關于事業單位檔案信息化建設的思考

李薇薇

【摘要】? ? 當前階段事業單位正積極探索檔案管理信息化建設的有效路徑，以提升檔案工作的質量和效率。本文研究目的是通過明確信息化建設對檔案管理的重要價值，分析當前階段事業單位檔案信息化建設存在的問題，針對性地提出優化路徑，從而有效推動事業單位深化落實檔案管理的信息化建設。

【關鍵詞】? ? 事業單位? ? 檔案管理? ?信息化建設

引言：

檔案信息化建設具體是指利用先進信息技術進行檔案生成、管理、利用的過程，有效提高事業單位檔案管理工作的現代化水平，為檔案監督管理的全過程各環節提供了新思路、新理論和新原則，建立互聯網環境下檔案管理與檔案服務工作的整體框架和基本方法，從而推動事業單位檔案管理的高效化和社會化服務建設。事業單位深化檔案管理信息化建設可以幫助解決數據繁雜難應用的問題，并可以利用信息化智能系統將數據信息按照合理分類進行排序匯總，并自動儲存至電子檔案庫中，以便后續開展檔案整理和分析利用。

一、信息化建設對事業單位檔案管理的價值

近年來經濟發展和現代化建設進入全新階段并呈現出新形態，事業單位在這一背景下逐步體現出在公共管理與服務方面的重要作用，但隨著事業單位工作任務量的增加其內部會產生較多的信息資料，且數量繁多形式復雜，這對事業單位的檔案管理工作提出了新要求。在信息化不斷發展的當代，利用先進互聯網信息技術進行檔案管理優化升級已成為事業單位檔案工作的創新趨勢和必然選擇，推動信息化建設對于事業單位檔案管理具有重要價值。

檔案管理在信息化建設中充分利用計算機系統和互聯網技術，在應用中逐步構建了“互聯網+檔案管理”的良好態勢，利用信息技術在一定程度上實現了成本、人力和資源的合理控制，并從整體提升了檔案管理的準確性和高效性。檔案管理的信息化建設還進一步推動了事業單位檔案工作的智能化、網絡化轉型升級，在自動化管理的趨勢下優化了檔案整理、歸納和查閱等具體流程細節，為檔案管理人員提供了便利從而滿足了事業單位的發展需求。

事業單位檔案管理的信息化建設打破了傳統的管理模式，充分利用互聯網系統和信息技術建立新的管理模式，在一定程度上簡化了檔案管理人員的工作，使該職能部門的效率得到大幅度提升，其高效性和精準性為事業單位發揮公共管理與服務的職能提供助力，使事業單位在開展實際工作時有堅實可靠的檔案支持。但目前事業單位的檔案信息化建設仍存在部分問題，在一定程度上限制了其檔案管理的優化升級。

二、事業單位檔案信息化建設存在的問題

2.1對信息化管理的重視程度不足

信息化建設作為事業單位檔案管理的全新發展路徑具有重要的深化落實意義，其依托信息技術及互聯網技術可以實現對事業單位檔案管理的改革創新。但當前階段部分事業單位仍沒有予以信息化檔案建設充分的重視，沒有從根本上轉變對信息化管理的認識并發現其優越性。

受到重視程度和認知水平的限制，事業單位在進行社會化服務管理時忽視了高效先進檔案管理工作的重要意義，在檔案管理信息化建設上的資金、人力、關注度投入不足，使得事業單位的信息化檔案系統及基礎設施建立不完善并具有一定的滯后性。同時管理部門的重視程度不足會導致事業單位的檔案信息化建設去燒全面完整的管理體系支撐，致使在進行檔案管理信息化建設時缺乏指導出現漏洞，從而限制了其信息化建設水平。

2.2信息化技術支持較為薄弱

目前我國事業單位檔案管理信息化基礎和技術支持較為薄弱，這是事業單位推動檔案信息化建設受到的關鍵性阻礙，其主要體現在信息化管理基礎設施及設備的落后上，目前事業單位應用的計算機系統、互聯網等信息設備存在一定的滯后性，其作為檔案管理載體在運行、整理、儲存等功能上工作效果有限，使得檔案信息化管理無法實現大規模推廣。并且在“互聯網+檔案管理”的信息化模式構建中，事業單位檔案管理的硬件設備和軟件系統的性能無法滿足互聯網工作的要求，針對聲像檔案的收集面臨困境，缺乏專業設備和軟件實現高效完整的聲像信息采集歸檔，且在建設過程中沒有立足于自身工作的實際需要，從而限制了檔案管理信息化建設的推動和發展。

2.3缺乏專業信息化檔案管理人才

管理人員作為檔案信息化操作的重要保障具有重要意義，其信息化檔案管理的專業水平會在一定程度上對檔案管理工作質量和信息化建設進展造成影響。目前事業單位中負責檔案管理的工作人員大多不是專業的檔案管理人才，且幾乎從未接觸過檔案管理中的信息化系統，缺乏全面具體的信息化檔案管理培訓，導致其思想認知水平和實際操作水平都無法滿足檔案信息化運行管理的需要。且部分事業單位的檔案管理人員對于新技術的接受和理解能力較差，在進行信息化技術使用過程中過于刻板謹慎，缺乏一定的創新嘗試能力，導致檔案管理信息化建設的開放性和靈活性無法得到充分的利用發揮實效。因此在信息化建設不斷推進的過程中，事業單位應重視管理人員專業素養與信息化應用的匹配程度，以保證檔案管理工作能得到最大程度的升級。

