圖式工具在學(xué)校管理落地中的運(yùn)用

陽 略

（重慶市大學(xué)城第一中學(xué)校 重慶 400000）

一、學(xué)校管理工具存在的問題

人們生活工作都在使用工具，如：用餐需要筷子，辦公需要電腦等，同樣，學(xué)校管理也需要工具，工具是幫助解決問題，達(dá)成目標(biāo)的一種有效方式。目前，學(xué)校管理工具使用現(xiàn)狀：一是不習(xí)慣使用工具，學(xué)校管理者最習(xí)慣實(shí)時(shí)思考和口頭傳達(dá)，缺乏嚴(yán)緊性和正式感，結(jié)果導(dǎo)致工作信息傳導(dǎo)層層減弱；二是工具種類相對單一，學(xué)校常態(tài)化管理工具一般為表格，流程圖使用不多，導(dǎo)圖使用極少；三是工具研發(fā)缺乏深度，管理中的表格清單式、系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化沒有形成，表格關(guān)鍵要素與信息數(shù)據(jù)化以及數(shù)據(jù)的圖式化不充分。

基于此，筆者所在的研究團(tuán)隊(duì)提出思維導(dǎo)圖（簡稱導(dǎo)圖）、流程圖、表格+信息化平臺的現(xiàn)代管理工具，而導(dǎo)圖、流程圖和表格都是以圖片形式呈現(xiàn)，所以又稱為圖式工具。

二、圖式工具在學(xué)校管理中的應(yīng)用效果

圖式工具主要體現(xiàn)在任務(wù)的操作上，它將學(xué)校一些制度、文件、工作等轉(zhuǎn)化成一張張具有內(nèi)在內(nèi)容的邏輯美和外在的形式美的圖片，既凸顯了文本內(nèi)容的重要性，又具備了圖片的觀賞性。關(guān)鍵在于，它改變了文本直接傳遞形式，形成了文字信息精加工后圖表傳遞形式；改變了管理信息數(shù)據(jù)不集中與反饋不及時(shí)現(xiàn)象，形成了動態(tài)表圖數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新工作方式；通過文本信息的圖式化，借助信息化管理平臺，提升了關(guān)鍵信息的傳遞速度和準(zhǔn)度。如此有利于被一線工作者關(guān)注、打開、瀏覽和保存，可以讓踐行者快速明白要做什么，怎么做，做的標(biāo)準(zhǔn)，從而降低制度執(zhí)行的難度、偏差，提高工作效率。

三、圖式工具的基本特征

思維導(dǎo)圖是有效的管理和學(xué)習(xí)工具，它主要運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級圖表現(xiàn)出來，是將某一領(lǐng)域內(nèi)的關(guān)鍵要素建立起一種可視化思維網(wǎng)絡(luò)，是一種發(fā)散性思維的圖形工具。

流程圖是指特定主體為了滿足特定需求而進(jìn)行的有特定邏輯關(guān)系的一系列操作過程，簡單的說就是用來直觀描述一個(gè)工作過程的具體步驟，可以是生產(chǎn)線上的工藝過程，也可以是完成一項(xiàng)任務(wù)必需的管理過程。

表格是落實(shí)制度及工作任務(wù)的重要途徑，具備簡潔、明了、易操作的特點(diǎn)，是管理的直觀表達(dá)，將紛繁復(fù)雜的管理工作分門別類，讓條理清晰；是行動的指南，表格中的要素告訴我們必須要做好的工作。

四、圖式工具在學(xué)校管理中的應(yīng)用案例分析

（一）導(dǎo)圖工具在學(xué)校頂層設(shè)計(jì)中的運(yùn)用

圖2 學(xué)校結(jié)構(gòu)提質(zhì)思維導(dǎo)圖

思維導(dǎo)圖主要運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)層級圖表現(xiàn)出來，是一種可視化、結(jié)構(gòu)化思維，重在“想”清楚。例如，學(xué)校頂層設(shè)計(jì)思維導(dǎo)圖，，中心放行動綱領(lǐng)“結(jié)構(gòu)提質(zhì)”，下面每圈層據(jù)此逐級分解，從頂層理念設(shè)計(jì)，到底層實(shí)踐操作。

（二）流程圖工具在文件傳達(dá)中的運(yùn)用

流程圖是指特定主體為了滿足特定需求而進(jìn)行的有特定邏輯關(guān)系的一系列操作過程圖式呈現(xiàn)，屬于流程化思維，重在“說”明白。例如，區(qū)規(guī)劃課題申報(bào)通知文件流程圖，先選擇適合的流程圖模板，填寫任務(wù)名稱區(qū)規(guī)劃課題申報(bào)；再插入子主題，輸入關(guān)鍵要素“申報(bào)時(shí)間、申報(bào)條件、具體內(nèi)容、其它事項(xiàng)”等，并對關(guān)鍵要素進(jìn)行精準(zhǔn)、簡潔描述；然后對流程圖美化，并發(fā)布管理平臺。

圖3 區(qū)規(guī)劃課題申報(bào)通知文件流程圖

（三）表格工具在項(xiàng)目工作開展中的運(yùn)用

表格是落實(shí)制度及工作任務(wù)的重要工具，它其中的欄目直接表明要做什么，做的標(biāo)準(zhǔn)是什么，重在“做”到位。例如，學(xué)校基建維修項(xiàng)目申報(bào)動態(tài)表，一是提升了工作效率；二是便于領(lǐng)導(dǎo)在線決議；三是可以在線過程跟蹤。

圖4 2020～2021學(xué)年上期基建項(xiàng)目維修與零星采購動態(tài)表格

實(shí)踐證明，學(xué)校管理全過程都可以運(yùn)用圖式工具進(jìn)行表達(dá)，如：學(xué)校頂層設(shè)計(jì)、管理制度、上級文件、工作事項(xiàng)、工作會議、德育活動、督導(dǎo)檢查、教學(xué)設(shè)計(jì)、知識管理等都可以充分運(yùn)用導(dǎo)圖、流程和表格進(jìn)行工具轉(zhuǎn)化，一線管理者通過圖式管理工具的運(yùn)用，會慢慢形成導(dǎo)圖理事、流程管事、表格行事的工作思維，對于一線老師而言，圖式工具是管理的直接表達(dá)，只需按既定目標(biāo)、既定流程、既定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行即可。