精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

陳芳芳 陳仁昌

隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理表現(xiàn)出了不可替代的重要地位，傳統(tǒng)的管理模式無(wú)法與科技元素相結(jié)合，致使管理意識(shí)和管理效率不斷下降。精細(xì)化管理重視的是管理細(xì)節(jié)，有助于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高，符合時(shí)代的發(fā)展需求。鑒于此，醫(yī)院檔案管理需要引入精細(xì)管理理念，明確管理目標(biāo)，制定管理計(jì)劃，確保醫(yī)院檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

精細(xì)化管理表現(xiàn)出來(lái)的管理優(yōu)勢(shì)

實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療水平的提高

精細(xì)化管理理念的出現(xiàn)改變了醫(yī)院檔案管理模式，使得管理過(guò)程更加細(xì)致，為后續(xù)科研工作的開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，精細(xì)化管理促進(jìn)了醫(yī)療水平的提升，患者的就診信息以電子檔案的形式儲(chǔ)存，為患者疾病信息的分析創(chuàng)造了條件。理論與實(shí)踐的結(jié)合既提高了檔案管理的高效性，又改善了檔案管理的科學(xué)性，滿足了患者的就診需求。

有效緩解了醫(yī)患矛盾

一般來(lái)說(shuō)，導(dǎo)致醫(yī)患矛盾的原因有很多，最主要的是醫(yī)療水平的不足和檔案管理的不規(guī)范。精細(xì)化管理的引入不僅解決了管理不規(guī)范問(wèn)題，還在一定程度上強(qiáng)化了醫(yī)療水平，進(jìn)而從本質(zhì)層面緩解了醫(yī)患矛盾。例如，精細(xì)檔案管理要求定期更新患者的檔案信息、要求管理人員根據(jù)規(guī)定實(shí)施檔案管理操作等，塑造了溫馨的醫(yī)療環(huán)境。

發(fā)揮了檔案的最大價(jià)值

我國(guó)近年來(lái)展開(kāi)了醫(yī)療行業(yè)的改革，使得人事信息復(fù)雜多樣，極大的加大了檔案管理的難度。另外，部分管理人員由于工作能力有限，檔案中出現(xiàn)了不少虛假信息，為醫(yī)院內(nèi)部的人事調(diào)動(dòng)創(chuàng)造了壓力，無(wú)法切實(shí)實(shí)現(xiàn)公平正義。精細(xì)化管理理念提出了全新的管理要求，將醫(yī)院檔案分為多個(gè)類(lèi)型，不同的類(lèi)型由不同的人員管理，確保了人事檔案信息的精確性，為后續(xù)管理人員的晉升和選拔提供了依據(jù)。

醫(yī)院檔案管理面臨的困境

檔案保管封閉

當(dāng)前是信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案信息也在從紙質(zhì)版向電子版方向轉(zhuǎn)變，做到了與時(shí)俱進(jìn)。初步研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理崗位招聘重視的是管理經(jīng)驗(yàn)，錯(cuò)誤的認(rèn)為只要提高了管理效率就是完成了管理任務(wù)，忽視了管理過(guò)程帶來(lái)的激勵(lì)作用。

檔案保管封閉主要體現(xiàn)在兩個(gè)角度：第一，檔案內(nèi)容不得外人查閱，只得院內(nèi)工作人員使用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，封閉性極強(qiáng)；第二，管理人員以醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理為主，對(duì)于檔案管理實(shí)施的是“開(kāi)放”模式，致使工作人員缺乏管理意識(shí)，檔案信息利用率難以提高。

管理制度不健全

醫(yī)療行業(yè)成為了當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的主流，其存在著嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)壓力。部分醫(yī)院為了改善經(jīng)濟(jì)效益，逐漸忽視了檔案管理的重要性，檔案管理工作形同虛設(shè)。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理缺乏科學(xué)化的管理制度，工作人員的行為難以約束，致使管理效率低下。另外，正是由于醫(yī)院檔案管理制度的缺乏，才使得相關(guān)的科研機(jī)構(gòu)無(wú)法獲得充足的資金支持，導(dǎo)致科研項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。

檔案服務(wù)過(guò)于被動(dòng)

檔案管理內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，主要為關(guān)系證明、檔案復(fù)印等，如有需要還參與檔案原件的借閱工作，表現(xiàn)出了極強(qiáng)的被動(dòng)性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)。部分醫(yī)院未學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式，常常發(fā)生丟件和損壞現(xiàn)象。另外，醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視，既不要求檔案信息的更新，也不要求檔案內(nèi)容的共享，久而久之約束了檔案管理效率的改善。值得注意的是，傳統(tǒng)檔案管理人員多數(shù)為退休的后勤人員，其對(duì)檔案管理工作并不熟悉，再加上管理能力和管理經(jīng)驗(yàn)的不足，最終導(dǎo)致檔案管理處于被動(dòng)。

信息化水平難以提升

醫(yī)療改革已經(jīng)成為了一個(gè)必然趨勢(shì)，醫(yī)療水平也在不斷的提升，致使醫(yī)療數(shù)據(jù)出現(xiàn)的爆炸式增長(zhǎng)，管理工作遇到了前所未有的壓力。與此同時(shí)，部分醫(yī)院為了提高疾病治療效率，將絕大多數(shù)的資金投入到了科研層面，忽視了信息化技術(shù)的研究，尤其是檔案管理仍實(shí)施傳統(tǒng)陳舊的方式，無(wú)法滿足管理需求。

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

樹(shù)立正確的管理意識(shí)，明確檔案建設(shè)目標(biāo)

