科技期刊已錄稿件管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

文輝

[摘要]文章采用SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)建立針對已錄稿件的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以自動生成稿件錄用通知，具備刊期查詢、作者信息查詢、審稿記錄查詢等功能，并能批量調(diào)閱欄目、刊期等信息。該數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)能有效管理已錄稿件，有助于減輕編輯工作負擔(dān)，提高日常工作效率，并能為期刊保存歷史稿件數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對編輯部已錄稿件的信息管理。

[關(guān)鍵詞]科技期刊;已錄稿件;數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng);設(shè)計;實現(xiàn)

隨著計算機技術(shù)的普及和發(fā)展，編輯出版工作已經(jīng)進入信息化時代。目前，科技期刊大多借助第三方平臺實現(xiàn)在線審稿、編校工作。然而，第三方平臺往往并不能根據(jù)編輯部的需求完成針對已錄用、已刊發(fā)稿件的數(shù)據(jù)留存和調(diào)閱工作。對已錄用或已刊發(fā)的稿件信息、作者信息和專家信息，編輯部通常采用Microsoft Excel辦公軟件進行存儲，但Microsoft Excel交互功能較弱，不足以滿足編輯部的日常工作需求。本文基于SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)建立用于編輯部內(nèi)部使用的稿件管理系統(tǒng)，可儲存、調(diào)閱在第三方審稿平臺中已錄用、已刊發(fā)稿件的數(shù)據(jù)，并可以自動生成稿件錄用通知。該稿件管理系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)對單篇稿件的信息記錄（如審稿信息、刊期信息、作者信息等），而且具有調(diào)閱單期欄目表、調(diào)整刊期等功能，可以實現(xiàn)對編輯部的信息管理，同時有助于減輕編輯的工作負擔(dān)。

一、系統(tǒng)軟硬件平臺

（一）硬件

本數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不聯(lián)網(wǎng)，日常辦公用計算機配置即可滿足其運行的硬件條件。為滿足工作需要，該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通常應(yīng)配備打印機、識圖儀、掃描儀等外接設(shè)備。

（二）軟件

本數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的服務(wù)器有Windows Server 2012，SQL server 2008.VS2010+C#;操作系統(tǒng)是Windows 7桌面操作系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)工具可以在Microsoft Visual Studio 2010下構(gòu)建，并在C#語言支持下實施。計算機應(yīng)安裝常用辦公軟件。

二、系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)在登錄的條件下方可實現(xiàn)相關(guān)操作。該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的主要功能有稿件信息的添加、修改、刪除和查詢等。系統(tǒng)基本組織結(jié)構(gòu)包括登錄、登錄驗證、程序響應(yīng)等部分，主要組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

三、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的功能與設(shè)計

本文采用SQL Server作為其數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，本數(shù)據(jù)庫設(shè)計的目標是對已錄用、已刊發(fā)稿件信息進行有效存儲、修改和訪問;對作者信息、專家信息、審稿信息進行有效存儲、修改和訪問;對指定刊期的已錄入稿件信息進行有效存儲、修改和訪問;具有一定程度的適應(yīng)性和可擴展性;能夠滿足編輯部的內(nèi)部管理業(yè)務(wù)需求。

（一）系統(tǒng)功能

在編輯出版日常工作中，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通常應(yīng)具備數(shù)據(jù)的添加和導(dǎo)出、指南針的查詢和維護等功能。在該數(shù)據(jù)庫的操作流程中，管理員登錄系統(tǒng)后，以添加的方式將稿件數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫中，并存放到服務(wù)器端，以查詢、修改、刪除等方式實現(xiàn)稿件數(shù)據(jù)的下載和維護。基于以上流程，該數(shù)據(jù)庫的功能可分為管理功能、查詢功能和維護功能。管理員登錄系統(tǒng)后，可通過管理功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、輸出和統(tǒng)計等，通過查詢功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的搜索和索引，通過維護功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的添加、修改和刪除等。基于此，該系統(tǒng)具備的主要功能為錄入稿件基本信息、作者基本信息、審稿專家信息;查詢稿件信息、作者信息、審稿專家信息;調(diào)閱指定編號字段稿件信息;調(diào)閱指定刊期信息。稿件管理的主要功能如圖2所示。

