淺談事業單位財務會計檔案如何融入檔案管理體系

摘 要：在現代化體系發展下，單位檔案工作正逐步向多元化方向發展。而財務會計檔案管理作為單位檔案工作的一部分內容，往往因部分單位領導思想觀念、人員編制體制、職工個人素質等方面因素影響，存在一些問題。財務會計檔案管理工作如何走向規范化、現代化，納入單位整體檔案管理體系中，是一門需要研究的新課題。

關鍵詞：事業單位;會計檔案管理;問題;解決

事業單位作為政府重要的機構組成，其檔案資源非常豐富，但由于歷史原因和傳統習慣，檔案工作多數是以單一公文通知的形式記錄單位歷史信息的維護，忽視現實業務內容的補充和更新。財務會計檔案方面，目前機關事業財務會計崗位專職人員少、會計核算工作任務繁雜、沒有獨立財務檔案管理經費，再加上對會計檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，造成一些財務檔案數據的散失、霉變等。

1 事業單位財務會計檔案的組成

財務會計檔案管理工作是單位對各時期形成的會計賬簿、會計憑證和財務報告等能記錄和分析單位財務活動的重要資料進行歸類整理，是單位檔案管理中一項重要工作內容。財務會計檔案管理劃分為會計核算、收費管理及財務資料等多個內容，其中：“會計核算”分為憑證、賬簿、報表、合同、物資管理和預算;“收費管理”分為收費報表、收費資料、租賃合同等;“財務資料”分為各部門下達的財務指導性業務文件。

2 目前各單位財務會計檔案管理方面存在矛盾

各單位目前多數僅僅重視財務會計檔案中最重要的組成內容——“會計核算”內容而涉及單位人員工資財務、財政部門批文、財務軟件培訓軟件資料、現代化會計數據等檔案資料往往未能及時歸檔，重視程度不夠。

缺乏專業財務會計檔案人員，無法在財務憑證取得當時進行系統的保管歸類。多數財務文件沒有明確的文秘人員管理，多數應歸檔的財務文件被多人保管，零散地堆放存放在單位財務室內，易被隨意翻動。有時因財務人員調整，有的經手人員甚至將一些資料據為己有。在工作調動、崗位調整、離退休時有些財務檔案不說明不移交不歸檔，甚至一并帶走，造成文件檔案歸檔工作的困難。

單位檔案管理機構未單獨設立財務會計檔案管理機構，檔案管理人員有時也沒有專業會計人員，當遇到財務大檢查時，檔案管理人員不是專業人員，不了解財務業務;而會計人員調用單位財務會計檔案時還需要辦理借用手續，影響工作效率。對保管到期確無現用價值的財務會計檔案，往往因檔案管理機構人員不固定又不愿意承擔責任，不去組織鑒定和銷毀工作;會計人員又不是單位檔案管理機構人員，無法負責牽頭組織，造成存放的財務會計檔案越來越多。

隨著現代化技術的提升，好多事業單位都推行財務會計資料電子化工作，因缺少熟悉會計知識的計算機技術維護人才，單位財務部門又不專設電子會計檔案管理崗位，形成的電子檔案只能由其負責記賬的會計兼任，對涉及知識內容多的工作，會計人員因不具備相關的計算機技術專業知識，往往還停滯在手工檢索匯總階段，極大地影響到單位電算化會計檔案的發展進度，更不利于電子檔案的保管。

目前好多事業單位因辦公場所限制，對于財務會計檔案的存放并沒有設立專門庫房，財務會計檔案資料有時隨意擺放在財務室內，存放無序的現象時有發生;用時不方便查找;財務室只是一般辦公場所，不具備專門的檔案管理庫房，無法達到檔案管理中要求的防丟、防壞、防亂、防水、防燃等相關技術規定。

3 如何解決財務會計檔案管理中的問題

財務會計檔案保管工作要做到防丟、防壞、防亂、防水、防燃。防丟，就是讓財務會計檔案不因在檢查提供、單位合并移交的過程中失丟或辦公場所未安裝防盜設施被竊。防壞，就是讓財務會計檔案在歸集過程中不缺項不缺角，附件齊備、完好無損，對已經破損的會計檔案及時修整。防亂，就是財務會計檔案的保管專人專門負責，不因工作調動人員、調整會計人員分散，歸檔工作條理清晰。防水、防燃，就是財務會計檔案存放應選用能防水防火鐵皮柜存放，專門庫房要配備消防設備，同時場所內禁止存放引起火災的攜帶易燃物。

