信息化背景下中職學校學籍管理工作的若干思考

陳華

[摘? ? ? ? ? ?要]? 學籍管理工作是中職學校管理的一項重要內容，信息技術的不斷發(fā)展對中職學校的學籍管理工作提出了新的要求。學校應立足于當前的信息化背景，從多方面著手做好學籍管理工作。

[關? ? 鍵? ?詞]? 學籍管理;中職學校;信息化

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號]? 2096-0603（2021）02-0068-02

學籍管理工作是中職學校管理的一項重要內容，它貫穿了學生從入學到畢業(yè)的整個學習過程，包括學生學籍的建立、學籍變更、學生畢（結）業(yè)認定和學籍檔案管理等各個環(huán)節(jié)，做好學籍管理工作對保證學校正常的教育教學秩序、維護學生的合法權益等具有重要意義。同時，由于中職學校的學籍管理工作還涉及學生免學費政策實施、國家助學金的發(fā)放以及政府對學校辦學經費的撥付，還要從維護國家教育資金安全、防止教育領域犯罪的高度來認識中職學校學籍管理工作。

一、中職學校學籍管理的發(fā)展階段

中職學校的學籍管理工作大致經歷了三個階段：傳統(tǒng)手工管理階段、單機信息化管理階段和網絡信息化管理階段。

（一）傳統(tǒng)手工管理階段

早期的學籍管理都是通過手工方式進行。在學生人數少的情況下，手工管理還能勉強應對。但是隨著中職學校招生規(guī)模的不斷擴大，學籍數據量呈幾何級數增長。手工管理不僅出錯率高，查詢效率也極低，早已無法滿足日常管理的需求，各校迫切需要新的管理模式代替手工管理。

（二）單機信息化管理階段

20世紀90年代后期，各個學校陸續(xù)開始引入軟件系統(tǒng)代替手工操作，極大提高了學籍數據的處理效率。這一階段使用的軟件系統(tǒng)有的是學校老師自行開發(fā)的，有的是向軟件公司購買的。學校老師自行開發(fā)的系統(tǒng)相當于個性化定制，比較符合學校的校情，但是技術通常不夠成熟;軟件公司購買的系統(tǒng)在技術上相對成熟，但是由于其開發(fā)的是通用版，并不一定都適合各校的具體情況。而且這一階段的軟件系統(tǒng)只能在單機上操作，無法實現數據共享和異地查詢。

（三）網絡信息化管理階段

計算機網絡的不斷發(fā)展很好地解決了單機信息化管理存在的一系列問題。進入21世紀，隨著計算機網絡技術和軟件技術的日益成熟和廣泛應用，中職學校的學籍管理進入網絡信息化管理階段。在這一階段，基于網絡搭建的學籍信息化平臺開始使用，學籍信息化管理得到越來越廣泛的應用。教育部于2008年全面啟用全國中等職業(yè)學校學生信息管理系統(tǒng)，全國中職學校開始實行電子學籍信息化管理，未經錄取審批的學生，不得建立新生學籍，并以此作為發(fā)放中等職業(yè)學校國家助學金的重要依據，其應用大大提高了中職學校學生學籍的信息化管理水平。

二、信息化背景下加強中職學校學籍管理工作的措施

目前福建省中職學校主要是通過2015年上線運行的“全國中等職業(yè)學生信息管理系統(tǒng)”進行信息化管理。同時，各校還相繼自行開發(fā)適合本校的校內信息化平臺。在當前的信息化背景下，中職學校應該如何做好學籍管理工作呢？筆者認為可以從以下幾點著手：

（一）學校領導的高度重視和支持

學籍管理文件中指出，校長是學籍管理的第一責任人，校長要對學校的學籍數據質量負責，這充分說明學籍管理離不開學校領導的重視和支持。信息化背景下，學校應加大對信息化建設的投入，不斷建設和完善校園網絡等設施，為學籍管理信息化提供基礎。領導的重視和支持對學籍信息化管理平臺的建設、信息化所需軟硬件系統(tǒng)的配置、學籍管理人員的選用、學籍管理相關制度的制定都有很大的推進作用。

此外，學籍管理工作離不開學校的招生辦、學生、教務處等相關部門以及全體班主任的配合。涉及多方的協(xié)調工作時，更離不開學校領導及各部門主管的重視和支持。領導的重視和支持可以帶動全校師生對學籍管理工作的重視，從而做到全校上下一起助力，更好地完成這項工作。

