檔案數字化管理思路解析

董 敏

（濰坊職業學院，山東 濰坊261041）

0 前言

數字化技術的發展為檔案管理工作提供了新的發展方向，將紙質檔案轉變成電子檔案是檔案管理工作發展的總趨勢。互聯網技術的應用為檔案數字化建設提供了技術支撐，檔案數字化管理能夠使檔案管理更加高效、便捷、準確；數字化的管理方式使檔案信息文件更加全面和準確，需要加強建設力度，提高檔案管理的數字化水平。

1 檔案數字化管理的作用和意義

檔案數字化管理能夠不斷提高檔案管理的信息化水平，使各部門的檔案信息得以共享，檔案信息共享能夠極大提高各部門的工作效率，使決策的制定更加科學。數字化的管理方式是目前檔案管理發展的主要方向，改變了傳統檔案管理方式的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。檔案數字化管理符合新時期檔案管理的要求，能夠對種類眾多、數量龐大的檔案文件進行規范化的管理，滿足了不同部門和人群對檔案文件的需求，使檔案文件能夠發揮更大的作用和價值。

2 檔案數字化管理面臨的困難

2．1 檔案數字化管理體系不夠完善

檔案數字化管理在建設和應用中缺少完善的管理體系，當前的檔案管理體系和管理標準都比較落后，無法為檔案的數字化建設提供幫助。制度和體系的缺失令檔案的數字化建設過程經常出現問題，整體的建設進展較為緩慢。管理人員對檔案數字化管理缺少正確的認識且重視程度不夠，始終沒有對檔案數字化管理體系進行完善，也沒有針對檔案數字化管理標準及時更新。檔案數字化管理標準和制度體系中的規定得不到執行和落實，檔案在進行數字化管理的過程中頻繁出現各種問題。

2.2 檔案管理人員的專業能力較低

檔案數字化管理要求管理人員具備信息技術的應用能力，而目前的檔案管理隊伍普遍存在著技術水平較低的問題，檔案管理人員無法熟練使用數字化管理的系統軟件，檔案數字化管理工作難以正常推進。有很多企業和單位對檔案數字化管理不夠重視，很少會專門招聘檔案管理方面的專業人才，往往會安排其他人員管理，導致檔案數字化管理缺少專業的技術人員和管理人員。

2.3 檔案數字化管理缺少安全保障

保證檔案的安全是檔案管理工作非常重要的問題，檔案數字化管理需要使用網絡系統對檔案信息進行統一管理，這種管理方式對安全性提出了較高的要求。檔案文件中有很多資料都涉及企業和單位的機密信息，也有很多保密級別非常高的文件，如果無法保證檔案存儲和管理過程的安全，檔案文件很可能會遭到竊取、篡改或毀壞，為企業、單位和國家帶來非常大的損失。

3 提高檔案數字化管理水平的有效措施

3．1 建立完善的檔案數字化管理體系

首先，要對當前的管理流程進行完善和優化，明確檔案數字化管理的內容和過程，在錄入電子檔案的時候要鑒定檔案文件的真實性、準確性和全面性，要對不同的檔案文件做好分類，對損壞或遺失的檔案進行修復，規定檔案共享的方式。應當明確檔案數字化管理的不同層次，根據檔案數字化建設的總體方向建立管理體系，并根據不同層次的管理內容對管理體系進行完善，使檔案數字化管理體系更加科學和全面[1]。

其次，要完善當前的檔案管理標準，補充數字化管理方面的內容，及時更新檔案數字化管理的技術、管理、評估、業務等方面的標準。在評估標準的更新中，需要根據檔案數字化管理存在的問題補充評估標準，對檔案數字化管理的網絡平臺、設備條件和實際管理內容設定標準。完善管理標準需要對傳統檔案管理工作的流程進行簡化，建立動態的管理標準修訂機制，對數字化管理新出現的問題進行研究并及時補充，解決傳統管理標準修訂時間較長的問題，使檔案管理標準在數字化管理中更具有實際作用。

