基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理在庫房耗材管理中的應(yīng)用研究

張玲 張新月 徐冬梅 孫麗

(江蘇省人民醫(yī)院，江蘇 南京 210029)

庫房是住院病區(qū)必不可少的單元，承擔(dān)著所有耗材的供應(yīng)任務(wù)，庫房的高效運(yùn)轉(zhuǎn)是開展治療護(hù)理工作的重要基礎(chǔ)，但在庫房耗材使用過程中常出現(xiàn)物品短缺、耗材庫存量過高或過低及逾期物品無法預(yù)警等問題，導(dǎo)致庫房管理耗費(fèi)大量人力，降低了護(hù)士的工作效率。目前耗材管理流程不斷優(yōu)化，包括精細(xì)化管理、空間流程再造、6S管理模式和目視管理等[1-2]。其中目視管理以簡單便捷的特點(diǎn)在臨床運(yùn)用較為廣泛[3]，即通過標(biāo)識(shí)(文字和圖形)、顏色、定位(定點(diǎn)安置)及看板等工具，將工作流程重新編碼為更加直觀和易區(qū)分的可視化信息[4],并在高值耗材和手術(shù)器械等方面得到應(yīng)用[5]。本課題在此基礎(chǔ)上引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中嵌入耗材信息，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握耗材存儲(chǔ)情況[6-7]，將庫房所有耗材完成入庫管理，再利用目視管理工具分類且按有效期存放，使用時(shí)根據(jù)貯存位置拿取所需耗材，同時(shí)在軟件中完成出庫，并了解庫存量。通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對庫房耗材信息流、物流的全方位監(jiān)控和管理，將耗材的出入庫時(shí)間及存放位置進(jìn)行系統(tǒng)化全面整合及銜接，使耗材管理有跡可循，并促進(jìn)耗材閉環(huán)監(jiān)管。我科于2019年8月正式采用基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理，以期為醫(yī)用耗材的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和程序化管理提供理論依據(jù)，效果滿意。現(xiàn)報(bào)告如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 回顧性分析2019年3月4日-6月30日管理應(yīng)用前耗材查找時(shí)間、取物偏差率及零庫存耗材種類資料，與2019年8月19日-12月15日應(yīng)用基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理后的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。

1.2方法

1.2.1應(yīng)用前 采用傳統(tǒng)庫房耗材管理方式，即采用紙質(zhì)化登記，定期查看記錄物品種類及總量，并提前在電腦耗材管理系統(tǒng)中申請領(lǐng)；耗材存放位置則根據(jù)使用頻率的高低來確定，每類耗材的擺放按失效期近遠(yuǎn)從右往左放置，以便取拿。

1.2.2應(yīng)用后 采用基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理方式進(jìn)行管理。具體如下。

1.2.2.1庫房耗材管理軟件的研發(fā) 以手機(jī)端應(yīng)用軟件(APP)為模板，根據(jù)病區(qū)耗材使用情況與信息工程處共同完善該軟件常用模板，包括入庫管理、出庫管理及倉庫管理3個(gè)模塊。入庫管理包含入庫開單及入庫記錄；出庫管理包含出庫開單及出庫記錄；倉庫管理包含新增耗材、耗材庫存、調(diào)撥、批次清單和庫存預(yù)警。為保證APP使用規(guī)范，由治療護(hù)士負(fù)責(zé)耗材出入庫管理及系統(tǒng)維護(hù)。

1.2.2.2基于APP的庫房耗材分層管理 (1)耗材接收：病區(qū)耗材申領(lǐng)后準(zhǔn)備進(jìn)入庫房時(shí)，通過APP物資管理系統(tǒng)中“入庫開單”，選擇入庫日期，登記耗材來源(默認(rèn)醫(yī)院總庫房)，掃描耗材外包裝上條形碼完成入庫。(2)耗材存放及使用：根據(jù)目視管理特點(diǎn)，以色彩差異作為標(biāo)識(shí)記號(hào)，依據(jù)心理學(xué)中色彩調(diào)配對視覺沖擊的影響[8]，結(jié)合耗材清潔無菌程度分區(qū)域放置，采用紅黃綠3種顏色分級，紅區(qū)：顏色醒目，用以放置無菌物品，包括輸液器、注射器、留置針、導(dǎo)尿包、引流袋、三升袋、醫(yī)用棉簽、無菌手套及無菌紗布等，使用時(shí)需嚴(yán)格執(zhí)行無菌原則；黃區(qū)：警示顏色，放置氧氣面罩、除顫電極片、洗手液、備皮刀和PE手套等清潔用物，但需在有效期內(nèi)使用；綠區(qū)：用以放置彈力球、彈力繃帶和握力器等康復(fù)用具及辦公用品等，無明確有效期。由治療護(hù)士將入庫耗材按照失效期的近遠(yuǎn)由前向后放在相應(yīng)存儲(chǔ)位置。使用記錄：根據(jù)病區(qū)耗材的使用情況及庫存量，確定每次應(yīng)出庫耗材的種類及數(shù)量；此外，結(jié)合APP物資管理系統(tǒng)中記錄的耗材有效期及庫房中的耗材擺放順序，選擇最近失效期的耗材優(yōu)先出庫使用。(3)耗材出庫：確定待出庫耗材種類及數(shù)量后，進(jìn)入APP中“出庫開單”，選擇出庫日期，登記耗材去向(默認(rèn)病區(qū)治療室)，掃描耗材外包裝上條形碼完成出庫。

