圖書館檔案管理存在的問題及完善對策分析

董遠和

【摘要】圖書館是我國文化事業(yè)發(fā)展的重要支持力量之一。圖書館檔案管理工作，不僅直接關(guān)系圖書館整體工作的創(chuàng)新發(fā)展，更影響著我國圖書館管理質(zhì)量與水平的提升。文章聚焦圖書館檔案管理工作，對存在的主要問題進行了分析。在此基礎上，進一步探討了完善管理工作，解決問題的應對策略以供探討。

【關(guān)鍵詞】圖書館檔案管理;問題及對策;分析

傳統(tǒng)的圖書館檔案管理工作中，人們對這一工作的認識不夠深入，在一些地區(qū)的檔案管理工作也未成體系，甚至檔案管理方式也未能與時俱進，無法迎合當前時期圖書館發(fā)展的需要，進而不能更好地投入到全民閱讀工作的建設中去。隨著我國文化事業(yè)的不斷發(fā)展，圖書館中的檔案管理工作，也應為更好地滿足當下圖書館發(fā)展的需要作出變革與創(chuàng)新。

一、圖書館檔案管理存在的主要問題

（一）對檔案管理認識粗淺

圖書館檔案管理工作，是一種對檔案相關(guān)的信息進行管理與控制的系統(tǒng)工作。不單是機械地將與圖書館相關(guān)的資料與信息，全部收集與整理即可[1]。還需要發(fā)揮人的主觀能動性，一定程度上對這些檔案進行分析、處理，并為相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的科學研究提供重要的文獻資料，促進相關(guān)技術(shù)、理念的開發(fā)與創(chuàng)新，進而推動社會發(fā)展進步。但目前在一些圖書館的檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升，對工作的認識較為粗淺，缺乏主動利用良好平臺基礎與技術(shù)條件去挖掘其應有價值的意識。

（二）檔案管理工作未成體系

由于對檔案管理工作認知的片面和局限，使得部分圖書館檔案管理工作者自身的工作，也只是圍繞檔案資料的收集與整理開展，并未真正體現(xiàn)“管理”的系統(tǒng)化、流程化。而有的圖書館，盡管引入了相關(guān)的技術(shù)、設備，但因為檔案的管理制度不健全，所以在實際操作中，也影響了檔案具體利用及自身價值的發(fā)揮。

（三）檔案管理模式有待更新

構(gòu)成檔案管理模式的有諸多要素，如管理制度、理念、方法與技術(shù)。現(xiàn)階段，一部分圖書館尚未建立規(guī)范的綜合性檔案室，而已開始建立的圖書館，也存在一部分管理不規(guī)范的問題。同時具備足夠?qū)I(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀檔案管理人員的稀缺，也直接影響了檔案管理工作的有序開展與推進。

二、完善并解決圖書館檔案管理問題的應對策略

（一）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是具體落實檔案管理工作的主要力量。要解決圖書館檔案管理系統(tǒng)存在的諸多問題，就要從人的角度，加強對管理人員的培訓，提高思想認識，提升工作能力。例如，要依托當前互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案信息化管理背景，一方面，要加強對管理人員扎實的檔案管理職業(yè)技能的培訓，也要訓練和激發(fā)員工勇于開拓進取的精神，更要加強關(guān)于計算機操作水平的培訓與提升。比如在圖書館的信息化管理系統(tǒng)中，工作人員需要熟悉各種信息化處理軟件、設備，不僅能掌握最基礎的快速搜索、打印資料等能力，還要能熟練操作圖書館線上的檔案管理系統(tǒng)功能，能根據(jù)服務對象的不同需求去針對性地完成檔案管理工作任務。如對檔案數(shù)據(jù)庫的及時更新，維護圖書館檔案庫的信息安全，能夠?qū)λ鎯Φ暮Ａ炕ヂ?lián)網(wǎng)時代的各類信息、檔案，利用軟件與信息技術(shù)，進行高效率地甄別、清理、分析、歸檔等。

（二）推動檔案管理制度健全完善

每個圖書館的職能都各不相同。面向公眾的圖書館，主要是傳遞科學知識，推動社會教育。中小學校圖書館，則主要是為師生提供閱讀書目，幫助擴展視野，增長知識見識，開發(fā)智力。高等院校圖書館，則是傳遞文獻信息，保護人類文化遺產(chǎn)，并為高校科研事業(yè)提供檔案支持。要充分發(fā)揮不同圖書館的職能，就要解決當前圖書館檔案管理工作中，管理不規(guī)范、不科學的問題。第一，各大圖書館要聯(lián)合起來，共同指定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標準，作為每個圖書館檔案管理工作的重要參考依據(jù)。第二，要健全人員管理制度。許多圖書館標準規(guī)范，但工作無法落到實處，是因為管理人員的執(zhí)行力和執(zhí)行質(zhì)量有待提高。所以為了提高管理人員的執(zhí)行力和執(zhí)行質(zhì)量，需要對圖書館檔案管理系統(tǒng)中，當前的人員薪資待遇、激勵制度等，加以完善。如積極鼓勵管理人員主動開發(fā)、創(chuàng)新更高效的檔案管理方法，或者在某一個具體工作流程上的優(yōu)化，對取得實效的方法與建議，要予以實質(zhì)性的獎勵，這樣可以有效帶動其他員工參與檔案管理工作的熱情。

（三）促進檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)時代，圖書館檔案管理工作離不開信息技術(shù)的融合。所以建立信息化的檔案管理平臺是必然。信息技術(shù)的應用，可以快速、便捷、高效地通過數(shù)字化的平臺，完成對檔案管理系統(tǒng)功能模塊的規(guī)劃，比如信息服務區(qū)、閱覽區(qū)、藏書區(qū)、讀者論壇、賬號登錄等，清晰明確的架構(gòu)，能滿足更多數(shù)量、不同行業(yè)、不同地區(qū)讀者的檔案利用需求[2]。為進一步提供更優(yōu)質(zhì)的服務，還可根據(jù)圖書館規(guī)模、職能的不同，選擇大數(shù)據(jù)、云平臺、VR技術(shù)等不同的信息化手段，來提高對于通識、專業(yè)等不同類型檔案的管理效率，創(chuàng)新管理模式。同時，傳統(tǒng)的人工歸檔與管理方式中，也有一定的可取之處，所以應針對被管理的檔案資料的類型、珍貴程度，靈活選擇，信息化管理或“信息+人工”混合管理的模式，最大化提高管理效率。

結(jié)語

顯然，制約當前時期圖書館檔案管理工作的因素主要有人員、管理模式、制度等。針對這些影響因素及存在的問題，現(xiàn)階段的管理者，需要立足大的時代發(fā)展背景，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，健全完善管理制度，并積極引進信息技術(shù)，讓圖書館檔案管理工作享受數(shù)字化、信息化、智慧化的紅利，全方位提高檔案管理效率。

參考文獻

劉曉芳，劉樂坤.管理理念視角下創(chuàng)新高校圖書館檔案管理模式探討[J].辦公室業(yè)務，2019（20）：148+169.

戴彥.基于互聯(lián)網(wǎng)時代的圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新探討[J].湖北開放職業(yè)學院學報，2019，32（18）：18-19+22.