淺議建設工程電子文件的歸檔

文/徐麗梅

淺議建設工程電子文件的歸檔

文/徐麗梅

隨著計算機技術的飛速發展，信息技術不斷滲透到建設工程管理之中，使建設工程文件的載體從紙張轉換到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等。通過網絡和電子技術這個平臺，建設工程電子文件也逐步成為工程管理的重要形式之一。

一、建設工程電子文件歸檔存在的問題

1．缺乏對建設工程電子文件歸檔工作的重視。建設項目主管領導和檔案人員對工程項目電子文件重要性缺乏足夠的認識，學習宣傳落實的主動性不高，電子文件管理意識淡薄。多年來已經習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式，最終還是打印出紙質書面資料，或者只作為資料或副本保管。有些人對計算機儲存的電子文件，特別是一些重要文件不及時備份和打印，過分依賴計算機，一旦計算機出現故障或感染病毒，就會造成文件的丟失，給電子文件的歸檔管理帶來了難題。

2．缺乏電子文件管理人員和管理知識。建設工程項目隊伍流動性大，人員不穩定，電子文件管理職責沒有落實到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成電子文件管理工作嚴重脫節。工程電子文件的收集、整理和歸檔不及時、不規范。工程項目檔案的專業性強，工程人員和檔案人員互相不了解專業知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成歸檔材料質量不高、內容不全。建設工程電子的文件歸檔，要求工程施工資料管理人員，必須具備良好的檔案管理知識和計算機知識。然而，在這些單位中能夠滿足建設工程電子文件歸檔需要的專業人才很少，多數工程管理人員缺乏檔案管理知識，同時缺乏計算機專業知識，在客觀上制約了工程電子文件歸檔工作的進程。

二、做好建設工程電子文件歸檔工作的對策

1．采取有效措施保證建設工程電子文件真實有效。隨著計算機技術以及電子文件在工程施工現場的廣泛使用，建設工程項目數量和規模的不斷增長，工程電子文件的數量也不斷增多。首先，從工程文件采集背景信息和元數據入手，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子文件原始性、真實性、完整性和有效性的依據。其次，加快應用簽署技術，保證簽名的真實性和唯一性。再次，設置身份驗證門檻，防止無關人員進入系統，對電子文件或數據進行訪問修改。在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等，給每個合法用戶一個“通行證”，代表該用戶身份，而這個“通行證”只有用戶本人和計算機系統知道。

2．加強對工程項目電子文件管理人員的培訓和指導。建設工程電子文件管理人員的素質，決定了電子文件歸檔工作的效果。首先，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等，檔案形成單位的相關人員要進行統一的培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。其次，工程電子文件管理人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理和計算機業務水平。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，電子文件的歸檔方法以及在網上對電子文件操作者進行可靠的身份識別、權限控制等。最后，檔案指導人員也應定期對工程電子檔案的形成進行指導，實現工程檔案的規范化、標準化和現代化。

3．建立健全建設工程電子文件管理的規章制度。隨著電子計算機及網絡應用的普及，越來越多的工程資料將會以電子文件的形式產生和存儲。電子文件具有紙質文件不可比擬的優勢。工程電子檔案具有幾乎不占據物理空間的優點，電子文件形成的電子檔案可縮小占用儲存面積，解決紙質檔案儲存庫房問題。而工程電子檔案的建立、處理、保存都比紙質檔案方便，備份管理得當，也不會丟失，更不會老化。為了保證電子檔案的完整、準確、安全和電子文件管理的高效和科學，必須建立并完善相關的法律法規和各種標準，其中包括與電子文件和網絡相關的法規制度，網絡系統保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定，另外，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準等。《建設工程文件歸檔整理規范》和《建設電子文件與電子檔案管理規范》從標準化、信息化建設的角度，對工程電子文件的歸檔范圍及質量提出了要求，同樣也是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據。在建設工程實踐中，只有不斷摸索和探索，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等工作，不斷積累經驗，才能做好建設工程電子文件和電子檔案管理工作。

（作者單位：白城市洮北區環境衛生管理處）