企業行政管理的問題與對策研究

金美

【摘 要】在企業當中不僅需要具有領導能力的老板，具有上進精神的員工，同時各部門的作用也非常重要。眾所周知，行政部門是一個企業的核心，圍繞著公司的整體工作模式而運轉。是一個必不可少的公司構成部分。其不僅是需要改進自己的部門狀況，同時也需要做好各部門之間的溝通交流工作。現下企業行政部門當中也存在不少問題。本文通過闡述行政部門的重要性和問題，并提出有效的解決策略來提高行政部門的效率與能力。

【關鍵詞】企業;行政部門;解決策略

隨著新時代的到來，社會的飛速發展，一個企業對行政部門的作用應該重視起來。行政管理工作包括企業事務規劃，員工事務處理等方面。隨著對行政部門的問題的探討的深入，許多企業紛紛整頓行政部門來改進企業的總體情況。因為都知道擁有一個好的行政部門會使企業擁有更好的風氣和實力。同時通過對行政部門的整理也能及時發現企業的其他問題，利于變通。

一、企業行政管理當中的問題

（一）工作力度不夠，不注重關系協調

在飛速發展的大時代當中，每天都有許多上班族在寫字樓里為自己的事業所工作。時間一長，自然是心里有許多意見，這個時候，如果沒有行政部門注重員工們的內心情緒，沒有做到把老板的各項指令和意思準確的傳達到每個員工的話，勢必會造成誤會。一些小誤會到還好，但是大誤會就會造成不可預料的后果。還有許多部門之間也需要及時、良好的溝通。不然就會在根本上產生更多、更大的分歧，嚴重的甚至會影響到企業的分裂問題。所以關系協調與溝通是非常重要的。

另外，許多企業在行政管理上并未上多少心，不明白其重要性，認為可有可無。造成前期投入力度不足，最后也沒有得到理想中的結果的問題。

（二）管理作風存在問題

在不少企業的行政管理部門當中，不良風氣影響著其發展。不少人以有關系，有親戚等為榮，認為在部門當中靠的是人際關系，而不是實力與辦事能力。這就造成了許多企業內形成了所謂的的“利益鏈”，養成了奢靡，攀關系等不良風氣。這也是行政部門出現越來越多問題的原因之一。并且許多部門負責人也秉承著事不關己高高掛起的觀念只管好自己的部門，不管其他。這些都是不利于一個企業的發展的。

二、企業行政管理問題的對策

（一）建立好的制度，加強企業文化建設

一個企業想要成功，那么建立和完善符合實際情況的工作制度是必要的，并且要充分考慮到企業和員工的利益來制定，不可以盲目照搬。也要做到能讓各部門及其員工能發表代表自己個人真實的言論與建議。同時也要注意在這些建議當中采取合理的部分，這樣才能在企業的發展過程中及時做出調整與完善，使制度更加合理和被接受，使公司發展的基石更加穩定，這樣就給企業的發展打好了基石。比如可以每月開設員工表彰大會，對當月表現得好的員工給予獎勵，提高大家積極性;還可以開設老板信箱，每個人都可以把自己的想法寫在紙上，再放在信箱當中，讓老板直接能拿到，能看到大家的意見，做出決斷。

另外重視企業的文化建設也是必要的，企業的文化是一張需要重視的對外的無形的招牌。注重企業形象建設包括：物質形象和精神形象。物質形象包括設備，服務，室內環境建設等。好的文化建設只會帶來更多的合作伙伴。企業進行文化建設時可以采取以下方式：進行社會主義核心價值觀、企業精神、企業道德等等教育，令企業內充滿團結友愛，公平競爭的風氣。令員工熟記員工行為準則和員工手冊。還可以每幾個月就組織員工進行團建，開展團建活動可以拉近大家的關系，愉悅大家的身心，緩解大家的疲勞。還可以在節日的時候進行福利物資組織與發放等。這些有利于企業內形成一個互幫互助，團結友愛的工作氛圍。一旦氛圍有了之后，大家的工作會更加得心應手。試問，誰會想在一家冷冰冰、沒有人情味的企業里工作呢。行政管理部門還可以在業務合作中，適時提醒經理并根據經理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或就餐等，也不要忘了和合作客戶進行適當的聚餐。以促進彼此的了解與進一步的合作。