一是積極爭取單位領導對財務會計檔案管理工作的重視。會計檔案資料明確記載著單位經濟業務各方面的內容，對單位事業發展、項目工作進度、年度績效考核等都能提供重要的參考數據，特別是近年來財政部門對會計基礎工作的考核量化，被列為年度單位考評評分項目之一，分值多達30分以上，甚至有的還有相關的加分項目，得分依據就是單位的各種會計檔案資料。財務人員要積極爭取單位負責人對財務會計檔案管理工作的支持，加大對財務會計檔案管理工作中人力、財力、物力和技術支持投入，保證財務會計檔案管理工作順利開展、按期完成，充分發揮重要作用。

二是加強財務會計檔案管理人員的現代化技術能力。財務會計檔案管理處于不斷加強、逐漸完善更新的階段，這就要求會計檔案人員掌握現代化技術工具的能力隨之提升。建設一支高素質的財務會計檔案干部人才隊伍，目前是各單位開展財務會計檔案管理電算化的重要基礎條件之一。從根本上要解決現有財務人才隊伍只負責會計核算、人員隊伍組成單一的現狀，在每年的財務會計人員的繼續教育培訓中，加強對檔案管理業務知識培訓，分重點、分項目和根據單位實際檔案業務歸檔需要，以加強財務會計檔案管理人員的會計電算化技術應用培訓為主導，提高掌握和運用信息手段的技能，讓其了解財務會計電算化檔案管理的內容，更好地滿足財務會計檔案管理現代化技術要求。

三是健全制度財務會計檔案管理，正確處理會計檔案的保密與利用的關系。財務會計檔案材料內容涉及單位重要事項，是需要保密的，但也有些是可以公開的，比如單位部門預決算批復、單位“三公”經費支出等等內容，這就要求財務人員認真學習《檔案法》、《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）的有關規定，并充分考慮單位財務會計檔案管理的實際情況，從思想上高度重視，在制定財務會計檔案管理相關規定時，要多與財政、審計、紀檢監察部門匯報溝通，確保財務會計檔案管理制度的合規性。在財務工作中涉及會計檔案資料的內容、歸檔、查詢等工作中要嚴格遵守相關規定，提高財務會計檔案管理的質量。

四是財務會計檔案管理要技術化、正規化，推行目標管理責任制。在實際工作中，財務會計檔案管理工作要做到規范化，需逐步建立形成單位負責人主管、財務科室負責人分管、具體會計檔案人員負責的機制，財務會計檔案管理納入單位會計負責人任職內目標考核內容之一。重視財務會計檔案管理，不斷改進檔案管理方法，財務文件、會計資料在單位檔案管理系統中要及時歸類，分類存放，提高會計檔案管理的利用效率，為單位財務工作的可持續發展提供保證。

五是新形勢下隨著事業單位改革的推進，積極做好單位財務會計檔案移交工作。財務會計檔案移交是事業改革按期完成的內容之一，尤其是合并的單位因涉及多個單位，其移交的會計資料涉及憑證、賬本、資產清查等多項內容，還需進行財務審計。組織專業的財務會計檔案管理人員對會計檔案資料進行清點核對，及時編制會計檔案資料移交明細單，列明應當移交的會計檔案項目名稱、憑證號數、裝訂冊數、歸檔年度、順序編號等內容，對未形成年度的會計資料也要及時裝訂，電子記賬的會計檔案電子數據包括及其讀取平臺也要一并移交。在資料移交過程中，還要注意區分單位合并后原各單位是否仍存續，會計檔案具體應由誰保管的問題，按財政部《會計檔案管理辦法》的相關規定執行，防止發生檔案保管主體責任不明確而無法順利移交的問題。

總之，單位財務會計檔案管理工作必須要有責任心、懂會計知識又懂檔案管理的專業管理人員擔任，對入賬的會計憑證附件審核都能做到手續齊全、內容清楚，對歸檔的財務文件都能做到按序裝訂及時封冊，對需拷備的電子會計數據都能做到專門保存，從會計檔案收集開始的源頭一直保證相關資料的完整與安全，這是財務會計檔案保管工作的基本任務，也是財務會計檔案保管工作的重要目的，也是單位一項非常重要的會計基礎工作。要有始有終，每時每刻，確保財務會計檔案資料安全存放保管，為單位整體檔案工作提供財務數據基礎。

參考文獻：

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作者簡介：李玫，大學學歷，棗莊市殘疾人綜合康復中心館員，研究方向：財務管理學和檔案管理學。