（二）學籍政策的正確解讀和執(zhí)行

學籍管理是一項政策性很強的工作。中職學生學籍信息的準確性，不僅關乎學生的切身利益，還是落實國家各項資助和免學費政策的基礎。學籍管理員要時刻關注學籍政策的動態(tài)，在進行信息化操作前，首先要對學籍管理的相關政策進行正確解讀，了解和熟悉學籍相關業(yè)務的辦理條件和流程。在此基礎上，指導師生和家長正確規(guī)范辦理相關業(yè)務。只有在正確理解政策制度的基礎上辦理各項學籍相關業(yè)務，才能確保學籍系統(tǒng)上所有操作是正確的。

正確解讀學籍管理政策，可以避免因錯誤理解而造成的失誤操作。而正確解讀之后，還應該做到嚴格執(zhí)行。學籍管理員應該堅持原則，不徇私情，嚴格按照相關制度和流程規(guī)范辦理學籍業(yè)務。今年相繼曝光的學籍頂替和造假事件，就是學籍管理員在明知相關政策的情況下做出的違背原則的行為。以上事件對受害人和社會造成了非常不好的影響，學籍管理員一定要引以為戒。

（三）學籍業(yè)務的及時處理和上報

學生生源結構多元化，在校學生學籍異動頻繁，對中職學校學籍管理提出了更高的要求。學籍管理信息化的主要目的就是可以及時準確地掌握學生的學籍信息和變動情況，為中職學校學生資助、日常管理、經費撥付、事業(yè)統(tǒng)計和科學決策提供真實客觀的動態(tài)數據。因此學籍業(yè)務的及時處理和上報顯得非常重要。

學籍管理員應在教育主管部門規(guī)定的時間內做好新生入學的電子學籍注冊工作。在學生取得電子學籍后，還應將日常的學籍管理業(yè)務的辦理結果及時在學籍系統(tǒng)上進行操作和上報，做到所有的業(yè)務處理都能及時在系統(tǒng)上有跡可查。當學籍管理涉及不同的信息平臺時，需要注意各個系統(tǒng)的同步更新，避免因為未同步更新導致各個系統(tǒng)間信息的不一致。

由于學籍管理員在學籍系統(tǒng)里的所有操作都只是對學籍業(yè)務的辦理結果進行記錄，因此學籍業(yè)務的辦理是否及時直接影響了系統(tǒng)上報的時效性。這項工作離不開學校各相關部門的配合。比如新生注冊學籍時，需要招生、學生部門和新生班主任配合及時進行名單確認和信息采集。而學生學籍異動也有規(guī)范的辦理流程，學生、教務等相關部門是否及時確認異動的手續(xù)、辦公室是否及時行文都會影響學籍業(yè)務辦理的時效性。學籍管理員應該及時同各相關部門進行溝通和協(xié)調，跟進業(yè)務辦理進度，避免出現拖延滯后現象。

（四）信息素養(yǎng)的持續(xù)培養(yǎng)和提升

學籍管理的崗位性質要求學籍管理員應具備高度的責任心和良好的職業(yè)道德。在面對大量的數據時能做到耐心、細心。在面對師生辦理業(yè)務時要有服務意識，做到熱情接待、詳細解釋。除此之外，在信息化背景下，學籍管理員還應該具備較強的計算機應用能力。

近年來，國家大力發(fā)展職業(yè)教育?！督逃哭k公廳關于做好2020年中職學校招生工作的通知》中提出，要適度擴大中職學校的招生規(guī)模，堅持職普比例大體相當。在政策的引導下，各中職學校的學生數都在不斷增長，這也意味著學籍管理工作量也在不斷增長。在面對大量數據要處理的情況下，學籍管理員是否具備較強的計算機應用能力確實非常重要。從入學信息的采集開始到畢業(yè)信息的處理各個環(huán)節(jié)，如果能夠充分運用信息化技術，則可以起到事半功倍的作用。因此，學籍管理員應積極參加各種培訓或者通過自學方式提高自身的計算機應用能力。