（二）加強企業上下溝通 提高員工能力

部門不應該忽視溝通方面的問題，部門在了解企業的日常動態中。在傳達上級的工作和指令的時候。應該做到耐心、細心。與人溝通是一件不容易的事，但是人們終其一生都在與人交流。部門應該學會交流溝通中的藝術。準確了解上級的命令、再做好向其他部門和下級傳達指令的準備。用真誠，耐心的態度與其他部門人員進行深入講解，能在第一時間了解到大家的困惑與難處，并及時有效的整理反饋給上司，有效地幫助上級更好的知道下級的問題，從而推進企業的發展。在日常的工作中，行政部門更要注意與其它部門和同事的之間的合作，大家溝通之間可以這樣做：日常事務與公司各部門之間多進行溝通，能夠互相提供有利，及時的信息幫助其完成工作。同時也要注意傳達信息時的準確性，避免傳達錯誤信息，出了狀況之后，各部門推卸責任的情況出現。在平時部門交接當中可以落實到書面上，可以交接的時候簽訂交接書，署上負責人的名字。這樣有利于后期事故發生之后的解決。大家可以建立一個協調交流平臺，把存在和感到困惑的問題擺出來統一解決。在面對合作伙伴和客戶時溝通要注意：一定要提前準備功課，了解對方的來意和籌碼，并及時做出應對的對策。此外，在與合作伙伴和客戶的溝通中，部門要注意展示出的是謙虛，真誠的態度，不要以貌取人。在利益的談判中，要以公司的利益為大局。

同時，企業要注意對員工能力的提升。可以通過員工每個月的工作完成情況來進行評估，評估其工作效率，從而發現優秀員工，有利于公司更好的發展。考核范圍為公司全部員工。標準是通過各個方面來觀察員工的各項工作能力，使員工了解自己的工作表現中還有哪些不足，從而獲得新的工作動力。也使員工敢于在老板面前說出自己真實的想法。考試形式，考試時間都應做好充足的調整才開展。以工作崗位完成情況為主要依據，堅持客觀與實際結合，聽取其他工作人員的意見。考核可采取民主評議，同事之間互相匿名評議，上下級評議等，從而使員工的能力能有效提升。

（三）明確崗位職責，注意信息收集與整理

在企業行政部門里的員工應該明其責。做好自己的本職工作。在業余時間提升自己的工作能力。日常企業工作事務管理包括企業日常事務的規劃，以及關于年會等大型員工活動的計劃安排、對員工的薪資管理，離職后處理等方面的管理工作;辦公物品管理包括對各大辦公室里的物品的擺放，護理等;書面資料管理最常見的有檔案管理、書刊管理等;會議管理也是行政部門最應該重視的管理之一，每個會議都有自己的意義，在會前應該提前做詳細準備。其他事務視具體情況而定。另外文件制發后應將文件內容傳達到相應的相關部門和有關人員，并給予督促。文件應該先分類整理再按要求進行歸檔，公司內部檔案原則上以半年為周期進行歸檔。公司檔案管理的原則是：統一領導，分類管理以維護檔案的完整與安全，便于公司在對檔案有需要的時候以最高效率調出。另外，辦公設備的日常保養與故障維修也需要重視。也要保障企業生態環境建設合格，綠化等方面合格;企業員工食堂、宿舍的日常管理;維持企業基礎設備的正常運行及相關設施維修;企業日常安全保衛及消防管理，確保每個工作都有專人來把控，落實到個人上;每項工作都有精準的記錄。

其次，信息的收集與整理都很重要。注重信息的收集和整理，可采用采集的方法，如報刊、圖書、文獻等的訂閱和購買;索取，如內部出版的報刊、圖書資料等;交換，如通報、通信與同內外同行交流等;以及現場調查，如參觀訪問、參加會議、技術交流、專題調查等。此外，還可采用定局博覽式、偶然捕捉式、專題匯集式以及綜合分析等多種方法來收集信息。并及時提供給管理者，利于管理者及時地做出對外界的判斷。信息包括內部信息和外部信息，外部信息具體包括：國家相關政策法規;社會習慣、風俗、時尚變化，人流數量的增長等的變化;競爭企業信息;科學技術發展信息;突發事件等。這些都是隨時在變化著的信息。內部信息具體包括財務狀況;生產狀況;產銷狀況;采購、庫存信息;設備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員不僅需要時刻弄清楚公司內部的變化，同時也需要關注公司以外部分的變化。了解這個世界在變化，才能收集不斷變化著的信息。

三、結束語

企業的發展是需要穩步前進的，如果一味地追求一蹴而就的話就會出現拔苗助長的效果。做好行政管理工作是一個企業必備的。行政部門的能力也是要求企業對市場需要有一個敏銳的洞察力，時刻更新自己的技術和運營設備，并且掌握新的技術來面對市場的挑戰。并且要記得教給員工誠實是最好的東西的經營理念，誠實永遠是一個人最珍貴的東西。正所謂"君子坦蕩蕩"，守信才被人信。做好品質的經營比什么都重要。

【參考文獻】

[1]黃春雷.企業行政管理的問題與對策研究[J].大眾投資指南，2020（09）：64-65.

[2]郝青.企業行政管理的問題與對策研究[J].企業科技與發展，2020（01）：222-223.