電子信息技術在電力企業檔案管理中的實踐運用

唐磊

摘要：傳統的人工檔案錄入、分類以及管理模式逐漸被更加現代化的輔助手段所代替，解放人力的同時，也極大程度地提升了工作效率，通過信息化管理模式提升內部檔案管理水準。本文通過分析電子信息技術在電力企業檔案管理中的重要性與優勢，在此基礎上提出了電子信息技術在電力企業當管理當中的實踐應用策略，旨在為相關企業檔案管理人員提供參考建議。

關鍵詞：電力企業;檔案管理;電子信息技術;實踐應用

電子信息技術在很大程度上改變了人們的工作方式與生活模式，其與電力企業檔案管理工作的融合過程也讓該技術得到了進一步深化，簡化電力企業檔案管理流程的同時也提升了檔案管理效率。當代社會充滿競爭，電力企業要想獲得良好發展，一定要利用更加先進的科學技術，提升檔案管理質量，促使電力企業獲得可持續發展。

一、電子信息技術在檔案管理當中的重要性

信息技術的快速進步也讓檔案信息化管理成為了最終重要趨勢。從整個社會的發展情況來看，企業一定要充分重視信息化檔案管理模式的重要性。作為無紙化辦公最重要的組成部分，電子信息技術不僅能夠提升到檔案管理效率，還能強化各項信息數據的實時共享，提升辦公效率。此外，企業檔案管理與信息化模式的融合，還能提升檔案管理工作的快速運算性以及嚴密性，能夠實現數據排列組合，提升資料輸出效率的同時也能改善傳統管理模式存在的各種弊端。

二、利用電子信息技術進行電力企業檔案管理的優勢

（一）延長檔案的保存時間

檔案管理工作與電子信息技術融合，能夠促使傳統的紙質檔案逐漸轉向電子檔案，節省人力物力的同時還能提升檔案質量。

（二）檔案管理工作效率有效提升

在電子信息技術的支撐下，借助計算機平臺，能夠更加快速地收集各項檔案信息，并及時錄入并歸類，減少查詢、核對以及最終統計時間，也能節省工作人員翻閱的總時長。此外，電子信息檔案與傳統的紙質檔案不同，不會占用較多存儲空間，只需在計算機中錄入對應的檔案信息，就能開展實時查詢，對應的管理環節也十分簡單便捷，能夠緩解傳統檔案管理面臨的較大工作壓力，提升檔案管理效率的同時也能讓群眾享受到更加便捷高效的檔案服務。

（三）保證數據共享

在信息技術支持下，單位內部能夠更加方便且快速地使用各項檔案信息，由于檔案管理工作最主要的內容就是整理、存儲以及利用各項檔案信息，因此信息技術的作用不可忽視，能為檔案管理工作的進一步優化提供有力支撐。在現代化檔案管理工作不斷完善的背景下，檔案數據信息對企業可持續發展的重要性也日漸凸現，只有真正發揮檔案真實作用，才能進一步完成檔案信息的共享、讀取等。

三、電子信息技術在電力企業自身的檔案管理工作當中的實踐應用

（一）實現電力企業檔案管理的無紙化與自動化

無紙化辦公為電力企業的檔案管理工作帶來了全新發展機遇，也有著十分重要的地位。例如在傳遞電力企業文件時，利用無紙化辦公能夠實現更加便捷且快速的傳遞目的，也能讓內部的檔案完成快速共享。比如對于內部文件審閱蓋章環節來說，無紙化辦公能夠能夠簡化審閱流程，蓋章環節也不需要經過一級一級審核，可以省去原本的重復蓋章與審閱過程，只需把文件及時輸送到對應負責人的電子郵箱里，就能夠通過電子章代替傳統的蓋章環節。。

（二）實現電力企業檔案高效的儲存與管理

第一，對于電力企業內部文件來說，在實際保管時要根據規律性原則，以需要保存的年限，檔案所屬單位機構、以及開始保管的年度進行劃分。第二，在存儲財務電子文件時，通過光盤存儲電力企業的公司賬簿，當發現存在漏蓋現象時，就能及時進行申報。在正式存檔之前要仔細核對電子簽名檔、名稱、名號等，方便日后查詢。第三，由于電力企業的特殊性，其涉及的基建業務以及設備都會時常更新，因此加快檔案的更新有著十分重要的現實意義。工作人員一定要定期掃描以及備份這些經常發生變動但是又十分重要的內部資料。第四，嚴格把控檔案的保管歸口，保證不會存在較大的干擾磁場。第五，電力企業涉及的辦公文件數量繁多，如果處理不夠及時，會對文件的安全性造成影響。而利用信息技術進行存儲，能夠充分發揮信息技術的實際價值，有關人員可以借助計算機信息技術隨時調取光盤文檔資料等。

（三）加強多元技術檔案管理

第一，合力借助多媒體技術，在開展檔案信息化管理建設時，工作人員可以通過多媒體技術處理檔案內部的聲音、圖片以及文字等，也能充分發揮多媒體的實際價值，完成影像檔案檢索、全文檢索等。第二，合理應用信息存儲手段。在信息技術支撐下，檔案存儲技術也獲得了長遠發展，很多存儲技術也應運而生，例如光盤技術、縮微技術、磁存儲技術等，這些技術的出現可以最大限度保障信息安全，提升存儲效率的同時也能滿足電力企業檔案交互信息的存儲需求。第三，充分利用條碼技術。在檔案管理過程中，條碼技術也是較為新型且方便的一種技術手段，能夠發揮數據讀取方面的實際價值。工作人員僅需通過掃描器掃描對應的檔案條碼，就能完全顯示檔案的保管時間期限以及詳細簡介的。

（四）加強員工培訓，提高檔案管理能力

首先，檔案部門一定要充分發揮帶頭作用，積極舉辦檔案管理的專題培訓，加大工作人員的培訓力度，提升檔案管理水平與綜合素質。其次，各企業內部的檔案管理部門也要加強交流，企業要定期指派優秀的管理人員前往其他企業學習，交流經驗，給予指導與培訓。最后，企業還可以輸送檔案管理人員前往檔案單位積極學習，掌握更加豐富的檔案管理經驗，為電力企業的檔案管理工作提供有力支撐。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作與信息技術的融合是時代發展的基本需求，在檔案管理工作中融入信息技術，能夠完成數據共享，提升檔案管理效率的同時，也能延長檔案的最終保存時間，保證完整性。因此各單位一定要積極創建信息化檔案管理制度，完善現有的檔案管理系統，不斷優化內部運行功能，滿足現代化檔案管理的實際需求，提升檔案管理質量與效率。

參考文獻

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