學籍管理員應熟練掌握相關系統(tǒng)軟件知識，靈活運用各種數據處理技巧。學籍管理中數據處理常用到表格處理軟件EXCEL、學籍相片處理常用到光影魔術手等圖形處理軟件。其中表格處理軟件EXCEL功能非常強大，用好其中的公式、函數以及VBA代碼可以大大提高工作效率。計算機水平較高的學籍管理員，還可以自己開發(fā)一些小程序或者小軟件幫助進行數據處理。除此之外，學籍管理員還應該對學籍系統(tǒng)的操作流程和步驟十分熟悉，對于操作中碰到的非技術類問題懂得自行排查找出原因并及時解決，懂得借助學籍系統(tǒng)的數據預警功能助力學校的專業(yè)分析和流失生監(jiān)控。

（五）數據安全的全面保障和重視

學籍數據涉及全校學生的個人信息，這些信息都是非常隱私的內容。一旦外泄對學生影響非常大，后果非常嚴重。在信息化背景下，數據泄露的途徑增加，數據安全更加不容忽視。

首先，學校的技術部門要不斷改善系統(tǒng)運行環(huán)境，提高抵御非法入侵能力，以確保學籍數據各應用環(huán)節(jié)的安全，這是保障數據安全的基礎工作。在日常管理中，學籍管理員應該始終保持警惕，不斷增強數據安全意識。學校要給學籍管理員配置專用的性能較好的計算機，并且做好病毒與木馬防護等工作。涉及學籍信息的相關系統(tǒng)的賬號也應根據權限分配專人專用，定期更新密碼。對于學籍數據要做好定期備份工作。

其次，學校要建立學籍信息保密制度，嚴格控制學生學籍信息的復制和傳輸，完善學籍信息調閱的手續(xù)，嚴防外泄和濫用。學籍管理員要嚴格遵守保密制度，不得隨意將學生的學籍信息復制和傳輸給他人。采集信息時有涉及學生個人關鍵信息的應避免使用后臺服務器不屬于本校的各種小程序和表單進行采集。除此之外，還應注意避免因錯誤操作導致的人為泄露。

（六）紙質檔案的長期并存和管理

長期以來，中職學校學生的學籍檔案都是以紙質形式存儲和歸檔。學籍管理信息化后，中職學校開始在學籍系統(tǒng)中為學生建立電子學籍檔案。電子學籍檔案相比紙質檔案有諸多優(yōu)勢，不僅查詢和使用方便，而且節(jié)約空間和節(jié)省紙張，受到了一致好評。那么，這是不是意味著紙質檔案會被電子檔案取代呢？

教育部2014年印發(fā)的《中等職業(yè)學歷教育學生學籍電子注冊辦法（試行）》中指出，學校通過全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)為每名中等職業(yè)學校學生建立學籍電子檔案，學籍電子檔案和紙質檔案信息基本一致。教育部職成司司長也在相關的學籍培訓會上強調了紙質檔案不能丟。鑒于學生學籍檔案對于學生個人的重要性，一旦丟失將影響終身。而電子檔案過于依賴硬件系統(tǒng)和網絡，容易丟失和被破壞，同時還存在被篡改的風險。因此中職學校學生的學籍紙質檔案和電子檔案必須長期并存。

學籍紙質檔案和電子檔案各具優(yōu)勢，在兩者并存的情況下，可以實現優(yōu)勢互補。學籍管理員應加強學籍檔案的管理，保證紙質檔案和電子檔案內容的一致性和歸檔的同步性。學校應注重改善學籍檔案的保管條件，對于學籍紙質檔案的存檔應該提供安全和足夠面積的存儲空間，對于學籍電子檔案的存檔應在技術上提供安全保障。

以上是筆者對于當前信息化背景下如何做好中職學校學籍管理工作的幾點思考。筆者認為，學籍管理發(fā)展到網絡信息化階段，確實是大大提高了學籍管理員的工作效率。但是實際工作中還是存在一些困擾，比如學籍系統(tǒng)還未與公安系統(tǒng)的人口庫對接，無法及時驗證信息的準確性;入學信息采集如何運用更加智能化的方式;學籍管理涉及的不同系統(tǒng)導致的重復操作等等。相信隨著信息技術手段的不斷發(fā)展，這些問題都會得到解決。

三、結語

科技發(fā)展日新月異，學籍管理的信息化程度一定會越來越高。信息化建設助力中職學校學籍管理，但是學籍管理的最終操作者還是人。因此我們一方面要推動信息技術的不斷發(fā)展，另一方面也要加強人員的選拔和培訓，雙管齊下才能最大限度地做好中職學校的學籍管理工作。

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編輯 司 楠