借助計算機提升人事檔案管理成效的路徑探索

郭磊

摘要：近年來，隨著科學技術不斷發展，計算機時代的到來，計算機體現在社會生活的各個方面，我國進入了一個高速發展的信息化時代。在檔案管理方面，人事檔案數字化就是合理運用科學技術的表現。經過不斷更新、發展、完善，人事檔案計算機管理方式給管理者帶來了很大的便利，提高了管理效率，節約了存儲空間等，但同時仍然存在較多弊端，基于此，對計算機提升人事檔案管理成效的路徑進行探索，以供參考。

關鍵詞：計算機;人事檔案管理;管理路徑;

引言

知識經濟時代，人力資源的重要性逐漸凸顯出來，人才競爭成為市場競爭的主要方向。人事檔案是個人人生軌跡的記錄，是用人單位了解、評估個人的主要依據，是對“人”開展管理工作的過程中不可缺少的資料，發揮著重要的憑證作用。人事檔案管理水平的高低，決定著是否可以充分發揮人事檔案的作用、實現人力資源利用水平的提高?；诖?，必須采取有效措施，對人事檔案管理工作進行優化與改善。

1計算機在人事檔案管理中的作用

計算機是現代科技發展的產物，其融合了數字技術、信息技術等多項技術，本身就具有強大的數據信息存儲與處理能力。同時，計算機還可以與網絡信息技術相互結合，構建供數據信息進行傳遞的互聯網絡，為信息數據的傳輸共享提供便利。因此，計算機的這些特性十分滿足現代企業人事管理的需求，能夠在最大程度上為人事檔案管理提供極大便利。首先，計算機能夠將以往的紙質化人事檔案管理轉化成數字化，利用計算機進行人事信息的存儲與處理，從而達到節能目的。其次，計算機本身所具有的數據信息分析和搜索能力可以幫助人事檔案管理人員更便捷地對人事信息進行查詢調取，并根據實際需求對人事信息進行分析，從而挖掘出人事信息背后更大的價值，為企業經營發展提供依據。再次，計算機本身強大的數據處理分析能力能夠顯著提升企業人事檔案管理效率，解放更多人事力量進行人力資源的開發和管理，從而為企業打好人力資源基礎。最后，計算機與網絡技術的結合可以幫助人事檔案管理實現對人事檔案的實時更新維護，從而提升人事信息的準確性。而網絡技術所擁有的信息共享能力也可以讓領導人員隨時對人事管理工作有詳細的了解，進而為人事工作提供建議和指導?？梢哉f，在現代企業人事檔案管理工作中，計算機正發揮著舉足輕重的作用。

2借助計算機提升人事檔案管理成效的路徑

2.1建立起基于計算機管理的新型管理模式

在現代借助計算機所實施的信息化管理中，一套與之相適應的管理模式也是不可或缺的。對此，企業需要結合新時期人事檔案管理工作需求建立起新型的管理模式，以對信息化的人事檔案管理提供保障，確保其管理的規范化。首先，企業應明確基于計算機的人事檔案管理的具體辦法，如利用員工身份證號作為建檔的編號，然后利用其作為人事檔案查詢、維護的基礎。其次，應該完善計算機技術下的人事檔案管理流程，將檔案的建立、審核、更新維護、清楚等各項工作程序都進行規范，確保實踐中可以嚴格按照程序做好檔案管理工作。最后，應建立起人事檔案的權限管理制度，對企業中各方面工作人員的人事檔案查詢、調取、更新維護等權限予以科學設置，以確保人事檔案信息的安全性。

2.2加強數字化檔案管理技術

隨著我國科學技術的發展，人事檔案數字化管理技術也應隨著信息技術不斷的完善和進步，在數字化管理技術取代紙質檔案的同時，檔案管理人員應當做好兩手準備，在做好數字化人事檔案信息錄入的同時，還要保存紙質的人事檔案信息，確保每一位委檔人員擁有數字化和紙質兩份檔案，便于在數字化人事檔案丟失時，還有紙質的人事檔案作為備份參考。

2.3加強基于計算機的人事檔案管理系統和數據庫建設

計算機各項功能的實現都是建立在各種系統軟件基礎之上的，所以在借助計算機進行人事檔案管理的過程中，首先就需要加強人事檔案管理系統的建設。一方面，企業需要結合自身人事檔案管理工作的現實需求與軟件公司進行合作，然后開發出適合人事檔案管理工作的信息系統，將日常檔案管理的各項工作都在軟件系統中開設相應的工作模塊，以便管理人員可以完成線下管理向計算機上的移植。另一方面，企業應專門針對人事檔案管理建立起相應的數據庫，以為人事檔案管理工作提供數據記錄存儲和查詢調取等服務性功能。同時，信息管理系統也可以與企業的整體管理系統進行對接，從而實現人事信息的線上共享和維護，以便使人事檔案管理工作可以與其他管理工作形成協同，發揮出人事數據信息的更大價值。

2.4加快人事檔案信息化建設

信息時代背景下，信息技術的推廣、普及應用，使得各行各業均出現了明顯的改變。加快信息化建設，是產業升級、行業轉型過程中的一項重要戰略?；诖耍聲r期，為促進人事檔案管理水平的提升，必須遵循“互聯網+”的要求，有效應用先進的技術手段、管理手段來對人事檔案管理進行優化。首先，新時期，數字信息的產生與不斷推廣、普及應用，改變了信息資源的保存方式，即可以采取數字化形式來儲存信息。這樣的背景下，可以有效應用信息技術，建立數字化人事檔案、人事檔案資源檢索平臺，提高人事檔案存儲、處理、檢索的便捷性。同時，針對檔案信息化建設，近年來，我國出臺了一系列的指導文件。人事檔案信息化建設過程中，也要嚴格遵循國家法律法規及檔案事業的要求。其次，人事檔案信息化、數字化建設過程中，也要注意保護人事檔案的完整性與安全性，對電子人事檔案的收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉移、銷毀等各個環節，均要做好管理與控制，從而確保人事檔案信息安全。

結束語

綜上所述，計算機的發展和應用為現代人事檔案管理提供了強大技術支撐，但實踐中還需要從管理系統與數據庫建設、管理模式創建以及人員技術培訓等方面著手推進人事檔案管理工作的發展進程，如此方能切實提升現代企業人事檔案管理的成效。

參考文獻

[1]楊潔.借助計算機提升人事檔案管理成效的路徑探索[J].信息記錄材料，2020，21（11）：50-51.

[2]馬崗先.信息化時代人事檔案的風險管理[J].蘭臺內外，2020（30）：68-69.

[3]權瑞瑞.關于人事檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺內外，2019（32）：15-16.

天津泰達市政有限公司 天津 300000