新形勢下如何做好企業檔案管理工作

曾霞

摘要：隨著時代的發展，社會的各個領域都與以前有所不同，企業的管理方式也增加了很多，并增加了一些新的文件。目前，企業檔案管理還存在不少問題，對企業地經營和發展起到了一定的制約，企業必須運用有效地方法，提升企業檔案管理工作的水平。

關鍵詞：新形勢;企業檔案管理;解決方案

引言

在企業日常經營活動中，檔案管理不僅在企業管理活動中發揮著重要作用，而且是提高企業核心競爭力的必要條件。隨著經濟社會的不斷發展，越來越多的企業開始重視檔案管理，并開始尋找具體的實施方法。基于此，本文以企業檔案管理為研究對象，分析了檔案管理的重要性，并提出了提升企業檔案管理工作水平的措施，促進企業全面發展。

一、企業檔案管理的重要性

企業檔案管理的質量在一定程度上反映了一個企業的管理水平。在日常的生產經營過程中，企業會根據具體問題的需要，記錄一些歷史數據。例如，在企業發展過程中記錄績效，因此將相關的績效數據存檔。應該做好文件管理工作，以便在以后快速有效地檢索信息。在日常工作中，快速獲取信息，了解企業發展狀況，有助于促進企業未來持續健康發展。在當前社會經濟發展形勢下，在實踐中，需要不斷創新管理理念，引入新的管理方式，確保檔案的完整性和可靠性。此外，企業檔案記錄了企業的各項具體活動，管理人員根據檔案記錄及時總結工作，了解以往發展的不足，總結進一步的發展經驗，制定更科學的發展規劃。

二、提升企業檔案管理水平的有效措施

（1）增強管理意識，重視檔案管理

提高企業檔案管理水平，首先要提高企業檔案管理意識，作為企業管理的重要組成部分。這意味著需要充分認識到管理企業檔案的重要性，并將其融入實際工作中。因此，在企業管理中，管理者首先要樹立企業檔案管理意識，將檔案管理列入具體議程，做好工作準備工作。部門負責人落實工作，逐步形成良好的企業檔案管理機制。其次，企業檔案管理部門的管理者和負責人應積極利用企業社交網絡、文化公告欄等渠道，在內部宣傳企業檔案管理的重要性。也可以結構化，讓員工了解《檔案法》，讓企業全體員工意識到檔案管理的必要性，積極配合企業檔案管理，積極提交和創建相關的必要信息文件。

（2）加大資金投入，完善檔案管理制度

健全的基礎設施是企業檔案順利管理的必要物質條件，而健全的企業檔案管理制度是有效實施企業檔案管理的重要行為標準。因此，需要增加資金投入來構建完善的檔案管理基礎設施來提升企業檔案管理水平。還應該建立一個完善和專業的檔案管理系統，為檔案管理提供相應的標準。完整的檔案管理功能提高了檔案資源的安全性和排序，以便在工作需要時快速檢索和使用。因此，根據《檔案法》的要求，企業必須選擇單獨的倉庫進行檔案存儲，并有恒溫恒濕、殺菌消毒、紅外報警、防盜門、防火等設施，以確保倉庫的安全。此外，配備掃描儀、電腦等現代化設備，不斷完善企業檔案資料。

另一方面，企業需要建立完善的企業檔案管理體系，為檔案管理提供強有力的制度保障。首先，業務領導和部門負責人要明確檔案管理職責，規范并嚴格執行檔案的準備、保管、租借、歸還工作流程。二是建立健全績效考核機制，定期開展檢查考核，不斷提高檔案管理水平。

（3）打造專業管理團隊，提升檔案管理水平

企業文件管理的水平很大程度上取決于管理員的專業知識和管理水平。因此，要提高企業文件管理水平，就需要提高文件管理人員的專業性，使他們能夠系統、專業地管理文件。首先，應提高檔案管理人員的準入條件，對檔案管理專業化提出嚴格要求，為企業引進專業的信息管理人才，方便企業檔案的順利管理。二是定期組建檔案管理部門開展專題培訓活動，使檔案管理人員不斷吸收檔案管理知識，學習與時代發展相適應的先進檔案管理方法，不斷增強檔案管理人員的專業能力，具備操作專業理論。最后，企業必須重視其登記人員的責任，對企業檔案進行保密，并確保企業信息和財產的安全。

（4）資源的有效利用與檔案管理的價值

企業檔案管理歸根結底是為企業的發展做出貢獻，所以不僅要提高企業檔案管理水平，還要注重企業檔案的開發利用，使企業檔案管理發揮真正的作用。同時，企業需要引入或開發適合企業的專用檔案搜索工具，以確保及時有效地訪問，提高企業檔案的服務水平。首先，要明確企業檔案的服務方向，使檔案管理工作緊緊圍繞企業的發展方向和發展目標開展，使檔案管理工作更好地服務于企業。二是適當擴大企業檔案服務范圍，使企業檔案服務社會化、共享化。在有利于企業和社會發展的前提下，為社會其他成員提供一定的檔案服務，實現企業檔案的社會公益，為企業樹立良好的社會形象提供條件。

（5）企業檔案信息化管理的實現

在各種技術不斷創新的今天，向信息化轉型必須以現有技術為基礎。企業要全面開展信息化改革，實現企業檔案管理科學發展，利用信息技術開發管理新模式。首先，企業必須建立完善的檔案信息系統，培養相關人員對新技術的深刻理解，并在實踐中有效運作。二是在現有條件下逐步完善各項基礎設施建設，在檔案管理過程中利用信息管理系統和設備，為檔案管理信息化奠定基礎。最后，使用最新的設備有效整合資源，并使用人工智能進行檔案管理，減少錯誤，促進企業的健康發展。

結語

企業檔案管理是企業發展的基礎。。管理檔案時，需要加大檔案重要性的宣傳力度，讓更多的人了解企業檔案的重要性，提高公眾意識。針對新形勢下的企業檔案管理要及時找到優化的策略，將適合企業的檔案管理模式與企業自身的發展情況相結合，促進企業的健康發展。

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