退休人員人事檔案管理數字化工作探討

李必成

【摘要】新時期退休人員檔案管理工作直接關系著退休人員的根本利益，所以提高對退休人員檔案管理的重視程度，健全管理機制，完善基礎設備，提升管理人員的專業素養，提高檔案管理的信息化水平，才能夠為企事業單位退休人員提供更加優質的保障服務 。

【關鍵詞】檔案管理;數字化;退休人員

企事業單位作為社會重要的組成部分，對于國民經濟的發展起到積極促進作用，而退休人員曾經作為企事業單位的主體， 為企業的發展做出了重大的貢獻。因此，企事業單位要堅持以人為本的理念，關注退休人員的工資待遇。在這種過程中需要加強退休人員人事檔案管理，由于傳統管理模式較為滯后，難以滿足人事檔案管理的需要，致使加快退休人員人事檔案數字化發展，合理規范人事檔案具有重要的意義。

1注重科技創新，提高工作效率

針對企事業單位退休人員人事檔案管理而言，其數字化發展有著諸多內容及項目，要想提高人事檔案管理效率，推動退休人員人事檔案數字化進度，則需要注重科技方面的創新和發展，自主研發檔案數字化管理軟件，推動人事檔案管理工作順利開展。具體主要體現在：①減少數據錄入量：在企事業單位退休人員人事檔案管理過程中，相關檔案管理人員有的是有多年管理檔案經驗的專業人員，有的是改制后單位沒有管理過檔案的留守人員，致使當前這些人員的整體素質存在較大的差異， 其專業能力參差不齊。為減少輸入量，需要檔案接收部門根據檔案管理的要求，統一人事檔案材料的名稱及類別。尤其在材料的錄入過程中，需要選擇正確的錄入方式，以此來提高其工作的效率;②自動處理圖片：針對整卷人事檔案而言，首先需要按照頁碼對其進行全部掃描，然后運用相關軟件對其進行處理，實現所有掃描圖片數據自動分揀到對應文件夾、自動分類命名等相關操作，通過當前這種管理模式的實施，不但保證了人事檔案數字化的準確率，而且還保證了其整體工作效率。③ 多人同時作業：在人事檔案目錄錄入過程中，可同時進行多人錄入，在這個過程中，通常可使用EXCEL進行錄入， 針對已經完成錄入的圖片及相關信息而言，只需要將其放在軟件中的文件夾中，便可實現多人進行數據處理，提高數據的準確率[1]。

2科學流程管控，合理規范管理

在人事檔案管理過程中，通過對管理流程進行合理規范， 對于保證其管理質量具有重要的意義。①針對企事業單位退休人員人事檔案資料而言，企業需要組織專門的管理人員對其進行全面歸集，同時根據檔案管理要求，將其分撒在各科室進行管理，做好相關方面的存儲管理，對這些檔案進行集中管理，全面完善退休人員檔案內容，提高檔案管理效果。②系統性初審退休人員檔案：在退休人員檔案管理過程中，由于檔案管理人員專業性不足，未能夠把握好檔案管理工作，造成其管理效果不理想，出現材料重復或不必要存檔材料等問題，為后續檔案管理工作的開展帶來難度，增加了檔案管理的工作量。在這種情況下，需要對人事檔案進行初審，及時剔除重復或不必要檔案，做好檔案的排查工作。③集中保管：針對大量的退休檔案，為了保證檔案管理效果，盡可能地對這些檔案進行集中保管，有助于實現檔案管理的規范化。④在檔案整理與數字化管理過程中，通常主要選擇閉環式流程管理模式，通過這種模式能夠確保整個管理過程環環相扣，一旦出現問題，能夠及時進行責任追究[2]。

3強化交流，實現經驗共享

在退休人員人事檔案管理中，為了保證管理的質量及效率，可注重強化交流，經驗共享。具體表現為：①發揮優勢： 作為企事業單位，除了要做好自身的發展外，還應當增強企業的社會責任感，同時要注重發揮自身的優勢，注重加強與兄弟企業與單位進行合作和交流，推動退休人員檔案管理和數字化發展。② 配合職能部門工作：根據自身的實際情況，注重研發數字化接收軟件，與接收軟件研發公司對接，積極參與并提出合理化建議，促進接收軟件與企業數據順利對接。

4加強領導，確保責任得到科學落實

企事業單位退休人員檔案管理工作的開展與管理人員有非常密切的關系，檔案管理人員的專業性對于檔案管理工作的高效開展有著重要意義，所以加強檔案管理人員的專業技能建設，提高檔案管理隊伍的綜合服務水平尤為關鍵。關于退休人員人事檔案管理工作，各個地區制定了關于《退休人員社會化管理實施方案》，主要針對當前這項工作做出了全面部署[3]。并且成立專項工作組，進一步明確了各個小組的工作職責，針對退休人員人事檔案管理做出了創新，具體主要體現在：①選調骨干力量，打造專業隊伍：在人事檔案管理過程中，必須注重隊伍建設，應當從基層抽調人員，主要退休人員人事檔案工作，同時還需要制定相關制度，不得隨意出現更改人員等問題，要保證工作人員工作的連續性。②企事業單位從內部選調大中專畢業生，由這部分選調人員參與這項工作， 對于人事檔案數字化管理目標的實現，解決了傳統操作效率低的問題，彌補了以往人事檔案管理的缺陷，加快了退休人員人事檔案管理數字化工作進度。③加強績效考核：為了滿足退休人員檔案管理要求，提高檔案管理效率。企事業單位應當注重完善績效考核制度，根據具體實際情況，適當調整檔案管理人員績效收入。在原有工資基礎上，適當做出相應的調整。在這個過程中，需要根據出勤及任務完成情況，有針對性的進行調整。④注重拓展資金籌集渠道：只有具備充足的資金，才能夠解決計算機及掃描等設備問題，為人事檔案管理工作配備先進的設備，才能有效地推動退休人員人事檔案數字化發展。

結束語

退休人員人事檔案管理作為當前重要的工作，在人事檔案管理過程中，由于受到諸多因素所限制和影響，導致傳統管理出現很多需要解決的問題，這也是企事業單位當前面臨的主要問題，在實際的管理過程中，針對當前出現的問題，制定完善的解決對策。同時要注重加大資金方面的投入，不斷拓展資金籌集渠道，為退休人員人事檔案管理配備齊全的設備，以此來推動人事檔案數字化發展進度，進而提高人事檔案的管理效率。

參考文獻：

[1]肖才慧 . 基于新時期的企業退休人員檔案管理問題探究 [J]. 探索科學 ，2016（9）：345.

[2]段紅 . 淺議新時期企業退休人員人事檔案管理 [J]. 科技致富向導 ，2014（23）：291-291.

[3]徐國梁 . 淺析新時期企業退休人員檔案管理問題 [J]. 人力資源管理 ，2015（7）：298.