提升高校辦公室工作水平的若干思考

楊慶華

摘 要：改革開放進入新時代后，我國的經濟政治文化在日新月異的變化間，給高校提供了極佳的環境和條件，推動了高校的不斷發展。與此同時，各大高校所面對的挑戰也日益增多。而在高校的壯大過程中辦公室作為高校行政管理的辦事機構起到的更是統籌優化、綜合管理的重要作用，其工作水平直接影響到高校的發展速度和發展質量。所以為了進一步滿足社會對高校辦學規模、辦學質量的要求，就必須要發現并解決出現在高校辦公室工作中的問題。本文就高校辦公室工作存在的相關問題進行簡要分析概述，以供參考。

關鍵詞：高校辦公室；工作水平；存在的問題；解決方式

高校作為培養人才，為社會各行業輸送高質量精英的場所，其發展質量與發展水平關乎國家整體命運。高校發展是一個涉及諸多主體，包涵無數環節的復雜且龐大的行政管理體系。在這個體系中高校辦公室就像是中樞神經一樣的存在，管理的事物繁雜卻重要，擔負著信息管理、綜合協調、督查督辦、參謀助手、對外聯絡以及對諸多日常事務的管理與服務工作。可見高校辦公室的作用之重要。尤其是在當代中西方文化加錯復雜，一些消極思想趁虛混淆視聽的情況下，如何打造一個符合時代要求的高校辦公室，如何不斷促使辦公室改革創新，提升工作水平，是高校實現科學可持續發展的重點環節。

1 高校辦公室工作中存在的問題

存在于高校辦公室工作中的問題嚴重影響了辦公室的工作效率和工作質量，不可避免地造成了資源的浪費。所以在承認高校辦公室的積極作用和重大意義的同時，也必須找出影響辦公室工作水平提高的負面因素，才能更具針對性地加以解決。

1.對高校辦公室工作職能定位有偏差

高校辦公室的工作相比其他部門具有更強的原則性、事務性和綜合性，所服務的對象和負責的領域也更加廣泛。同時一切工作的出發點和落腳點都是更好地為全體師生服務，為了做到這一點高校辦公室的管轄面不斷延伸，但是工作質量和師生滿意度卻不見提高。這是因為辦公室扮演的角色不但是服務者，也是決策輔助者和綜合協調者，總之不應當處于被日常瑣碎事物困擾的低水平狀態。

但是在實際的工作過程中，隨著高效辦公室規模的不斷壯大，人數的不斷增加，卻出現辦公室工作職能定位發生偏差，職責范圍界定愈發模糊的現象。在工作中經常出現一些急待解決的問題卻久拖不決；本應細致掌握的各類信息卻知之甚少，無法幫助高校領導層做出正確決定的情況；清晰的工作職責變得模糊，部門之間的工作范圍發生重疊。同時由于辦公室工作負擔的增加，也令部分人員無法細致周到地處理師生在工作學習中遇到的麻煩。

2.對辦公室工作的重要性認識不到位

高校辦公室直接承擔著對于國家各項政策制度學習傳達，以及把好信息檔案整合，獲得第一手資料，監督其他部門工作的重要職責。因此日常的工作總是圍繞著一定的信息展開，而這些繁重復雜的細節性工作，卻極大地降低了工作人員的積極性，逐漸令他們忘記了辦公室工作背后的重要意義。

辦公室工作人員一直以“對一時不如少一事”的隨意性心理對待辦公室工作，就會令上級的計劃無法落到實處，各部門之間的矛盾愈發尖銳，相互推諉現象不斷出現。倘若這種情況得不到及時的處理，就會極大地降低工作效率，增加工作成本，嚴重阻礙高校的發展道路。

