計算機技術在辦公自動化中的應用探究

李玉琦

摘要：在計算機技術飛速發(fā)展中，在各領域中運用廣泛，對提升社會生產(chǎn)力做出了巨大貢獻。將計算機技術運用到企事業(yè)單位中，有利于推動辦公自動化，提升辦公效率。本文首先對辦公自動化進行簡單概述，然后探討計算機技術在辦公自動化中發(fā)揮的作用，最后提出辦公自動化中計算機技術具體應用，希望能夠給相關人員提供參考。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用 中圖分類號：A ?文獻標識碼：A ?文章編號：（2021）-23-335

身處信息化時代中，無論是政府機構(gòu)、事業(yè)單位，還是企業(yè)在日常辦公過程中，所接觸到的信息數(shù)量增多，也給信息數(shù)據(jù)處理、存儲與分析提出了更高的要求。而辦公系統(tǒng)中使用計算機技術，能夠推動辦公自動化發(fā)展，能夠優(yōu)化辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，促進辦公室整體工作效率提升，有利于提升對信息的利用率。基于此，加強對計算機技術在辦公自動化中運用的研究具有十分現(xiàn)實的意義。

1辦公自動化概述

辦公自動化是以計算機技術為基礎的新型辦公模式，是企業(yè)（單位）借助于先進的技術，對有關信息資源進行合理分配，切實保證辦公效率，為決策層、管理層提供依據(jù)，發(fā)揮辦公效益。辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)對相關辦公信息的收集與處理過程，能夠借助于先進科學技術形成一種綜合性的辦公模式。

辦公自動化具有以下幾個方面的特點：第一，智能化特點。利用計算機技術幫助辦公人員處理公文內(nèi)容，起到輔助決策的作用，便于辦公人員快速處理日常事務，為各項工作順利開展提供智能化幫助;第二，多媒體特點。利用多媒體系統(tǒng)，能夠幫助辦公人員對文字、圖像、表格、音視頻資料等進行快速處理;第三，集成化特點。利用計算機硬件、網(wǎng)絡軟件等，將辦公作為一個整體的系統(tǒng)，還能夠形成全面且開放的系統(tǒng)，提升了辦公系統(tǒng)的集成化。

2計算機技術在辦公自動化中運用的意義

2.1 有利于節(jié)約辦公成本

傳統(tǒng)辦公模式下，主要是借助于人工進行相關信息數(shù)據(jù)處理，但隨著信息化時代到來，日常辦公信息數(shù)據(jù)不斷增多，人工處理信息處理的方式已經(jīng)不能滿足相關需求，加上個人精力有限，企業(yè)不得不引入更多的人力資源，無疑會增加辦公的成本。另外，在人工操作中會存在很多人為因素干擾，導致操作失誤。而利用計算機技術，很多日常辦公工作可以交給計算機進行，能夠大大解放人工，降低人力資源成本，也避免由于人為因素給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失。

2.2 有利于提升整體辦公效率

利用計算機技術推動辦公自動化進程，能夠讓整個辦公流程更加簡化，促進整體辦公效率提升。機關單位或企業(yè)能夠根據(jù)自身工作需要，對辦公模式、辦公管理制度等做出有效調(diào)整，借助于計算機技術讓各項辦公制度更加科學合理化，促進整體辦公管理水平的提升。

3計算機技術在辦公自動化中的有效應用

3.1 在文檔自動化管理中的有效應用

文檔管理作為辦公室中重要的業(yè)務，通過計算機技術能夠?qū)崿F(xiàn)文檔自動管理，利用計算機程序?qū)﹄娮游募M行直接操作，簡化了紙質(zhì)文件的傳遞過程，能夠大大節(jié)約辦公的時間和成本。另外，通過計算機程序，用戶可以對工作流程自定義，能夠?qū)崿F(xiàn)對相關文件接收、瀏覽以及批復痕跡的自動記錄。具體來說，當計算機接收到電子文件時，能夠?qū)ξ募M行登記，并自動發(fā)送到承接處加以批閱，批閱后的文件能夠進行自動歸檔，為后期調(diào)閱提供方便。整個過程中，為了保證文檔信息安全性，可以設置一定權(quán)限。利用計算機技術，將辦公中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，能夠推動檔案文件數(shù)字化發(fā)展，讓文檔使用率更高。在單位或企業(yè)新員工培訓環(huán)節(jié)中，辦公室管理人員可以通過給新入職員工身份、口令，賦予其正常登錄辦公系統(tǒng)的權(quán)限，幫助其更好的了解單位發(fā)展歷程、文化以及制度等，能夠降低辦公難度，還能夠盡快的增強新入職員工對企業(yè)的認同感，讓其更快的了解相關內(nèi)容。

