高校檔案管理實踐研究

石貞貞

高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，提升檔案管理工作的科學性有助于提升高校的工作效率，進而促進高校工作的有序開展。但是現(xiàn)階段，高校檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理室收集材料不全面、專業(yè)人才隊伍不足等問題。本文通過分析高校檔案管理工作實踐以及存在的問題，探索其進一步發(fā)展的方向，以期進一步提升高校檔案管理水平，為相關(guān)研究提供借鑒。

一、高校檔案管理工作實踐

（一）解放思想，創(chuàng)新高校檔案管理工作

高校檔案管理者應積極解放思想，創(chuàng)新檔案管理工作。首先，高校檔案管理者在任何時候都堅持實事求是的原則。實事求是是我們面對生活和工作的正確態(tài)度，只有堅持實事求是的原則，才有助于形成正確的世界觀、人生觀、價值觀。檔案是對歷史的記錄，是歷史的見證者，高校檔案管理者只有堅持實事求是的原則，才能充分發(fā)揮檔案記錄歷史的重要作用。因此，檔案管理者必須保持持之以恒的奮斗精神以及無私奉獻的工作作風。其次，高校檔案管理者積極變革檔案管理方式，引入新興信息技術(shù)，提升檔案管理工作的信息化水平與效率。

（二）以人為本，強化面向全體師生的服務意識

高校檔案管理工作講求以人為本，強化面向全體師生的服務意識。首先，高校檔案管理人員將檔案管理工作透明化。高校檔案管理工作由專人負責，在過去，檔案管理多以“保密”的形式進行，這就割裂了檔案管理工作與全校師生間的關(guān)系。現(xiàn)在高校檔案管理者將檔案管理工作透明化，及時向全校師生公布存檔地點以及存檔內(nèi)容，便于教師以及學生查閱資料。其次，高校檔案管理者注重將檔案歸類存放。高校檔案記錄的是教師的教學活動和學生的學習經(jīng)歷，對檔案進行歸類存放可以節(jié)約教師和學生查找相關(guān)資料的時間。

（三）全面協(xié)調(diào)，強化各主體間的溝通交流

高校檔案管理工作強化全面協(xié)調(diào)，加強各主體間的溝通交流。首先，高校檔案管理者注重與高校行政人員的溝通交流。高校行政人員負責處理校內(nèi)的各項事務，其中很多內(nèi)容需要留檔保存，以記錄學校的發(fā)展歷程。高校檔案管理者積極與行政人員進行交流溝通，可以縮短獲得有效信息的時間，提升工作效率。其次，高校檔案管理者強化與學生的交流溝通。當今社會就業(yè)形勢嚴峻，學生擁有大量證明其經(jīng)歷和能力的材料能夠提升競爭優(yōu)勢，但是很多學生在校期間不注重保留相關(guān)信息。如若高校檔案管理者加強與學生間的聯(lián)系，則有助于學生在較短時間內(nèi)獲得相關(guān)證明其能力與經(jīng)歷的材料，提升就業(yè)競爭力。此外，學生將自己的就業(yè)信息反饋給學校并在檔案管理室進行保留，有助于學校統(tǒng)計學生的就業(yè)率。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）高校檔案管理的信息化水平較低

高校檔案管理存在信息化水平較低的問題，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。一方面，大多數(shù)高校的檔案管理工作依然以手工形式為主，即由檔案管理工作人員對紙質(zhì)資料進行整理、歸納。這種整理方式不僅工作效率低下，而且管理者在整理檔案的過程中極易出錯，不利于科學、完整地保存檔案。另一方面，有些高校雖然在檔案管理工作中引入了新興信息技術(shù)，但是對新技術(shù)的使用率較低，僅停留在“表面擁有”階段，不利于充分發(fā)揮信息技術(shù)的重要作用，不利于提升檔案管理者的工作效率。例如，很多高校擁有檔案錄入與歸類電子系統(tǒng)，但是檔案管理者并不注重通過電子系統(tǒng)錄入內(nèi)容，這就造成了資源浪費。

（二）高校檔案管理室收集材料不全面

高校檔案管理室收集材料不全面是高校檔案管理存在的問題之一。首先，高校檔案管理室中的學生信息較少。高校檔案管理室主要記錄學校發(fā)展以及教師教學成果、學生的學習成績，記錄學生信息的內(nèi)容少之又少，不利于普通學生從學校檔案室中查找資料。其次，高校人事檔案是反映教職工信息的重要內(nèi)容，對于教師日后的職業(yè)發(fā)展具有重要作用。但是目前高校檔案管理室保存教師信息時只留有一些基本信息，忽視了記錄教師的教學過程以及教學特色，這就造成了高校檔案管理室收集信息不全面的問題。