（二）基本表

限于篇幅，本文僅列出期刊編輯部日常工作中針對稿件管理系統(tǒng)的常用基本表及相關(guān)描述。就單篇稿件而言，其信息數(shù)據(jù)主要包括稿件編號、標題、關(guān)鍵詞、稿件原文路徑、刊期、作者信息和審稿信息等，本文將其歸納為稿件登記表（見表1）。就單個作者而言，其信息數(shù)據(jù)主要包括作者姓名、工作單位、稿件名稱、刊期和聯(lián)系方式等，本文將其歸納為作者信息表（見表2）。就單篇文章審稿信息而言，其信息數(shù)據(jù)主要包括審稿專家姓名、審稿評價和聯(lián)系方式等，本文將其歸納為審稿信息表（見表3）。就單期信息匯總而言，其信息數(shù)據(jù)主要包括稿件編號、稿件標題、作者名、作者工作單位和稿件所在欄目等，單期信息匯總通過查詢功能實現(xiàn)。因本數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不涉及互聯(lián)網(wǎng)在線登錄、在線查詢功能，因而各基本表的邏輯關(guān)系簡單，本文不再贅述。

四、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實現(xiàn)

本文根據(jù)稿件管理系統(tǒng)的主要運行界面情況闡述該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的登錄、數(shù)據(jù)添加、數(shù)據(jù)查詢等功能及運行效果。

（一）系統(tǒng)登錄

為防數(shù)據(jù)泄露或病毒感染，本數(shù)據(jù)庫不提供互聯(lián)網(wǎng)在線登錄和訪客服務(wù)。使用者只有輸入指定用戶名和密碼才能進入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)進行添加、修改、查詢等操作。系統(tǒng)登錄界面如圖3所示。

（二）數(shù)據(jù)添加

使用者登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)默認進入上一次登錄所選擇刊期，可在此刊期內(nèi)進行稿件信息的添加、修改等操作，也可新建刊期或切換至其他刊期進行操作。稿件信息添加界面如圖4所示。

如圖4所示，新建稿件信息時，編輯可采用系統(tǒng)自動分配的編號（稿件ID），也可任意設(shè)置未被使用過的編號。在此界面可添加稿件的標題、作者、單位、刊期、字數(shù)和聯(lián)系電話等稿件信息和作者信息，也可添加責(zé)任編輯、審稿專家信息，還可以添加快遞地址、收件人和收件手機號等快遞信息。編輯須修改某稿件的信息時，在進入該稿件的修改界面后，修改相應(yīng)信息并保存即可。

（三）數(shù)據(jù)查詢

該系統(tǒng)的查詢功能分為嚴格查詢以及模糊查詢兩種類型。其中，嚴格查詢主要針對的是單篇稿件查詢、單期稿件查詢的需求，模糊查詢則針對某一個編號段、關(guān)鍵字詞和作者名稱等需求。

在單篇查詢時，編輯輸入稿件的編號、標題或者作者名稱后，系統(tǒng)自動匹配所提供的查詢信息并調(diào)出查詢結(jié)果（結(jié)果界面與圖4相似）。在此查詢結(jié)果界面，編輯可清晰地查看稿件信息、作者信息、審稿專家信息、責(zé)任編輯信息以及郵寄、刊期等信息;若查詢頁面顯示的數(shù)據(jù)有誤或需要更新，編輯可在當前頁面進行信息的修改和添加。

科技期刊編輯部往往需要匯總當期稿件，根據(jù)當前稿件數(shù)量和欄目分配情況綜合考慮，出刊之前同樣需要核對當期數(shù)量和欄目信息，此時用到的功能就是單期稿件查詢功能。在該數(shù)據(jù)庫中，編輯可調(diào)閱指定刊期的文章信息和欄目分配情況，并自動生成Microsoft Excel文檔。根據(jù)文章匯總和欄目分配表，編輯可以進行單期文章的綜合調(diào)整，并可與排版、印刷等部門核對信息，以免發(fā)生錯漏。