首先來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理必須明確目標(biāo)，從而制定管理計(jì)劃。在具體的管理中，需要以醫(yī)院的實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案管理規(guī)劃，借助合理的管理制度去提高檔案管理效率，確保檔案信息的安全性。其次來(lái)說(shuō)，檔案管理過(guò)程并非是任意的，需要遵循一定的原則，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)管理人員的管理能力進(jìn)行綜合角度的考核，對(duì)成績(jī)優(yōu)異的管理者給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，其目的是激發(fā)管理人員的熱情。另外，醫(yī)院檔案管理不可忽視分類(lèi)工作，管理人員需要將繁瑣的檔案信息整合在一起，并根據(jù)檔案信息的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)、存檔，為后續(xù)檔案信息的調(diào)閱創(chuàng)造條件。除此之外，檔案管理人員需要按照規(guī)劃參與專業(yè)技能培訓(xùn)，尤其是學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，即精細(xì)化管理，最大化發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，確保醫(yī)院檔案信息的合理性。

創(chuàng)建檔案管理制度，引入精細(xì)化管理理念

1.管理責(zé)任制度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須改變認(rèn)識(shí)，將責(zé)任制度與檔案管理相結(jié)合，明確管理人員的責(zé)任，只有如此才能改善管理效率。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)的就是責(zé)任制度，其將檔案管理職責(zé)與管理人員的工作內(nèi)容相匹配，切實(shí)實(shí)現(xiàn)了崗位責(zé)任制。精細(xì)化管理模式的實(shí)施使得檔案管理流程更加細(xì)化，管理任務(wù)更加明確，管理效率不斷提高，有利于醫(yī)院檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

2.精細(xì)管理制度。檔案管理體系的完善是檔案管理工作的重中之重，其也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視的內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理以《檔案法》為基礎(chǔ)，引入了精細(xì)化理念，極大的提高了檔案管理的安全性。另外，精細(xì)化檔案管理完善了檔案信息統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，提出了合理的檔案信息移交原則，確保了管理工作的順利實(shí)施。

3.獎(jiǎng)懲制度。醫(yī)院檔案管理包含著復(fù)雜的流程，科學(xué)化的獎(jiǎng)懲制度既可以約束管理人員的行為，又可以激發(fā)管理人員的動(dòng)力，在一定程度上為管理人員樹(shù)立了工作觀。精細(xì)化管理與醫(yī)院檔案管理的融合提高了數(shù)據(jù)分析效率，改善了檔案管理中出現(xiàn)的漏洞，強(qiáng)化了檔案信息的精確度。

創(chuàng)新管理方式，培養(yǎng)優(yōu)秀人才

首先，醫(yī)院檔案管理需要做到精細(xì)化，盡可能將類(lèi)似的文件統(tǒng)一處理，并將文件的差異化標(biāo)記清楚，提高醫(yī)院檔案管理的精確性。當(dāng)因工作需要而發(fā)生檔案材料借閱時(shí)，必須按照規(guī)定征求負(fù)責(zé)人的同意，記錄檔案材料的借閱信息，例如借閱人的名字、借閱時(shí)間、借閱原因、歸還時(shí)間等，避免出現(xiàn)檔案材料的丟失。為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院創(chuàng)建了科學(xué)化的檔案信息管理平臺(tái)，管理人員定期將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，從本質(zhì)角度實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。其次，醫(yī)院成立了專門(mén)的醫(yī)患糾紛檔案，其目的是為醫(yī)患問(wèn)題的解決提供理論依據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)患糾紛檔案分為兩大類(lèi)：第一類(lèi)是廣義角度的醫(yī)患糾紛，例如患者的隱私侵害、生命受到威脅等；第二類(lèi)是狹義角度上的醫(yī)患糾紛，例如患者就診過(guò)程出現(xiàn)的分歧事件。最后，管理人員綜合素質(zhì)的提升，這既是醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的方式，也是提高檔案管理質(zhì)量的途徑。值得注意的是，管理人員的篩選并非是任意的，需要重視人才的引進(jìn)，定期對(duì)管理人員開(kāi)展實(shí)踐能力考核活動(dòng)，對(duì)于不符合崗位要求的管理人員給予培訓(xùn)處理，直至綜合素養(yǎng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。另外，醫(yī)院檔案管理人員的獎(jiǎng)懲制度同樣不可忽視，科學(xué)化的獎(jiǎng)懲制度對(duì)于管理人員積極性的提高作用巨大，可改善檔案管理質(zhì)量。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入強(qiáng)化信息化水平

一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)技術(shù)被視為信息處理的主要方式，既可以提高數(shù)據(jù)處理的效率，又可以改善數(shù)據(jù)處理的質(zhì)量，符合時(shí)代的發(fā)展需求。鑒于此，醫(yī)院檔案管理也需要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在信息管理硬件系統(tǒng)的幫助下，醫(yī)院檔案信息實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化分類(lèi)，緩解了管理人員的壓力。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合為檔案信息管理帶來(lái)了新的功能，即信息共享功能，此時(shí)醫(yī)院各部門(mén)間的信息交流更加便捷，滿足了基本的工作需求。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)使得醫(yī)院檔案管理過(guò)程更加精細(xì)化，醫(yī)療科研更加高效，切實(shí)實(shí)現(xiàn)了造福于民的目標(biāo)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理模式隨著科技的發(fā)展出現(xiàn)了顯著的變化，精細(xì)化理念的融入滿足了管理需求，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的革新，明確了管理目標(biāo)、制定了管理計(jì)劃，極大程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理面臨的問(wèn)題，將醫(yī)院檔案信息的價(jià)值發(fā)揮到了嶄新的水平，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造了條件。

（山東濰坊市婦幼保健院）（山東濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）