3.辦公室工作人員的整體工作素質不高

辦公室人員不斷增加導致的另一個問題就是辦公室工作人員的整體素質不高。主要表現為一些辦公室工作人員的思想觀念并未得到及時的更新，仍舊停留在傳統的管理思維之中，仍舊以傳統的低效的辦公手段處理工作，仍舊固守在自己的范圍內，不與其他部門進行溝通聯系，從而浪費了許多不必要的時間和資源。同時一部分工作人員的工作只是停留在表面無法對信息進行深入挖掘，無法對現有的模式進行創新，所以對于日益增多的，難度不斷提高的工作心有余而力不足。這樣的工作模式已經不適宜于當前信息時代高效多層次辦學的要求。

2 高校辦公室工作水平不斷提高的措施

以上所說的就是存在于高校辦公室工作中的問題，要解決這些問題，提高辦公室的工作水平，推動高校的發展適應時代的要求，就要采取一系列的措施，不斷強化辦公室工作人員的學習、效率、服務等意識，提高辦公室工作人員綜合協調、信息整合掌控等多種能力。具體方法如下。

1.提高辦公室工作人員的專業素質

素質的提高是辦公室工作有序高效開展的第一步，因此高校要強化辦公室工作人員的學習意識和創新意識。

所以高校應當對辦公室人員進行定期的教育培訓，不僅要令辦公室的每位工作人員都能夠利用互聯網和新興的技術進行日常工作，提高工作效率，還要不斷增強大家的組織協調能力和文字表達能力，提高工作質量。同時鼓勵辦公室的工作人員進行日常工作方式的創新，主動在繁瑣重復的工作中尋找規律、總結經驗，并傳授給辦公室的其他人，使得辦公室的專業素質得到不斷提高。除此之外還要組織辦公室的工作人員走出去，去其他部門、其他院校進行學習，吸收他們工作中的有益方法并應用于自身的工作中，以此帶動辦公室工作水平的提高，從而更好地服務于高校的發展。

2.轉變辦公室工作人員的思維觀念

思維決定行為，行為影響質量，因此高校提升辦公室工作水平的第二步就是要轉變工作人員的思維觀念，強化工作人員的大局意識、效率意識和服務意識。

為此高校要帶領辦公室所有的工作人員學習國家的方針政策，研究國家及有關部門的法律法規，在嚴格保證辦公室工作行為規范性的基礎上，發現存在于政策制度中的機遇，從而變被動辦事為主動謀事，變滯后管理為超前服務。還要轉變辦公室工作人員的工作方式，尤其是辦公室領導者的工作方式，要求其在注重細節的同時，將自己置身于全局之上，從整體上進行各項資源和各個部門的優化配置，并能想其他人所不能想，真正發揮出辦公室應有的作用。另外辦公室工作人員還要擺正自己的位置，做好思想定位，將工作真正落腳到為全體師生服務的基礎上。

3.建立健全相應的辦公室管理機制

高校提升辦公室工作水平還要在以人為本的管理下建立并完善相關的管理機制，涵蓋人才聘用，人才選拔，工資報酬，獎金福利等多個方面。

既要有一個整體的制度規范工作的標準化和規范化，令辦公室每個工作人員的每項工作都有章可循，有據可依。還要有一個相對公平公正的競爭環境和科學合理的獎懲制度，并將辦公室內每位工作人員的獎懲情況，獎懲原因盡可能地透明清晰地顯示出來。以此令工作人員真正體會到公平公正，然后心甘情愿做奉獻并最大程度地挖掘自身內外潛力，從而提高自身工作質量和工作效率。此外，還要建立辦公室工作責任制，促使大家自覺承擔相應責任，不推諉，不逃避。

3 總結

高校辦公室工作的重要程度在時代的發展中愈發凸現，尤其是在當今這個風險與挑戰并存的時期。實現高校的長遠發展就要重視辦公室工作質量，從根本上提升辦公室的工作水平。而言做到這一點就需要高校不斷將高素質人才吸收到辦公室隊伍中，就需要辦公室工作人員不斷提高自身素質。唯有高校上下一起努力，針對時代的不同需求及時調整發展方式，才能更好地應對接下來更多的挑戰，實現高校的長遠發展。

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