當已知信息不夠精確，需要查詢刊期、標題等信息時，編輯可使用該數(shù)據(jù)庫的模糊查詢功能進行操作，查詢界面如圖5所示。在該界面中，編輯輸入稿件編號（支持指定編號或指定范圍查找）、標題、作者名中任意一項均可進行查找。系統(tǒng)自動匹配所提供的查詢信息并調(diào)出查詢結(jié)果形成列表進行顯示。與單篇查詢功能類似，模糊查詢功能的查詢結(jié)果界面同樣可以清晰地查看稿件信息、作者信息、審稿專家信息、責(zé)任編輯信息以及郵寄、刊期等信息并進行數(shù)據(jù)的修改或更新。

（四）系統(tǒng)維護

雖然該數(shù)據(jù)庫不具備互聯(lián)網(wǎng)在線登錄或訪客功能，極大程度降低了數(shù)據(jù)丟失或感染病毒的概率，但是仍需在日常使用中進行及時的更新和維護，以提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和可靠性。

編輯在日常更新流程中，要登錄該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選擇相應(yīng)的刊期，進行稿件條目的增加、修改或刪除等操作，操作時應(yīng)注意防止誤操作，應(yīng)保存正確的稿件路徑，以免造成數(shù)據(jù)丟失。同時，為避免數(shù)據(jù)丟失，編輯應(yīng)定期對該稿件管理系統(tǒng)管理文件進行備份，方法是將格式為.db的文件復(fù)制并保存于專用存儲設(shè)備（如優(yōu)盤、硬盤、光盤等）或計算機中的專用存儲區(qū)域（如E盤、F盤中的某個區(qū)域等）。

五、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的特點

根據(jù)科技期刊編輯部日常工作需求，本文設(shè)計了基于SQL Server的稿件內(nèi)部管理系統(tǒng)并已用于日常的稿件管理工作中，其主要優(yōu)點如下。第一，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可儲存稿件信息，將稿件相關(guān)信息儲存到系統(tǒng)中，并將稿件word文檔按指定路徑進行存放，可用于日后的信息查詢、投稿原文閱讀、問題追溯等。第二，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可自動生成電子版錄用通知，能實現(xiàn)無紙化辦公，既能提高編輯工作效率，又為實現(xiàn)辦公自動化提供前提條件。第三，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可查詢單篇稿件、作者和專家信息，便于編輯部針對稿件進行問題核實、原文比對等，也可調(diào)閱作者或?qū)徃鍖＜业男畔ⅲM行約稿或送審稿件等。第四，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可調(diào)閱指定刊期、指定編號段稿件，用于實現(xiàn)對單期文章、欄目的綜合評估、數(shù)量核對和基本信息復(fù)核等。

受編輯部需求和筆者能力影響，該數(shù)據(jù)庫具有以下缺點。第一，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不具備互聯(lián)網(wǎng)在線登錄功能，不提供訪客服務(wù)，僅支持單機操作，不能遠程登錄，也不能以訪客身份調(diào)閱信息，無法滿足遠程辦公或在線辦公的需求。第二，添加稿件信息時，該數(shù)據(jù)庫中只能逐條手動輸入，不能批量自動導(dǎo)入，影響操作效率。

六、結(jié)語

在線審稿和編校系統(tǒng)雖然已經(jīng)可以較好地滿足科技期刊的審稿和編校工作，但是對已錄用、已刊發(fā)稿件的儲存和管理，多數(shù)科技期刊采用文件夾分類、Microsoft Excel辦公軟件登記等方式儲存稿件信息，不便于查找信息，且軟件之間彼此交互性較弱。本文所述數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)已處于日常實際使用中，頁面操作簡單方便，可儲存或調(diào)閱稿件相關(guān)信息，可自動生成電子版錄用通知，能滿足編輯部對稿件管理的日常工作需求。該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)后續(xù)設(shè)計可考慮增加遠程登錄、訪客登錄功能以滿足在線辦公需求;并應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置批量導(dǎo)入功能，使其具備將稿件信息、作者信息、審稿專家信息等按指定格式制表后批量導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的能力，以此提高工作效率。

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