企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

張 軍

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，廣泛滲透到各行各業(yè)中。檔案管理也受到了網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的沖擊，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理已成為企業(yè)發(fā)展中的必經(jīng)之路。實(shí)現(xiàn)檔案信息化有助于提升企業(yè)的工作效率，節(jié)約辦公成本，深度挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展作用顯著。

在現(xiàn)階段，盡管已經(jīng)有許多企業(yè)開始實(shí)施檔案的信息化，但其中還存在諸多問題。檔案部門大都位于企業(yè)的頂樓或底層，與業(yè)務(wù)部門距離較遠(yuǎn)，紙質(zhì)檔案借閱流程復(fù)雜，極其不方便，且頻繁借閱也會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的損壞。企業(yè)高管對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作就是檔案收集整理，不能給企業(yè)帶來實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)效益，檔案信息化工程就是浪費(fèi)資金，因而對(duì)其投入的力度也不大。為了能夠更好發(fā)揮檔案信息資源的管理，檔案管理部門應(yīng)面對(duì)現(xiàn)實(shí)，積極尋求可行有效的方法，推動(dòng)檔案信息的現(xiàn)代化管理。

檔案信息化建設(shè)符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需求，隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，檔案的管理方式逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，如文件的擬稿、傳閱辦理、歸檔等過程都通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。信息化辦公的全面推廣，電子簽章、電子簽名技術(shù)的普及，使檔案信息的查閱具有更高的真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，保障了檔案在共享中的完整性。這些變化預(yù)示檔案信息化是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，加速檔案信息化建設(shè)，提升系統(tǒng)的整體功能，建立健全檔案信息機(jī)制迫在眉睫。

一是加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備建設(shè)，提高檔案管理的技術(shù)含量，有效實(shí)現(xiàn)該技術(shù)的先進(jìn)性。配套的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化的必要條件，主要包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)三個(gè)部分。在應(yīng)用系統(tǒng)選擇的過程中應(yīng)將開放性與包容性放在首位，同時(shí)兼顧應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)展性。作為一個(gè)軟件存儲(chǔ)平臺(tái)，能夠保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全性，并能夠根據(jù)情況，靈活操作平臺(tái)各個(gè)版塊。其功能性也應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)字化處理、電子檔案信息采集、檔案數(shù)字化等。

二是建立高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍。檔案管理信息化離不開一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。在確保政治素養(yǎng)和文化素養(yǎng)的前提下，應(yīng)當(dāng)著力提升檔案管理群體的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分掌握檔案管理相關(guān)的專業(yè)性知識(shí)和理論，依照檔案特有的特點(diǎn)，完善、準(zhǔn)確管理檔案信息，提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

三是加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范檔案管理流程。企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理體系的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)部門的檢查，依照《檔案法》條例規(guī)定，確保檔案管理工作納入法制軌道。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子急需強(qiáng)化檔案規(guī)范查處意識(shí)，嚴(yán)肅處理檔案管理中存在的不合法行為，處置不作為人員。在進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督過程中，應(yīng)加大檢查力度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，杜絕從輕處理現(xiàn)象，維護(hù)檔案法規(guī)，確保企業(yè)內(nèi)部檔案的安全管理。