淺析公路企業檔案管理的科學化、規范化、信息化

劉亞玲

（甘肅萬泰建設工程有限公司，甘肅 蘭州730000）

1 公路企業檔案管理的現狀

1.1 企業檔案管理電子化起步晚且不規范

我國信息技術雖然近年來發展迅猛，但是起步較晚，發展周期較短，很難一下子就與各行各業相互配合使用。現階段信息技術在企業檔案管理中的應用還比較淺顯，更多是用在檔案信息的電子化，很多信息技術的更深層用法沒來得及實踐運用。相關部門也沒有制定專門的信息技術在企業檔案管理應用的制度，很多檔案管理部門都憑經驗利用信息技術，不同的檔案管理部門利用信息技術的手段都不一樣，混亂的使用手法使得信息技術不僅沒有方便檔案管理工作反而容易造成信息丟失。不規范的信息技術應用使得企業檔案管理出現了工作混亂無序的問題，與信息技術發展的初衷相違背，甚至會有部分檔案管理人員對信息技術產生偏見，因此規范信息技術在企業檔案管理中的應用十分重要。

1.2 企業檔案管理信息化水平較低

目前，企業檔案管理信息化水平較低，例如，工作人員依舊使用筆和紙登記企業檔案信息，再交由后臺人員處理，沒有建立或使用便捷而信息技術化的檔案信息管理系統，較多地存在使用Excel表格錄入和查詢的低端數據使用階段，導致企業檔案信息資源的存檔、查詢和利用效率不高。除此之外，企業檔案管理統計的工作模式水平仍然較低，依舊采用傳統紙質方式進行登記和采集，缺乏對信息化管理和數據化使用的業務知識培訓，致使收集統計的檔案信息資源準確率難以得到切實保障。

1.3 管理方式和手段相對不夠先進

隨著科技的進步，經濟全球化在不斷推進，不同國家不同文化相互交融，社會結構也受到了很大的影響，很多傳統的管理方式已經不適用于現如今的社會發展，檔案管理是服務性質的工作，它的工作前提是社會和人們的需求，因此當社會需求發生變化時，檔案管理工作也應該有所變化。很多檔案管理工作仍然沿用傳統的方式，很難徹底改變工作觀念和習慣，使得最終的工作效率不如人意，而且傳統的檔案管理方式很難與新興的信息技術相配合，如果不改變原有的管理方式，最終可能會被社會淘汰。

1.4 缺乏專業的人才

人力資源是當前社會迫切需要的重點資源，檔案管理相關工作的人才培養起步同樣較晚，人才培養周期長，再加上檔案管理人才要熟悉信息技術相關知識，對專業性要求很高，這就使得企業檔案管理缺少專業的人才。隨著信息化時代的到來，施工部門每天都需要大量的材料信息，同樣也會產生很多復雜的信息，工作量巨大，必須要有專業的人才利用信息技術收集處理數據，因此企業檔案管理人才匱乏是現如今急需解決的問題。

1.5 監察管理工作不到位

由于企業檔案管理整體的工作力度和管理水平不到位，檔案管理工作人員會逐漸喪失責任心，因此需要全方位的監督，督促檔案管理工作人員能夠對自己的工作負責。還有就是快速發展的社會需求以及繁雜的企業檔案信息數據會使工作人員手忙腳亂，信息技術如果不能得到合理的應用將失去它在企業檔案管理中的作用，從而阻礙了檔案管理的信息化建設和發展。

2 推動公路企業檔案管理科學化、規范化、信息化的措施

2.1 提高執法文書檔案管理的工作效率

信息化管理的方法相比于傳統的檔案管理方法，在效率上有了很大的提升。隨著信息技術的快速發展和軟件研發水平的不斷提升，相應的執法文書檔案信息化管理的難度逐漸降低，信息化的成本逐漸降低，相應的技術也容易獲取，從而降低了門檻，這正是一個轉變管理方式的良好機遇。推動信息化的方式，有很多的好處，主要是指這種方式可以有效避免由于人為因素而引發的一些失誤對相關工作質量的影響，從而保障相應的業務開展的質量，可以在保障準確度的前提下，做到效率的提升。

2.2 及時為監督管理提供準確可靠的信息

公路企業檔案全面推行信息化管理，可以全面保障相關工作的質量。信息化管理工作可以更加準確高效地為相關機構和單位提供真實準確的信息。通過這些信息，相關單位可以對這些企業檔案進行實時的查詢和檢索，也便于相關單位進行動態管理，進行系統化管理。相關檔案不僅可以供相關機構在線借閱，也可以通過在線內部共享的方式進行分享，方便更多的機構和個人獲取相關信息和檔案資料。信息化管理可以方便將這些聲像檔案、可公開文件和政府部門的法律法規以及有關的專業的檔案及時分享給相關科室工作人員，從而可以及時為相關的監督管理工作提供準確可靠的信息。

2.3 加強檔案管理團隊的建設

企業要想更加良好的提升企業內部檔案管理工作水平，就必須要加強相應的檔案管理團隊的建設工作，設置專門的檔案管理部門，使其運用更加專業性企業規范性的手段，對企業內部的相應檔案進行管理分類保證 能夠按照企業內部的核心科技狀況，對相應的檔案信息進行處理，并將其存儲到企業內部的安全系統當中，形成較為系統性的檔案信息內容，以供科技人員調取，從而有效推動企業的相應研究工作的順利開展，帶動企業的良好發展，在不斷加強企業內部檔案管理團隊建設工作時，加強對于相應檔案管理人員的培訓，使其學習先進檔案管理技術以及設備的應用方法，從而有效提升企業內部檔案管理的工作效率和工作水平。

2.4 提升檔案管理意識

公路企業要想更加良好的保證企業科技檔案管理工作的順利開展，就必須要加強全員檔案管理的意識，使其能夠主動的配合相應檔案管理工作人員的工作，及時地將自身所應用的檔案信息傳遞給檔案管理部門，從而有效為企業檔案信息的完整建設提供幫助。這也就需要在企業內部不斷加強相應檔案信息重要性的宣傳工作，企業管理層部門也要加強對于檔案管理部門的重視，給予檔案管理部門一定的資金支持，使其能夠購置相應的檔案管理設備設施，以有效的提升企業內部檔案管理工作水平，保證公路企業檔案信息的安全性。

2.5 加強公路企業檔案管理信息化建設工作

在當前檔案管理工作當中，可以運用到的科學技術手段和設備設施逐漸增多，因此要想提升企業內部的檔案管理工作水平就需要加強對于這種設備和技術的引入，因此就需要引領相應的檔案管理工作人員學習應用技術，為了保證公路企業檔案管理工作順利開展，不斷加強企業內部檔案管理信息系統的建設工作，通過構建出符合企業實際狀況的檔案管理平臺，引導企業科技部門員工及時地在相應平臺上上傳檔案，完善信息室的檔案管理，工作人員能夠在平臺上就開展檔案管理工作，并且加強對于這些檔案信息的分類，從而有效提升企業內部檔案管理工作水平，同時也應用更加安全的安全防護系統，對這些科技信息進行保護，解決檔案信息丟失泄露的問題。

3 結語

總之，公路企業要想檔案管理有所突破，對于檔案管理的科學化、規范化、信息化的完善至關重要。上文通過分析公路企業檔案管理中存在的問題，提出了一系列優化措施。結果表明，通過以上措施，該公司的檔案管理上了一個新的臺階，檔案管理變得更為規范，更為高效。