2.4檔案信息化安全問題有待解決

信息技術和互聯網的高度開放性為檔案信息化管理的安全建設提出了新思考，檔案信息的安全問題是事業單位檔案管理的關鍵一環。一方面信息化檔案管理對系統及載體的溫度、濕度、放置環境等各方面因素有著極高要求，要應外部環境造成信息系統運行故障可能會對檔案信息儲存的安全性造成不利影響。另一方面因事業單位檔案信息涉及到相關重要資料，部分事業單位在進行檔案資料整理、歸檔等環節時較為混亂，若安全問題監管不當可能會遭受惡意網絡病毒及軟件的攻擊，或被別有用心的組織或個人利用違規技術進行侵入竊以此達到某些非法目的。

三、推動事業單位檔案信息化建設的具體路徑

3.1重視檔案信息化管理的作用

信息化檔案管理建設是傳統檔案管理建設的延伸和升級，對事業單位的管理水平、決策能力和信息服務具有一定的有利影響，可以為事業單位的檔案管理提供支持。因此，事業單位管理人員首先要重視檔案管理信息化建設的重要作用，并適當加大對檔案信息化建設的資金、人力投入以保證其順利開展。其次，要推動事業單位檔案信息化管理制度的建立和完善，要立足于事業單位工作的實際情況和檔案管理的具體需求，設計出科學有序的現代化檔案管理制度，對檔案管理信息化建設中的具體方面如設備監管、網站維護、人員管理等進行統籌管理，以保證檔案管理的信息化建設可以發揮最大效用，從而推動事業單位的檔案工作持續升級。

3.2提升檔案管理信息化技術水平

事業單位檔案管理實現信息化和現代化的前提是具有較為先進和完備的基礎設施和信息技術，因此事業單位應不斷提升檔案管理信息化技術水平和設施建設。針對檔案管理信息化設施的完善，要從硬件設備和軟件應用兩方面入手提升管理載體的質量性能。在硬件設備升級上，要及時引進更新事業單位的計算機系統、聯網設備和打印機設備等檔案辦公設備，在軟件應用建設上具體可以從三方面入手：

第一是檔案信息的數字化建設，合理運用數據壓縮處理技術、大數據技術、高速掃描錄入技術，將傳統的紙質、聲像檔案文件和已經歸檔的現有電子檔案按照一定的順序進行組織分類從而建立系統規范的檔案信息庫，將檔案目錄信息和具體全文進行數字化處理。

第二是建設事業單位檔案網站，檔案網站是指事業單位檔案管理部門在公共信息服務網站上開設的網點，以網絡主頁的方式提供檔案管理、服務和宣傳，其具體內容包括檔案工作信息、事業單位公開信息、檔案資源信息和服務信息。通過努力打造便捷高校的檔案管理網站來推動事業單位的檔案信息化建設，并為社會提供檔案服務的窗口。

第三是可以建立數字檔案信息庫，利用計算機系統實現檔案信息的遠程控制管理，這一技術的優勢在于可以實現事業單位利用互聯網環境高效便捷地開發利用數據庫檔案信息資源，并形成良好有序的檔案使用規范體系。

除此之外，事業單位檔案管理部門要利用信息技術提升聲像檔案的收集管理能力。照片、錄音、錄像等形式都是傳統的較為普遍的聲像檔案載體，相比于文字檔案，聲像檔案更具直觀性和生動性，可以突破時間空間界限制造臨境感，對于檔案應用具有重要意義。因此事業單位要充分利用信息化錄音錄影設備進行聲像檔案采集，并運用智能化系統進行格式轉化處理并自動歸于電子檔案庫，從而保證聲像檔案不會受到外部環境因素的影響而降低質量，可以有效進行聲像檔案的保護和利用，從而提升了事業單位檔案管理工作的全面性。

3.3培養專業的信息化檔案人才

事業單位要招聘專業的信息化檔案管理人才，保證其具有一定的檔案管理觀念和理論支持，并具備一定的信息化檔案應用能力，以保證其在實際工作中可以熟練運用信息化設備進行檔案采集、整理和歸納，確保事業單位檔案管理工作順利有序開展。

針對在職的非專業檔案管理工作人員，事業單位應注意定期開展信息化檔案建設培訓工作，使工作人員在培訓中不斷學習和掌握檔案信息化系統及設備的工作原理和操作方法，為檔案管理的信息化建設提供可靠的人工支持以提升建設發展的穩定性。

3.4加強檔案信息化安全管理

事業單位在加強檔案信息化安全管理時首先要重視檔案數據資料的儲存形式，積極利用數字化信息技術將檔案資料進行虛擬轉化儲存，并進行備份另存。在檔案儲存的過程中要嚴格把控其規格、位置和儲存路徑，保證檔案資料的信息化儲存環境安全穩定。其次，要加強對病毒和黑客的防范，利用信息安全技術建立防火墻，并提升局域網建設限制IP范圍，從而保證事業單位的檔案數據庫和網站的訪問受到保護，從而有效預防檔案重要信息的丟失和泄露，為事業單位的檔案管理信息化建設增加安全有效性。

四、結束語

事業單位應搭好信息時代的順風車，利用先進信息技術對檔案管理工作進行優化升級，通過建立“互聯網+檔案管理”的運行模式有效提升事業單位檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

參? 考? 文? 獻

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