最后，要在完善檔案數字化管理體系的同時加強法制化建設，用法律法規對檔案數字化管理工作進行規定，根據檔案數字化管理的現狀、問題和發展方向來修訂當前的法律法規。檔案數字化管理方面的法律法規需要明確規定檔案文件的著作權和使用權等內容，根據具體的檔案數字化管理工作的內容和流程修訂法律法規的相關條例，對各項管理工作進行約束和提供保護。

3.2 打造專業的檔案數字化管理隊伍

掌握管理知識和信息技術的人才是建立檔案數字化管理團隊的關鍵，要想打造專業化的、高素質的檔案數字化管理隊伍，首先，要做的就是加強人才引進，為檔案管理工作引入優秀的人才，為人才提供福利，吸引人才加入檔案數字化管理工作中，為檔案的數字化建設貢獻力量，構建和優化檔案數字化管理系統。其次，高水平的檔案管理隊伍還需要對現有的檔案管理人員進行信息技術方面的專業培訓，充分利用現有的人員資源，通過專業培訓提高檔案管理人員的管理水平和技術水平，讓檔案管理人員熟悉數字化管理的方式，熟練使用數字化管理系統，切實提高檔案數字化管理團隊的整體水平[2]。最后，可以根據檔案數字化管理工作制定科學的績效評估方式，使檔案管理人員明確自身發展的目標和規劃，將時間和精力全部投入到檔案的數字化建設中，積極主動地推進檔案數字化建設。

3.3 加強檔案數字化管理的安全保障

網絡安全技術需要應用在檔案數字化管理工作的各個方面，要在采集數據的過程中保證安全性，更要在傳輸和存儲的過程中保證數字檔案信息的安全，在查詢和提取檔案的時候也要注意檔案信息的安全，確保檔案數字化管理的安全防護能夠滿足檔案的安全要求。首先，在數字檔案的安全防護中應當加強網絡邊界防護，檔案數字化管理系統有著非常多的數據接口，這為檔案的安全帶來了較大的威脅，所以要提高網絡邊界防護水平，加強檔案數字化管理系統重要設備的安全防護。其次，需要在檔案數字化管理的網絡系統中加強安全監測和安全風險預警，定期進行安全測試和修復安全漏洞，通過嚴格的安全防護措施降低檔案信息的安全風險。最后，要針對檔案安全構建完整的防護系統和防護體系，對數字檔案信息的管理人員和其他使用人員進行分析，對不同的人員設置不同的權限，同時加入人臉識別、指紋識別或者聲音識別等防護方式，為數字檔案的安全提供保障[3]。

3.4 完善檔案數字化管理的基礎設施

檔案數字化建設對軟硬件設施有一定的要求，最主要的是要有資金的支持，企業和單位應當重視檔案數字化管理，為檔案管理工作的創新和發展提供充足的資金。一方面，檔案數字化管理需要專門的硬件設備，要根據數字化管理的需求引進先進的設備，對傳統的硬件設備進行優化或者更換，保證硬件設備能夠滿足數字化管理的需求。另一方面，檔案數字化管理需要有完善的管理系統，要引入先進的技術并對管理系統進行設計和完善，提高檔案數字化管理系統功能的全面性和針對性，最重要的是要提高檔案數字化管理系統的安全性，安全、可靠、完善的管理系統能夠讓檔案管理工作更加高效，切實提高檔案管理的數字化水平。

4 結論

檔案數字化建設需要有制度體系、人才隊伍和基礎設施的支持，最重要的是保證檔案數字化管理的安全。檔案文件的安全性是檔案數字化管理的關鍵，在沒有明確數字化管理的安全防護措施之前，不可以將需要保密的檔案文件錄入數字化管理系統。為提高數字檔案的安全性和可靠性，需要建立安全的檔案管理系統，應用多種網絡安全技術對敏感的檔案信息進行保護。