（三）高校檔案管理缺乏專業(yè)的人才隊伍

高校檔案管理缺乏專業(yè)人才，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理的發(fā)展。首先，目前高校的檔案管理者多為中年群體，他們學習新知識的主動性不強，也不注重通過改變管理方式提升工作效率。而且現(xiàn)階段的很多檔案管理者并沒有專業(yè)教育背景，只是根據(jù)日常習慣進行檔案整理與歸納，不利于提升高校檔案管理工作的工作效率以及信息化水平。其次，高校檔案管理缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，不利于提升高校檔案管理室的信息化水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，借用各種電子系統(tǒng)進行信息錄入與整理已成為常態(tài)，熟練使用各類電子系統(tǒng)的前提是高校擁有專業(yè)的電子技術(shù)人員。

三、高校檔案管理發(fā)展方向

（一）提升高校檔案管理的信息化水平

提升檔案管理的信息化水平是促進高校檔案管理發(fā)展的重要舉措之一。首先，高校要加強數(shù)字平臺的建設。高校應當提高對檔案管理工作的重視程度，積極引入各種新興技術(shù)提升檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。其次，高校檔案管理者要提升對各種信息技術(shù)的利用率，切實提升工作效率。提升對信息技術(shù)的利用率是提升高校檔案管理信息化水平的重要舉措，檔案管理者應當積極學習各種新興技術(shù)，利用新興技術(shù)進行檔案內(nèi)容的錄入和歸納工作，以提升工作效率。

（二）增加高校檔案管理室的材料內(nèi)容

增加高校檔案管理室的材料內(nèi)容可以進一步提升檔案管理室在高校中的重要地位，促進高校檔案管理的進一步發(fā)展。首先，高校檔案管理者要增加對學生信息的記錄與歸檔。學生的在校表現(xiàn)、成績單、參與的社會實踐項目等都可以成為高校檔案管理室的收錄內(nèi)容，以此彌補高校檔案記錄中學生信息的缺失。其次，高校檔案管理者要注重收集教師各方面的信息。不同教師的教學特色不同，研究項目不同，且在學術(shù)研究中取得的成就不同，而這些信息對于教師自身的發(fā)展來說是非常重要的。高校檔案管理者應當及時收集教師的最新信息，以增加檔案管理室的材料內(nèi)容。同時，教師也要注重總結(jié)自身的發(fā)展經(jīng)歷，并將相關(guān)信息交由檔案室保管。

（三）建設高校檔案管理的專業(yè)人才隊伍

建設高校檔案管理專業(yè)人才隊伍可以促進高校檔案管理的進一步發(fā)展，所以，高校要注重引入專業(yè)檔案管理與技術(shù)人才。首先，高校要聘用一批具有專業(yè)教育背景的檔案管理人員。隨著中國教育的不斷發(fā)展，檔案學已經(jīng)成為一門獨立學科，并且為社會培養(yǎng)了一批專業(yè)人才。高校在招聘人才的過程中要注重將“科班出身”作為選擇標準之一。其次，高校要注重引入掌握信息技術(shù)的人才。高校應當通過提升薪資待遇、給予安家費等方式吸引更多技術(shù)人才，以提高檔案管理專業(yè)人才信息技術(shù)水平。

四、結(jié)語

提升高校檔案管理水平，促進高校檔案管理實踐的進一步發(fā)展有助于完善高校工作內(nèi)容，提升高校工作效率。因此，高校應當強化自身檔案管理實踐水平。雖然現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在一些問題，但是這些問題都能夠得到解決。長遠來看，高校應當積極借助互聯(lián)網(wǎng)的重要作用提升高校檔案管理的信息化水平，增加檔案管理室的材料內(nèi)容，建設檔案管理專業(yè)人才隊伍，以充分提升檔案管理水平。

【基金項目】2020年度河南省社科聯(lián)調(diào)研課題“中原學構(gòu)建背景下的漢語國際推廣研究”（編號：SKL—2020—841）;2020年度南陽師范學院校級思想政治專項課題“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設研究”（編號：2020SZ007）;2020年南陽師范學院校級決策研究課題“漢語國際推廣發(fā)展機制改革”（編號：2019WYJC13）。

參考文獻：

[1]楊舒然.基于科學發(fā)展觀指導下的高校人事檔案管理策略探析[J].產(chǎn)業(yè)科技創(chuàng)新，2020（1）：123-124.

[2]黃寶春.創(chuàng)新與重構(gòu)：新時代中國特色的高校檔案管理學[J].浙江師范大學學報（社會科學版），2019（1）：112-120.

[3]林秀.高校檔案信息化管理問題及對策研究[D].福州：福建師范大學，2017.

[4]王金晶.高校檔案管理的公共服務質(zhì)量優(yōu)化問題研究[D].上海：上海師范大學，2016.

[5]葉青青.關(guān)于高校檔案利用工作的研究[D].福州：福建師范大學，2016.

[6]肖文.知識管理理念觀照下高校檔案信息服務研究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2015.

（作者單位 南陽師范學院地理科學與旅游學院）