3.2 在信息發(fā)布中的有效應用

在辦公自動化體系逐漸成熟下，企事業(yè)單位紛紛加入了無紙化辦公的行列。在將具體實施過程中，往往需要建立內(nèi)部電子信息交流平臺，為內(nèi)部員工協(xié)調(diào)交流等提供幫助。例如，很多企業(yè)會創(chuàng)辦電子刊物、電子論壇、公眾號，或者會通過電子公告方式下發(fā)相關信息，及時將企業(yè)通知、規(guī)章制度、政策等內(nèi)容傳遞給員工，便于基層員工能夠及時了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。同時，借助于信息平臺，員工還可以發(fā)表自己個人感受、對企業(yè)發(fā)展的一些建議等，便于企業(yè)管理者能夠及時了解基層員工的心理，掌握員工生活、工作中可能遇到的問題，為企業(yè)內(nèi)部溝通提供便利。利用信息發(fā)布平臺，不僅需要對企業(yè)內(nèi)部信息資源進行發(fā)布，同時還可以對一些國家政策、法律、時事熱點等數(shù)據(jù)進行共享，通過對信息發(fā)布平臺的管理，強化企業(yè)和外部的交流。在辦公系統(tǒng)中，相關人員可以通過信息平臺搜索相關資料，為遠程辦公提供便利。

3.3在辦公自動化處理中的有效應用

目前，辦公自動化包括文件處理、數(shù)據(jù)管理、表格圖形處理、網(wǎng)絡通信等幾個方面的內(nèi)容。第一，在數(shù)據(jù)管理方面，借助于計算機技術能夠?qū)崿F(xiàn)對相關數(shù)據(jù)的定量化分析，為辦公現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎。信息處理作為辦公室工作重要任務，信息化時代下每時每刻都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，通過計算機數(shù)據(jù)管理中心，實現(xiàn)對相關數(shù)據(jù)的處理過程，保證數(shù)據(jù)獨立性、完整性、一致性，為企業(yè)決策層提供依據(jù);第二，文字處理方面，利用計算機辦公軟件可以對相關文字信息直接處理，包括在線編輯、修改、版式設計等，讓文字更加簡潔，辦公效率也能夠得以提升;第三，圖形圖像處理。借助于相關的軟件，能夠得到更為清晰的圖形圖像，包括照片、圖像、印章等處理工作;第四，在網(wǎng)絡通信方面。在辦公自動化體系中，網(wǎng)絡通信技術作為核心技術，能夠促進單位（企業(yè)）內(nèi)部之間的溝通，有利于內(nèi)部各項資源的有效利用，還能夠與外界構(gòu)建良好的聯(lián)系。借助于網(wǎng)絡通信技術，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程辦公、遠程電話會議、視頻會議等，幫助領導者快速了解會議實際情況，以便于對企業(yè)未來發(fā)展做出更加科學的決策。

4總結(jié)

通過上述分析可知，現(xiàn)代化發(fā)展過程中，企業(yè)事業(yè)單位辦公業(yè)務更多，在日常辦公過程中往往需要處理更多復雜的信息，傳統(tǒng)人工信息處理技術無法滿足當下辦公需求。而計算機技術的引入，逐漸推動形成辦公自動化模式，其不僅能夠有效提升整體辦公效率，降低辦公成本，同時還能夠營造出一個良好的辦公氛圍切實提升單位整體辦公質(zhì)量，促進其綜合競爭力提高。

參考文獻

[1]于曉麗.分析計算機技術在辦公自動化中的應用探索[J].工程與管理科學.2020，12（9）：122-124.

[2]彭晨陽.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用[J].技術與市場.2020，15（2）：41-43.

[3]鄭直.辦公自動化中計算機信息處理技術的應用[J].信息系統(tǒng)工程.2020，10（13）：87-88.