋青的《日本國立國會圖書館東日本大地震數字檔案評介》中“截止到2014年4月2日，可檢索到的數據近262萬條”。