1.2.2.3常規(guī)系統(tǒng)維護(hù) 每周通過APP中“庫存預(yù)警”查看低庫存耗材1次，以便登記申領(lǐng)，保證貯存數(shù)量適當(dāng)；查看高庫存耗材，確定有無失效耗材并及時(shí)處理。

1.2.2.4管理人員定期檢查 護(hù)理部質(zhì)量管理小組根據(jù)本院《物品管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》對耗材管理現(xiàn)狀進(jìn)行監(jiān)督評價(jià)，按照檢查結(jié)果完善庫房管理規(guī)范。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理流程圖，見圖1。

圖1 基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理流程圖

1.3觀察指標(biāo) 觀察耗材查找時(shí)間、取物偏差率及零庫存耗材種類。(1)耗材查找時(shí)間：使用計(jì)時(shí)裝置，醫(yī)護(hù)人員從進(jìn)入庫房起直至找到所需耗材的時(shí)間。(2)取物偏差率：是指預(yù)計(jì)拿取的物品與實(shí)際第1次拿到的物品吻合的概率，即不吻合次數(shù)越多，取物錯(cuò)誤率越高，取物偏差率也越高。(3)零庫存耗[9]材種類：將>零庫存量30%設(shè)定為高庫存量，<零庫存量30%為低庫存量，若耗材儲(chǔ)備數(shù)量穩(wěn)定在零庫存量的30%左右，則認(rèn)定該耗材儲(chǔ)備量為可接受范圍。

2 結(jié)果

2.1管理應(yīng)用前后耗材查找時(shí)間比較 應(yīng)用前耗材查找時(shí)間為25.00(15.00,35.00)s，應(yīng)用后耗材查找時(shí)間為10.00(8.00,19.00)s，相較于應(yīng)用前，應(yīng)用后耗材查找時(shí)間明顯縮短(Z=-8.361，P<0.01)。

2.2管理應(yīng)用前后取物偏差率比較 管理應(yīng)用前后總?cè)∥锎螖?shù)分別為70次和74次，其中取物錯(cuò)誤率由8次(11.43%)下降至1次(1.35%)，取物正確率由62次(88.57%)上升至73次(98.65%)(χ2=4.633，P=0.031)。

2.3管理應(yīng)用前后“零庫存”耗材種類比較 見表1。

表1 管理應(yīng)用前后“零庫存”耗材種類比較 種(%)

3 討論

3.1基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理可有效減少醫(yī)護(hù)人員耗材查找時(shí)間，提高工作效率 本研究結(jié)果顯示：管理應(yīng)用后耗材查找時(shí)間明顯縮短于應(yīng)用前(P<0.01)，說明基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理可有效減少醫(yī)護(hù)人員耗材查找時(shí)間。原因分析：庫房耗材中品種型號(hào)繁多，應(yīng)用量大，使用頻率不一[9]，且耗材擺放位置無明顯規(guī)律可循，導(dǎo)致耗材查找時(shí)間延長。目視管理技術(shù)能幫助醫(yī)務(wù)人員縮小目標(biāo)耗材查找范圍，首先根據(jù)所查找耗材無菌清潔程度，定位耗材所在目標(biāo)區(qū)域，進(jìn)而根據(jù)耗材效期遠(yuǎn)近，確定查找方向，在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確定位耗材的位置，有效降低耗材查找時(shí)間。庫房容量較大時(shí)，可利用人眼對色彩刺激的反映，在視覺上產(chǎn)生第一沖擊感[10]，進(jìn)一步按照耗材性質(zhì)細(xì)化分區(qū)，增加可視化色彩種類。目視管理方法使各類用途的耗材按照特定順序排列，做到物在其位，一目了然，有效降低了醫(yī)護(hù)人員查找耗材時(shí)間，提高了工作效率。

