教育檔案信息資源共享研究

文//陳 彥

教育檔案信息資源共享研究

文//陳 彥

教育檔案信息資源是一種重要的生產(chǎn)要素，更是一種社會財富。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，公眾可以直接對信息源進(jìn)行檢索，獲取相應(yīng)信息資源，不再受時空限制。檔案信息資源共享能夠滿足公眾信息知情權(quán)，也是檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會的需要。

一、教育檔案信息資源共享模式

1．分散協(xié)調(diào)模式。即在學(xué)前教育、義務(wù)教育、高中以及職業(yè)教育等教育行政主管部門內(nèi)部各自建立獨(dú)立的檔案管理部門，由各自檔案部門負(fù)責(zé)教育檔案信息資源的收集、整理、歸檔和利用等，檔案管理部門之間沒有隸屬關(guān)系。但當(dāng)需要利用教育檔案信息資源時，可以通過彼此之間的溝通、聯(lián)系實現(xiàn)教育資源的信息共享。這是一種較為獨(dú)立且松散的共享模式，需要加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系、交流和配合。

2．統(tǒng)一集中模式。在各級教育行政主管部門內(nèi)部采取集中的檔案管理模式，即由檔案部門負(fù)責(zé)本級教育行政主管機(jī)構(gòu)的檔案信息資源管理。在其組成部門中不再單獨(dú)設(shè)立或者雖然設(shè)立，但將重要檔案資源統(tǒng)一到一個部門專門負(fù)責(zé)管理，實現(xiàn)教育檔案資源充分共享。例如，惠州市研發(fā)的教育資源公共服務(wù)平臺，展示小學(xué)、初中、高中等階段真題、優(yōu)課、課件等教育檔案資源。統(tǒng)一集中模式提高了檔案信息資源的利用效率和服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案信息資源的利用效益最大化。

3．多方協(xié)作模式。在一定區(qū)域范圍內(nèi)，不同地區(qū)、不同教育部門分別建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，并通過協(xié)作機(jī)制的建立，實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸和利用。這種教育檔案信息資源共享呈現(xiàn)分布式檔案共享模式。即信息資源數(shù)據(jù)的建立是相對獨(dú)立的，但通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用將各方的檔案信息資源實現(xiàn)共享。目前，協(xié)作式共享模式主要表現(xiàn)在學(xué)校等多方協(xié)作基礎(chǔ)上建立專門的檔案信息資源共享門戶網(wǎng)站，實時發(fā)布檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的同步傳輸和信息共享。

二、教育檔案信息資源共享制約因素

1．機(jī)制制約。“集中管理、條塊分割”是檔案管理的顯著特點(diǎn)，突出了各教育機(jī)構(gòu)的檔案主體建設(shè)，缺少部門之間的聯(lián)動性。此外，檔案共享標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不統(tǒng)一，也是制約教育檔案信息資源共享的主要因素之一。

2．理念制約。教育檔案信息資源共享需要所有參與機(jī)構(gòu)都要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，及時將自身所掌握的檔案信息挖掘出來，并通過相應(yīng)渠道或載體實現(xiàn)信息的歸口管理和統(tǒng)一利用。但教育資源的不均衡現(xiàn)實，使得教育部門各自所掌握的特色、優(yōu)質(zhì)教育檔案未能完全實現(xiàn)共享。

3．技術(shù)制約。教育檔案信息資源共享離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持和保障。目前，以檔案信息資源網(wǎng)站平臺為中心的共享設(shè)置大多提供的是信息瀏覽、下載和電子郵件服務(wù)，有的提供在線咨詢服務(wù)。但遠(yuǎn)程登錄、文件傳輸和電子公告牌等服務(wù)較少，缺少完善的信息分類檢索和導(dǎo)航、利用平臺。

三、做好教育檔案信息資源共享對策

1．宏觀把握，分步實施。由于受經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會環(huán)境等因素的影響，教育檔案信息資源的開發(fā)、利用等共享存在不平衡現(xiàn)象，短時間內(nèi)難以步調(diào)一致。要求教育行政主管部門對本系統(tǒng)、本轄區(qū)內(nèi)的教育檔案信息資源進(jìn)行合理的配置，制定教育檔案信息資源共享總體發(fā)展規(guī)劃，分步驟、分階段實施。通過標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)整合檔案信息資源，為共享奠定基礎(chǔ)。

2．轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新機(jī)制。各級教育行政主管部門和檔案工作人員要高度重視教育檔案共享工作，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，破除行業(yè)、系統(tǒng)和部門利益局限，變封閉獨(dú)享為開放共享，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變單一服務(wù)為多樣化服務(wù)。各部門加強(qiáng)聯(lián)系，完善共享機(jī)制，建立統(tǒng)一的教育信息資源標(biāo)準(zhǔn)，為共享提供機(jī)制保障。

3．加大投入，提升科技水平。各級教育行政主管部門要加大檔案工作預(yù)算，加大教育檔案信息資源共享的資金投入力度。當(dāng)前，要重點(diǎn)做好中心網(wǎng)站建設(shè)，將分散于不同部門和機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行必要的整合，通過網(wǎng)站平臺建設(shè)和運(yùn)行，打破時空限制，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)、教育系統(tǒng)之間的檔案信息資源共享和服務(wù)。例如，惠州市建立了教育數(shù)碼網(wǎng)教學(xué)資源庫，打造出集學(xué)校、學(xué)科和市、縣(市、區(qū))教研部門三位一體網(wǎng)絡(luò)教學(xué)教研交流平臺，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)教學(xué)教育信息檔案的資源共享。

在信息社會，做好教育檔案信息資源共享是優(yōu)化優(yōu)質(zhì)教育資源配置、推動教育事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是促進(jìn)教育檔案信息資源自身開發(fā)和利用的現(xiàn)實需要。要根據(jù)自身實際選擇合適的共享模式，采取有效措施解決共享“短板”，提升檔案信息資源共享應(yīng)用效率和應(yīng)用價值。

（作者單位：惠州市教育科學(xué)研究院）