文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王金蘭

摘要：無論是企業(yè)還是單位，都需要做好文書檔案的管理工作。由于這些資料比較重要，種類繁多，其中涉及到了一些業(yè)務(wù)、人事變化、企業(yè)單位發(fā)展等多種信息，是各項(xiàng)管理工作開展過程中的主要依據(jù)。這也就給相關(guān)的管理人員提出了更高的要求。所以，在合理妥善保存的同時(shí)，管理人員還要總結(jié)文書檔案管理工作的不足，看到現(xiàn)代社會(huì)的需求，基于此創(chuàng)新管理工作，總結(jié)出適合新時(shí)期發(fā)展的、高效率的管理方式，否則就會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展。本文將深入的分析文書檔案管理工作中的創(chuàng)新方式。

關(guān)鍵詞：文書檔案：管理創(chuàng)新;策略分析

前言：文書檔案的價(jià)值是不言而喻的，而在新時(shí)期，由于檔案信息量的增加，種類的多樣化等，都給管理人員帶來了極大的挑戰(zhàn)。所以為了做好這項(xiàng)管理工作，充分的發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，企業(yè)要重視文書檔案的管理，并通過創(chuàng)新工作方式來提高管理效率。

一、文書檔案管理工作的不足

（一）缺少專業(yè)的管理人員

雖然當(dāng)前的文書檔案管理工作正在朝著信息化的方向邁進(jìn)，但相關(guān)的管理人員卻不能勝任這項(xiàng)工作。部分管理人員甚至沒有掌握專業(yè)的文書管理知識(shí)以及相關(guān)的技能，也不熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)辦公軟件。同時(shí)，專門負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員數(shù)量比較少、對(duì)于這項(xiàng)管理工作的重視度不高，所以工作過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些疏漏，影響到檔案內(nèi)容的真實(shí)性。在這種情況下，也就無法有效的提升文書檔案管理的工作效率。

（二）重視度低

一些領(lǐng)導(dǎo)人員并不重視文書檔案管理工作，為這項(xiàng)工作的技術(shù)含量低、不能幫助企業(yè)增加實(shí)際收益，也不能針對(duì)這項(xiàng)文書檔案管理工作投入足夠的資金、引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，等等。在缺少重視度的情況下，相關(guān)的管理人員自然而然的就不會(huì)重視這項(xiàng)工作，在工作時(shí)也就不能盡心盡責(zé)。[1]

（三）管理制度不完善

當(dāng)前，一些企業(yè)的文書檔案管理工作不夠有序，這與相關(guān)的管理制度不完善有一定的聯(lián)系。由于沒有明確的細(xì)化相關(guān)的管理程序，這就會(huì)出現(xiàn)一些管理上的麻煩。例如：放在檔案室中的一些檔案文件沒有有序的分類、沒有及時(shí)的進(jìn)行數(shù)字化的錄入、沒有及時(shí)記錄放置文件的時(shí)間、人員等。在出現(xiàn)問題后也不能快速的找到相關(guān)的責(zé)任人，這就會(huì)給各項(xiàng)工作的開展帶來影響。

二、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）分類管理、電子化保存

第一，要完善當(dāng)前的管理制度，細(xì)化具體的管理流程。這個(gè)過程，必須要重視檔案管理的分類工作，提出完善的分類管理流程。只有做好科學(xué)的分類才能夠幫助人們快速的調(diào)用或是查看。由于各部門在發(fā)展的過程中產(chǎn)生的文書檔案比較多，所以管理人員的管理分類要更加細(xì)致。

例如：傳統(tǒng)的分類方式一般都是按年限分類的。但在部門比較多內(nèi)容比較雜的情況下，要做到進(jìn)一步的分類。如果是董事會(huì)的文書檔案，那么可以細(xì)致的劃分為董事會(huì)的決策、股票、會(huì)議等不同的類別。這種分類保存的方式，能夠理清公司內(nèi)部的結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的明確性。

第二，要在紙質(zhì)保存的基礎(chǔ)上，引入電子檔案保存的方式。否則一旦紙質(zhì)文件被損毀，那么要想恢復(fù)或者查找就變得異常困難。要引入先進(jìn)的電子掃描設(shè)備，這樣才能夠減少信息轉(zhuǎn)化的誤差，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。雖然電子檔案可能會(huì)出現(xiàn)信息泄露或是文件遺失的的風(fēng)險(xiǎn)，但如果做好加密保存，就能夠避免這些風(fēng)險(xiǎn)。所以，針對(duì)一些較為重要的文書檔案可以采取掃描錄入的方式，保存電子檔案，這樣能夠?yàn)榉诸惞芾硖峁└嗟谋憷?/p>

（二）加強(qiáng)安全防護(hù)、建立檔案檢索系統(tǒng)

該檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，做好安全防護(hù)工作也是非常重要的。所以可以通過構(gòu)建數(shù)字資料平臺(tái)、建立防火墻等不同的方式，提高檔案儲(chǔ)存的安全性。還需要組織專業(yè)的新系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員，設(shè)計(jì)相關(guān)的安全管理系統(tǒng)。防止黑客或是病毒入侵，為了防止信息丟失還要做好加密備份工作、以及紙質(zhì)檔案的保存。

此外，在實(shí)現(xiàn)信息化管理的同時(shí)，還需要調(diào)整當(dāng)前的文件查詢方式，進(jìn)一步的完善檢索系統(tǒng)。利用檢索系統(tǒng)劃分儲(chǔ)存的各類文件，針對(duì)重點(diǎn)文件設(shè)置一定的查閱權(quán)限，防止信息泄露。

檔案管理人員基于自己的權(quán)限，可以直接利用檢索系統(tǒng)，搜索相關(guān)的關(guān)鍵詞，查閱相關(guān)的資料。

相關(guān)的工作人員還要定時(shí)定期的管理或是維護(hù)安全防護(hù)以及檢索系統(tǒng)，及時(shí)更新各種基礎(chǔ)設(shè)施，替換掉老舊的設(shè)備。[2]

（三） 重視管理隊(duì)伍的建設(shè)

在創(chuàng)新文書檔案管理工作的同時(shí)，要招收更多年輕的管理人才。可以適當(dāng)?shù)奶岣呷瞬诺钠赣瞄T檻，提高管理人才的福利待遇，這樣才能夠吸引更多高學(xué)歷高素質(zhì)的人才。同時(shí)組織新舊管理人才，共同學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)、各種計(jì)算機(jī)軟件的操作技能等，進(jìn)一步的提高他們工作的專業(yè)性。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人員也要重視管理人才的意見，讓他們提出自己的想法、或是提出一些工作上的困難，在主動(dòng)討論的過程中，提出一些創(chuàng)新的解決策略。對(duì)于一些可行性比較高的創(chuàng)新策略企業(yè)也要及時(shí)的采納。[3]

結(jié)語：

要想創(chuàng)新文書檔案管理工作，就要先發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，結(jié)合現(xiàn)實(shí)問題，在實(shí)踐的過程中朝著現(xiàn)代化的管理方向轉(zhuǎn)變，提出更多的創(chuàng)新策略。這個(gè)過程也要求管理人員擁有創(chuàng)新思維，重視管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]李秋芹.信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2018（02）：39+90.

[2]李玉梅.文書檔案電子化管理的措施分析[J].理論觀察，2018（04）：147-149.

[3]高青青.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].人力資源管理，2018（2）：207-208.