3.2基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理可降低醫(yī)務(wù)人員取物偏差率 本研究結(jié)果顯示：管理應(yīng)用后取物偏差率較應(yīng)用前顯著降低，取物正確率明顯提高(P=0.031)，說明基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理可有效降低耗材拿取的錯(cuò)誤率。原因分析：相似物品因擺放無明顯標(biāo)識(shí)，易導(dǎo)致物品拿取出現(xiàn)偏差。在目視管理中強(qiáng)調(diào)分層化管理，即通過簡明直觀的標(biāo)識(shí)，將庫房各耗材按照既定原則進(jìn)行整體規(guī)劃，劃分為紅黃綠區(qū)3個(gè)區(qū)域，按照耗材的清潔無菌程度從左至右及失效期遠(yuǎn)近由里向外放置，并依次擺放入紅黃綠區(qū)，醫(yī)護(hù)人員根據(jù)查找物品性質(zhì)于相應(yīng)區(qū)域內(nèi)查找。根據(jù)人眼視閾范圍，將常用緊急物品放置于平行視線內(nèi)以便更加準(zhǔn)確拿取，如除顫電極片等；根據(jù)耗材使用頻率，將材質(zhì)較輕的耗材放于高處，如引流袋及三升袋等，而材質(zhì)較重耗材放于低處，如康復(fù)用具等；將輸液、手術(shù)及康復(fù)等相關(guān)耗材整群排列，提高了醫(yī)務(wù)人員查找耗材時(shí)的首次定位成功率。此外，通過APP物資管理系統(tǒng)的條碼掃描功能進(jìn)一步確定所取耗材的有效期是否符合“先近后遠(yuǎn)”的原則，提高耗材取用的有效率。

3.3基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理可增加零庫存種類 表1結(jié)果顯示：管理應(yīng)用后零庫存耗材種類較前顯著增多(P=0.015)，說明基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理可改善庫房耗材的儲(chǔ)備狀態(tài)，使耗材能夠高效周轉(zhuǎn)。原因分析：傳統(tǒng)庫房管理常采用紙質(zhì)或半信息化管理模式，手工記錄耗費(fèi)人力，時(shí)常出現(xiàn)信息漏填或錯(cuò)填，各環(huán)節(jié)分工不夠明確，易出現(xiàn)物品短缺、過剩和失效等問題。引入信息化管理方式，通過傳感器、自動(dòng)控制和信息等多種技術(shù)將“物品”錄入互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)人物和物物之間的信息連接，智能化識(shí)別、定位、跟蹤和管理物聯(lián)網(wǎng)中物品[11]。本研究開發(fā)APP物資管理系統(tǒng)，將耗材掃描條形碼后入庫，出庫時(shí)按照有效期先后拿取所需物品并掃碼出庫，借此規(guī)范化的出入庫流程維持耗材庫存量，并定期登錄系統(tǒng)檢測耗材存貯量是否合適及失效耗材是否及時(shí)處理。通過設(shè)定適當(dāng)庫存量，借用信息監(jiān)管技術(shù)掃描耗材包裝上的條形碼，錄入所備耗材信息，一物一碼，按需取用，并掃碼出庫，實(shí)現(xiàn)快速期且有效的雙向追溯，以確保耗材處于合理的調(diào)用儲(chǔ)備量，避免出現(xiàn)高庫存或低庫存現(xiàn)象，同時(shí)還能及時(shí)識(shí)別即將逾期的耗材并發(fā)出預(yù)警信號(hào)，避免耗材積壓[12]。

綜上所述，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的目視管理實(shí)現(xiàn)了耗材的線上管理及同步化追蹤，本研究中治療護(hù)士根據(jù)庫房內(nèi)耗材使用的總量和頻率，制定所有耗材請領(lǐng)計(jì)劃，使所有耗材滿足“零庫存”管理要求，即均處于符合使用的較低數(shù)量水平，有利于實(shí)現(xiàn)庫存量最小化，既保障臨床工作需求，又避免耗材積壓而出現(xiàn)耗材過期浪費(fèi)現(xiàn)象；降低了耗材查找時(shí)間和取物偏差率，使符合預(yù)定零庫存標(biāo)準(zhǔn)的耗材種類增加，儲(chǔ)存過剩的耗材種類減少，提高了耗材分區(qū)管理效率和智能化管理水平，對減輕臨床工作負(fù)荷及提高工作效率具有實(shí)效性作用，值得推廣。