基于信息化服務平臺的高職院校行政流程再造研究與實現

楊勇 甘皓元 溫雅 張份蘭

摘 要：業務流程的再造已經是當前高職院校信息化工作急需解決的問題。文章首先介紹了基于企業微信的信息化服務平臺解決方案，并對全新的信息化服務平臺進行分析;其次，依托企業微信信息化服務平臺，提出了高職院校行政流程再造原則—以師生體驗為導向、業務需求為核心、企業微信為手段。通過企業微信進一步創新校園數據空間的行政流程邏輯關系映射，以此來實現行政流程再造的高效工作模式。文章最后介紹了德宏職業學院傳統行政流程遷移至企業微信行政流程再造的實例，供各高職院校在信息化業務流程再造工作參考和借鑒。

關鍵詞：企業微信;高職院校;流程再造

0 引言

教育行業的信息建設在時代的驅動下，已經走過了近? ? ? 20年的建設歷程，高職院校想要為廣大師生提供更加便捷、高效的服務，就必須基于信息化手段，而傳統的信息化建設流程煩瑣復雜，例如第一步建設物理環境、第二步部門需求調研、第三步購買信息化設備、第四步部署軟件環境、第五步安裝應用軟件、第六步軟件測試、第七步信息數據導入、第八步系統的培訓、第九步系統的推廣強制安裝各種APP、第十步最終應用。很多學校在信息建設方面的投入少則數十萬元，多則數百萬元甚至上千萬元的資金，花費教育工作者無數的心血和精力。但其建設周期長、成本高、軟件更新慢，師生使用效果不理想，最終學校面對的現實是大量閑置的硬件設施、無人問津的軟件系統，形成了“出錢出力又不討好”的局面。其原因主要有以下幾個方面：（1）各自為政。學校長期處于一個低效重復、孤立封閉的信息化建設狀態，缺乏信息化建設頂層設計，學校各個部門信息化建設都是單打獨斗，最終形成各自為政的信息化孤島。（2）技術制約。前些年受互聯網技術及網絡基礎設施等客觀因素的制約，只能自建自用。而現在隨著互聯網及云計算技術的快速發展，學校近年來在信息建設模式方面有了更多的選擇、更寬廣的思路。

為了解決上述問題，基于云計算的信息化建設被提出來，通過云計算的特點，降低學校信息化初期建設的投資壓力，因學校本身技術人員缺乏，學校一些應用軟件的日常維護工作交給軟件服務運營商，軟件服務運營商能夠根據軟件的使用情況對軟件實時更新，保證軟件的適用性，為學校信息化建設提供了良好的基礎。

1 云計算SAAS平臺

隨著云計算、物聯網、大數據和智能終端等技術的快速發展與應用，到如今，能夠依托各類新技術例如SaaS（Software-as-a-Service）：軟件即服務，指平臺供應商將應用軟件統一部署在自己的服務器上，客戶可以根據工作實際需求，通過互聯網向廠商定購所需的應用軟件服務，按定購的服務多少和時間長短向廠商支付費用，并通過互聯網獲得SaaS平臺供應商提供的服務，能夠快速完成信息化的建設。

2 企業微信

智能移動終端在高職院校師生普及，基于移動智能終端的C/S和B/S架構的信息化平臺存在通用性差、使用煩瑣等問題，而微信作為一款手機軟件，截至2019年其用戶已經達到了11億。選擇企業微信具有以下優勢：

（1）與微信能夠無縫對接，使用方法和功能能夠讓廣大師生易于接受和容易上手。

（2）企業微信的管理功能預設審批、匯報等OA應用。

（3）支持定制各類行政審批和工作匯報的輕應用搭建、可視化搭建，應用入門難度低，培訓簡單。

（4）支持自建應用，能夠通過API接口與本地數據中心對接。

（5）大廠優勢，基于客戶需求，系統不斷升級優化，極大地減輕了學校信息化技術人員和專家的壓力。

3 行政流程的數據邏輯

大部分高職院校具有占地面積大、組織機構眾多、部門職責及崗位分工明確等特點，這樣就使得本該相互聯系、相互影響的行政流程被人為地分割為相互獨立、各自行政的流程[3]。比較理想的解決方案就是從各自為政的數據邏輯轉移到依托企業微信來進行流轉的數據邏輯。這時依托企業微信能夠讓師生用戶感覺學校是一個整體，當用戶感覺該流程不夠優化時，可以提出意見建議，而企業微信的可視化輕應用的搭建功能能夠讓職能部門快速對當前的行政流程進行修改。要想通過流程再造構建一個優質高效的行政流程，就必須以服務驅動管理創新、以師生體驗驅動流程再造。

4 行政流程的再造與優化

基于企業微信的行政流程數據邏輯，師生用戶僅需要對接業務，而各業務部門之間的數據供需關系變化將會越來越頻繁，想要根據企業微信的行政流程數據邏輯進行有效的業務流程再造，就需要找到跨部門行政流程處理的關系[1]。針對某一具體業務流程的再造，可以根據部門職責、崗位職責找到相應的責任人作為該流程的受理節點[2]。

5 德宏職業學院行政流程再造實例—跨部門報修流程

德宏職業學院于2017年啟用了企業微信，根據企業微信功能和報修流程的特點，最初設計的報修流程業務的數據流向為：師生報修申請→信息中心→相應部門主管→受理崗位處理→報修辦結。在試運行一段時間后師生反饋該報修流程在各部門主管審批時，會有較長時間停留，導致了本次維修的時間增加。通過對報修流程的梳理，可以設置審批條件，直接判定業務歸屬后通知受理崗位進行維修即可。根據師生用戶的需求，在企業微信中設定報修規則，于是修改后的報修流程業務數據流向：師生報修申請→企業微信自動判定業務歸屬→相應部門受理崗位處理→報修辦結。修改后的流程根據師生用戶的體驗反饋，能夠快速響應。進行政流程再造，很好地實現了跨部門業務的協同聯動，直接有效地提高了學校的辦事效率，并大大提升了師生用戶的使用體驗。為了使各部門主管在報修流程中跟蹤監督報修的全過程，再次對報修流程進行梳理改造，于是再次修訂報修流程業務數據流向：師生報修申請→企業微信自動判定業務歸屬→抄送部門主管知悉→相應部門受理崗位處理→報修辦結→抄送部門主管知悉，在整個過程中各部門主管全程跟蹤監督，極大地提高了報修工作的效率。報修工作流程的不斷再造，得到了廣大師生的好評。

6 結語

行政流程再造的初衷是要提高各業務部門的辦事效率。然而，如果行政流程建設跟不上，反而會降低用戶的使用體驗。只有基于全新的行政流程數據邏輯，在企業微信可視化輕應用搭建的基礎上，打破各部門壁壘，對全校各行政流程進行全面的梳理和再造，才能更好地改善用戶體驗，解決師生反響強烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問題。以“信息多跑路，師生不跑腿”為理念，不斷再造師生滿意的行政流程服務，才能使廣大師生在信息化發展中有更多的獲得感。

[參考文獻]

[1]李珊珊，王平月，楊陽，等.基于共享數據中心的高校業務流程再造研究[J].中國教育信息化，2018（23）：47-50.

[2]任萍.教育信息化背景下高校行政信息管理流程再造—基于多校區辦學的思考[J].中國教育信息化，2007（5S）：19-21.

[3]韓寅奔，朱日程.高校教育管理流程再造與優化對策分析[J].中國管理信息化，2017（24）：209-210.

（編輯 王雪芬）