事業單位檔案管理新路徑探析

易小莉

摘要：在信息化時代的背景下，事業單位的檔案管理工作也面臨著更加嚴峻的挑戰。為了能夠讓檔案管理工作不斷滿足事業單位發展的需求，必須要對現有的檔案管理制度進行進一步的創新和優化。從目前的發展趨勢來說，在未來智能化與數字化的檔案管理已經成為事業單位進行檔案管理工作的必然趨勢。本文主要是分析了目前事業單位在檔案管理過程中所出現的問題，在此基礎上提出了事業單位檔案管理的創新策略，希望能夠為保障事業單位檔案管理的工作質量提供參考意見。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新策略

檔案的建立能夠有效的記錄單位經營管理的主要歷程。而事業單位本身就是我國科教文衛等重要事業的具體部門，其檔案管理的價值對于社會的發展具有重要意義。目前，隨著信息技術的不斷發展，在檔案管理的過程中，也面臨著新的形勢變化，針對這種現狀，事業單位在采取檔案管理工作時，必須要跟上時代發展的步伐，結合現代化信息技術，不斷完善檔案管理的工作流程，建立起信息管理的有效途徑，不斷提升檔案管理的工作效率以及質量。為單位的發展提供有效的檔案服務，以全新的視角明確檔案管理的發展方向，不斷創新檔案管理的手段。

一、事業單位檔案管理過程中出現的問題

（一）缺乏管理意識

部分事業單位對于檔案法的法律法規不夠了解，很多事業單位的領導層沒有深刻地意識到檔案管理工作的重要性，并且沒有成立專門的檔案管理部門，對于人員的配備和資金的投入也沒有加大力度，并且對已經封存的檔案并沒有進行具體的落實，對于自身的檔案管理工作極不重視。

（二）管理設備不夠先進

目前隨著我國現代科技的不斷發展，互聯網和云技術不斷的融入到我國各行各業中，很多企業單位已經將互聯網技術運用在檔案管理工作中，但是由于部分事業單位對于檔案管理工作資金的投入力度不足，導致檔案管理工作缺乏先進的技術和設備，還是采用傳統的人工管理方式。而在實際的管理過程中，部分員工對于檔案的管理工作并不認真，經常將檔案與其他雜物共同存放在一起，造成檔案查閱與翻找的困難，甚至會造成檔案被損毀的嚴重情況。

（三）管理人才專業素質不足

部分事業單位由于缺乏對檔案管理工作重要性的認知，因此并沒有安排專門的管理人員對單位的檔案進行存放和記錄。部分其他部門的員工雖然兼職了事業單位的檔案管理工作，但是其專業程度以及檔案管理歸類的知識素養嚴重不足，這就造成他們在檔案管理工作的具體實施過程中，質量和效率普遍偏低。除此之外，有很多檔案管理的工作人員在入職之前并沒有接受過系統的培訓，對于檔案管理的專業化知識極其匱乏，也會造成檔案管理工作出現失誤，影響管理的效率。

二、事業單位檔案管理工作的創新研究

（一）創新管理工作制度

整理和歸納事業單位發展過程中的檔案信息，有助于事業單位對發展的過程進行分析，最終決定單位的具體發展方向，輔助建立明確的發展目標。除此之外，檔案管理工作也是事業單位發展成長過程的一項記錄工作，在一定程度上，對于事業單位發展的歷程，具有真實可靠的記錄意義。因此，在事業單位檔案管理工作制度上，要不斷進行創新和調整，根據事業單位發展的實際情況，對于檔案管理工作進行靈活的調整。在實際的管理過程中，首先要注重提高管理者的工作意識，不斷引進優秀的技術人才，并且保障檔案管理工作的實際過程中，要進行合理的規范操作，對檔案管理工作做好，保密信息不斷的實現事業單位的可持續發展。

（二）進行人員創新

事業單位應該組建專業的檔案管理人才隊伍，不斷提高檔案管理工作人員的專業素質和綜合素養，在此過程中，可以定期的邀請相關領域的行業專家進行知識技能講座，并且組織事業單位的內部人員進行學習，通過對于檔案管理工作深入的研討和分析，不斷提高管理工作者的自身素質。除此之外，還要調動員工的工作積極性，建立相應的績效制度，并且通過一系列的考核制度，對員工的工作狀況進行測評，最后事業單位要想建立專業的檔案管理工作隊伍，還要不斷的引進專業的技術和優秀的管理人才同時不斷加強對于檔案管理工作的管理手段，在新人入崗前進行科學合理的崗前培訓，進而提高整體的檔案管理工作質量。

（三）提升檔案管理的信息化水平

為了能夠打破現有的檔案管理制度局限，讓檔案管理的制度與時俱進，必須要注重，將大數據管理技術應用在檔案管理的過程中，讓現代化的互聯網技術為檔案管理提供有效的技術支撐。首先，事業單位可以建立起相關的檔案信息網站，通過對網頁的設計來提供有針對性的檔案管理服務。與此同時，還應該改變傳統的檔案管理思維，運用信息化的管理方式，不斷提高檔案信息的真實性和有效性，同時還能減少人工操作帶來的信息遺漏問題，提高檔案服務的水平。其次，還可以拓展檔案的信息資源。首先可以從檔案原始數據著手運用共享網絡平臺的優勢，讓搜索引擎能夠與原始檔案數據庫完成快速的融合，促進單位內部的檔案資源共享。最后還需要掌握檔案提取和搜索的方式。事業單位內部的檔案資源種類繁多，因此，檔案的搜查工作一直都是困擾檔案管理的重點難題。因此，建立智能化的搜索引擎是十分重要的。智能搜索引擎，能夠在一定程度上降低檔案提取的難度，同時還能夠有效的保障搜索信息的準確性以及真實性，提高檔案提取的效率，保障檔案工作的有效開展。

三、結語

綜上所述，在事業單位中，電子檔案的管理已經成為未來檔案管理發展的必然趨勢，電子檔案具有管理成本低，管理速度快的特點，同時還能符合事業單位發展的實際需求。因此，事業單位在發展的過程中，必須要意識到，傳統檔案管理過程中出現的問題，然后有效地運用現代化信息技術，不斷創新檔案管理的方式，從而提高檔案管理的質量和效率。

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