淺析事業單位檔案管理有效策略

徐曉紅

摘要：現代事業單位在運營和發展的過程中，會產生大量的數據、文件等檔案資料，內容涉及事業單位管理的方方面面，直接關系到事業單位發展的記錄、事業單位決策的依據和事業單位發展的規劃等重大事項。因此，檔案管理是現代事業單位管理工作的重要組成部分。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;有效策略

引言：

在現實中，很多事業單位不能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理往往成為事業單位管理整體工作中的薄弱環節，不能滿足現代事業單位發展的需求。在此背景下，如何解決當前事業單位檔案管理工作中存在的問題，并采取行之有效的措施加以改進，以充分發揮檔案管理工作。

一、企事業單位檔案管理中存在的問題

1.收集內容限制社會價值，服務觀念淡薄

首先，檔案收集內容偏少，限制了社會價值呈現。現階段的企事業單位在收集職工檔案內容時，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規定范疇之內的資料。而職工工作能力展現、個人誠信證明、道德素養情況等則往往不在收集內容序列之中，這在很大程度上使得相關單位管理層或當事人在使用檔案內容時，不能更為清晰的了解相關情況，限制了檔案的社會價值體現。

其次，部分檔案管理工作人員服務觀念較為淡薄。一些企事業單位上從管理層，下到檔案管理工作人員并不重視這一工作的有效開展。他們往往片面的認為檔案管理工作就是為了管理而管理，沒有形成良好的服務觀念，沒有將檔案利用環節作為重要的內容予以重視，這就造成了服務觀念較為淡薄的問題現象。正因為如此，也使得企事業單位檔案管理的社會價值體現受到一定限制。

2.使用方式弱化成效發揮，“路徑依賴”嚴重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發揮。與此同時，一部分企事業單位的“路徑依賴”現象也較為嚴重，正是因為受到上述問題的制約，部分企事業單位管理無法得到檔案信息的有效支持。

首先，一些企事業單位在開展檔案管理工作的過程中，過度強調其中的管理屬性，對安全保密原則陷入了一種認知誤區，這些工作人員往往認為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當事人都無法利用檔案開展相關工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒有得到良好體現，也使得使用方式的不足讓企事業單位檔案管理成效難以良好發揮。

其次，“路徑依賴”較為嚴重。一些企事業單位中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創新探索，將檔案管理神秘化或者無用化錯誤理念貫穿于工作過程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒有重視檔案利用在檔案管理中的實際作用。受此影響，檔案使用方式也表現出不斷弱化的發展狀態，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

二、事業單位檔案管理有效策略

1.拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念

對于企事業單位檔案管理工作的具體開展來說，不斷拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念，才能更好地展現檔案管理工作成效，從而為企事業單位的工作效率提升夯實應有的舉措保障。具體措施主要在于，首先，不斷拓展檔案管理收集內容。當下的檔案收集內容范圍偏窄，不能很好地體現檔案的社會價值。所以，企事業單位檔案管理工作人員需要在管理層的幫助下，積極將職工工作能力、職工誠信證明、職工道德素養等相關內容都納入到收集內容范疇之中，使得檔案內容與信息更為豐富。與此同時，企事業單位檔案管理工作人員還需要豐富檔案形式，將文字、圖片、視頻等相關內容都納入收集范圍。其次，逐步提升檔案服務理念。對于很多企事業單位來說，當前的服務觀念較為淡薄，沒有突出良好的服務特質。所以，無論是企事業單位管理層，還是企事業單位的檔案管理工作人員，都需要強化自身的服務理念。檔案管理工作人員需要將人本思想引入工作流程，以人為本，更好地為職工服務。

2.強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”

強化服務質量，增強服務成效，使得檔案管理中的檔案利用得到更好體現。強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”帶來的不良影響，能夠更好地優化企事業單位檔案管理工作。

具體措施主要在于，首先，企事業單位檔案管理工作人員需要強化檔案的使用方式，規避原有的認知誤區，將安全保密原則與方便利用原則相契合，強化利用方式。檔案管理工作人員可以利用檔案復印副本、電子檔案等不同檔案形式，強化檔案利用效率。還可以采取嚴格審查、簽訂保密協議等一系列方式展現安全保密原則，使檔案使用與安全保密不會發生沖突。

其次，需要積極遏制“路徑依賴”造成的不良影響。無論是企事業單位管理層，還是檔案管理工作人員都需要積極規避檔案管理神秘化、無用化的認知誤區，將檔案管理有用化與檔案利用多元化融入工作流程，破除“路徑依賴”現象帶來的不良效應。

3.強化檔案管理的信息化

“棄檔”現象是目前檔案管理工作中普遍存在的一個問題，究其根本則是管理模式比較落后，管理制度也缺乏科學性和合理性，其中的管理內容無法為開展檔案管理工作提供依據，這樣就導致在管理工作中出現各種各樣的不良情況。隨著我國信息技術的高速發展，為開展檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術和檔案管理相融合，從而促進檔案管理工作向更加現代化和信息化的方向發展。通過利用信息技術能夠加強對各項資源開發和高效應用，使管理人員的工作質量和工作效率大幅度提升。另外，事業單位需要借助信息技術的優勢建立完整的人力資源管理系統，將人員的信息錄入到管理系統當中，從而對工作人員進行統一的管理，不僅能夠實現對人員信息的及時查找和修改，也能夠實現跨地區的信息共享。紙質版的檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發生，有利于促進檔案管理工作更加高效的開展。

結論：

檔案管理是事業單位管理的重要內容，在新時期社會發展的背景下，需要不斷更新理念、創新方法，以期實現檔案管理工作的新發展，在事業單位運營中更好地發揮積極作用。

參考文獻：

[1]陳明華.新形勢下事業單位檔案管理的優化方法研究[J].中國市場，2020（34）：111+113.

[2]唐曄.新時期事業單位檔案管理工作創新思路研究[J].大眾標準化，2019（14）：154+156.

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