新時期企業辦公室文秘工作對策

徐瀟 王巍威 張明

摘要：現階段，我國的辦公室業務越來越迅速，在諸多的企業、機構當中，辦公室需要承擔種類多、數量大的工作，所以通常辦公室處在整個企業或機構的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對相應的規則制度進行遵守，還需要聽從上級的命令與要求，以及對下層工作人員的各方面情況進行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業內部擔任事務處理工作，其還需要具有優秀的調節能力以及溝通能力，因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質量，以促使企業、單位能夠持續處于穩定的運行和發展的狀態。

關鍵詞：新時期;企業辦公室;文秘工作對策

引言

辦公室文秘工作是企業運營管理與策劃發展的核心窗口，在新時代企業創新發展的道路上發揮著關鍵性的助力作用。為了在當前高速發展的新常態下更加充分地發揮辦公室文秘的重要作用，本文首先簡單概述了辦公室文秘綜合管理工作，然后在分析企。

1企業辦公室文秘綜合管理工作的重要性

辦公室是企業運營發展過程中的一個非常重要的樞紐，在企業的提質增效、高質量發展方面發揮著極其重要的推動作用。尤其是在當前市場經濟競爭日益激烈、企業趨于多元化發展的新時代，企業辦公室文秘的綜合管理工作的重要性更加凸顯。一方面高效的辦公室文秘綜合管理工作可以將上下級之間的工作緊密地聯系在一起，使上級領導能夠全面、深入地了解下級職工的意見和建議，為做出下一步的工作計劃和決策提供重要的參考依據，在符合“民意”的前提下更好地提高工作效率;另一方面辦公室文秘綜合管理工作還可以有效促進企業內部各個部門之間的協調與高效合作，促進各個部門之間各項交叉工作的合理分工與責任落實，從而全面提升企業各項工作的效率。此外，企業辦公室文秘人員還負責與合作單位進行友好交流與洽談，有效促進企業之間的友善合作與共同發展。

2有效措施分析

2.1強化培訓，并建立完善的工作制度

企業辦公室的負責人要加強文秘人員的培訓，結合辦公室內部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業技術培訓和管理培訓。結合文秘人員培訓的需求，制定年度文秘培訓計劃，并制定文秘培訓方案。將文秘人員的培訓資金納入部門的年度預算當中，給文秘人員培訓的內容，主要是提高文秘人員的心理素質、動手能力、綜合管理能力以及應急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發情況。提升文秘人員的語言表達能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業性的協作培訓和語言溝通培訓，增強文秘工作者人際關系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業形象。此外，辦公室主任還應組織部門的員工完善公司內部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學的制度來規范文秘的工作行為。在部門內部建立文秘工作的職業道德規范，要求文秘人員嚴格管理自身行為，提高自身職業素養，保證文秘工作者可以嚴格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓機制，以此來提升文秘人員綜合素養能力。

2.2建立獎懲機制

辦公室要結合實際的行政管理工作狀況，有針對性地設計獎懲機制來提高文秘工作者工作積極性，以實現激勵員工的目的。辦公室制定的獎勵管理制度，要對積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎勵，以及在行政工作上做出重大貢獻的人員，給予一定的年度獎金激勵和精神獎勵，可以給員工頒發優秀工作者稱號，以此來激勵全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎勵機制尤其是在公司內部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵機制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質量完成任務的員工頒發優秀獎，可以給員工發放現金獎，發放辦公用品和生活用品以及提高員工的績效工資。

2.3提升文秘人員的服務意識

公司的辦公室要培養文秘人員服務大局的意識，以促使文秘工作者積極主動地為企業提供服務，為全體領導提供文案寫作服務。文秘工作者為公司的高層領導人提供充足的信息資料，尤其是在開展重大會議前期要做好充分的會務準備工作。此外，文秘人員要監督公司各項制度的落實情況，將制度的執行情況如實地反映給公司的高層領導人員。因而，辦公室主任要積極地提升文秘工作人員的服務意識，此外，文秘人員自身需要積極地創新工作方式、工作模式，提升文案寫作工作的效率。

2.4協助領導開展工作

公司內部的秘書為多位領導服務，主要是協助領導開展各類工作，為傳達領導的決策意圖，以及落實領導所制定的管理政策，協助高層領導人員參加會議和簽訂合同的各項工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保證制定的管理制度、政策文件可以快速傳達給各業務部門，各下屬公司提供行政管理信息，促進信息可以在各部門之間進行流動傳輸。

2.5科學規范地撰寫工作總結

文秘人員撰寫工作總結是文秘工作中的一項重要工作。當前文秘人員要深入總結工作中存在的問題和不足之處，通過對比分析、差異性分析，將在工作中總結出來的創新點和經驗，寫在工作總結內容上。通過每月堅持寫工作總結來提升自身的寫作能力，此外，可以快速完成領導交辦的各類寫作任務。

2.6強化與各部門之間的聯系

文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關系，企業各部門為了實現自身部門的利益，通常會與辦公室產生一些糾紛和矛盾。在執行公司的管理政策時由于政策的部分內容會影響到業務部門工作的開展，以及影響到業務部門部分人員的個人利益，進而會導致業務人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業務人員進行充分溝通，加強與業務人員之間的協作，避免在執行公司的政策制度時產生扯皮現象。創新是一個企業發展的重要動力之一，文秘工作并非按部就班完成各項任務即可，而是非常有必要在思想上以及行為上積極進行創新，以探索、尋找和確認更加先進、更加高效的工作方法，從而促使辦公室整體的工作效率和工作質量得到提升。為了能夠有效對文秘工作人員的創新意識進行激發，可以采用如下措施：首先，鼓勵文秘工作人員積極對辦公意識和辦公行為進行改革和創新，對上下級之間的溝通方法進行不斷完善，積極創建具有創新意識的工作環境;其次，領導者應對自身所具有的帶頭作用進行充分發揮，在辦公室工作中有效融入創新理念，將創新意識深入至文秘工作人員的工作思想之中。

結語

辦公室工作對于企業管理來說是一項十分重要的工作內容，文秘工作人員的工作質量和效率能夠對辦公室工作的開展情況產生重要影響。在本文中提出了幾點關于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。

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