淺談企業(yè)設備檔案管理工作

李慧瑩

摘 要：設備是企業(yè)生產(chǎn)建設必要的物質(zhì)基礎和技術支撐，如何通過改善優(yōu)化設備檔案管理工作，將其價值最大限度地挖掘出來供利用，是企業(yè)檔案管理工作面臨的重要課題。本文從企業(yè)設備檔案管理工作的獨特性與重要性入手，分析存在問題，提出相應策略，供參考。

關鍵詞：設備檔案;管理;企業(yè)

設備是企業(yè)生產(chǎn)建設必要的物質(zhì)基礎和技術支撐，如何認識設備檔案管理工作的重要性，采取相應的策略，解決存在的問題，是我們面臨的重要課題。

1 企業(yè)設備檔案管理工作的獨特性與重要性

設備是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所必須具備的物質(zhì)基礎和技術支撐，企業(yè)的設備檔案管理則是設備管理工作的重要基礎。企業(yè)的設備檔案是作為企業(yè)固定資產(chǎn)的機器設備和儀器、儀表等從其購置、驗收或從規(guī)劃、設計、制造，再到安裝調(diào)試、運行、管理、維護、檢修、改造、更新、報廢等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體的真實記錄，同其他檔案相比，有其獨特的技術特征。

1.1 處于動態(tài)管理中

設備自企業(yè)投入使用后，隨著企業(yè)對其使用、維護、升級改造、移動，設備檔案的材料會不斷地增加，直到該設備報廢或賣出，資料增加的行為才會終止。企業(yè)對設備檔案的管理是一個動態(tài)的過程，而不僅僅是單純的靜態(tài)保管。

1.2 載體種類增多

設備檔案很大一部分是圖表、圖紙形式的載體，隨著設備信息化、自動化程度的提高，以數(shù)據(jù)、程序以及音像等數(shù)據(jù)流形式存在的數(shù)字化設備檔案不斷增多，載體增多，幾乎不存在僅保存文字資料的企業(yè)設備檔案。

1.3 促進企業(yè)知識積累

設備檔案不僅是對設備相關信息的直接記錄，也包含了大量對企業(yè)有利的高價值技術信息。企業(yè)可通過對設備檔案進行有效的深度探索，提取積累知識，總結經(jīng)驗，形成科學系統(tǒng)的知識結構，為企業(yè)設備故障排除、維保方案制定、設備更新改造，甚至同類設備自主研發(fā)等工作提供強有力的技術支持，充分發(fā)揮設備的利用率，降低成本，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

從上述設備檔案的技術特征看，企業(yè)只有配備熟悉相應專業(yè)技術的檔案管理人員，才能將動態(tài)化、多樣性的設備檔案資料收集、整理好，并結合自身專業(yè)素質(zhì)，為企業(yè)深入發(fā)掘有效知識，提高設備維修速度與工作效率，縮短產(chǎn)品研發(fā)時間等，提升企業(yè)設備檔案利用率，最大限度地挖掘設備檔案的價值供企業(yè)所用，節(jié)省更多的資產(chǎn)，創(chuàng)造更多的價值。這充分說明企業(yè)設備檔案管理工作的重要性，其工作的好壞，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展密不可分，對提高企業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)量和質(zhì)量、增加經(jīng)濟效益具有重要作用。

2 企業(yè)設備檔案管理工作存在的主要問題

2.1 設備檔案收集不齊全

有些企業(yè)在設備入廠開箱時，相關部門并未通知設備檔案管理人員到現(xiàn)場參加設備開箱驗收，無人對開箱設備資料進行清點核對，造成設備檔案資料缺失;有些企業(yè)不能及時將設備維修、保養(yǎng)、改造記錄等文件材料移交存檔，隨處存放，不僅給日后的設備維修造成不便，也對后期編制資料匯總、制定維保方案等工作帶來麻煩，減少企業(yè)有效知識積累，阻礙企業(yè)利用設備檔案獲取更多經(jīng)濟效益。

2.2 未配備設備檔案管理人員

有些企業(yè)未配備專職或?qū)I(yè)人員管理設備檔案，一些設備檔案管理工作無人管，檔案形成初期就存在很大問題，好多資料收集不齊全、不準確、不真實，檔案分類、排列、編號等不規(guī)范，設備檔案管理雜亂無序。

2.3 管理手段落后

一些企業(yè)的其他部門已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化辦公，但對于設備檔案管理工作卻遲遲沒有邁出數(shù)字化這一步，工作方法依舊沿用老一套作法，紙質(zhì)的臺賬查詢檢索起來格外費力，這使得設備檔案管理與企業(yè)其他管理體系嚴重脫軌，浪費企業(yè)寶貴的人力及時間等資源。

2.4 知識提取利用不足

有些企業(yè)雖按時將設備使用時產(chǎn)生的記錄信息歸檔，但卻并未安排專人收集整合，提取有效知識。這些已歸檔的數(shù)據(jù)在日后設備的維修與保養(yǎng)方面沒有提供太大的幫助，使得設備檔案的利用率大大降級，設備檔案的利用價值得不到開發(fā)。

造成這些問題的主要原因，在于企業(yè)對設備檔案管理工作重視度不夠，管理制度不健全，管理方法和措施不科學、不落實。

3 改進提升企業(yè)設備檔案管理工作的措施

3.1 提高企業(yè)整體檔案意識

企業(yè)應自上而下提升整體檔案意識，把設備檔案管理工作作為一項重要內(nèi)容，納入檔案工作的重要議事日程，與時俱進地引入先進管理理念，加大管理力度，不斷創(chuàng)新管理方法，強化管理團隊，保障企業(yè)設備檔案管理工作良性運轉(zhuǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟價值。

3.2 完善設備檔案管理制度

企業(yè)應根據(jù)有關檔案法律法規(guī)和自身設備檔案管理工作的實際需要，建立健全本企業(yè)設備檔案管理體制機制，明確規(guī)定企業(yè)設備檔案管理的范圍、主責部門、工作流程及要求配套的設備檔案管理人員隊伍。設備檔案因其獨特性，其管理制度中不僅應包含一般檔案管理制度中的收集、整理、保管、利用、銷毀等內(nèi)容，還應增加符合其獨特性的相關條款。如根據(jù)設備檔案的動態(tài)化特點，應將設備檔案的收集工作滲透到設備管理相關的各個環(huán)節(jié)中去。設備檔案無法實現(xiàn)“一步到位式”的歸檔，必須根據(jù)它的使用周期，分階段的收集每一時期的相關資料。企業(yè)應把設備檔案的這項特性融入到設備及設備檔案管理制度之中，確保設備檔案的齊全完整。還應建立相應考核機制，比如在設備進廠開箱時，如有考核制度的制約，就會大大減少設備檔案管理人員缺席開箱清點核驗情況的發(fā)生。再比如根據(jù)設備檔案的多樣性，企業(yè)應在設備檔案管理制度中增加所能涉及的各類載體的相關款項，包括其歸檔要求、保管條件等。

3.3 設備維護與知識收集同步

設備一旦投入使用，其日常維護數(shù)據(jù)便會實時發(fā)生改變，設備檔案應做到同步更新，管理人員跟隨設備使用過程隨時收集更新記錄。這樣做不僅能及時掌握設備的使用情況，杜絕設備與設備檔案脫節(jié)的現(xiàn)象，也對設備檔案管理者日后編纂相關匯編材料提供知識儲備上的保證。

應全員開展知識管理。單靠設備檔案管理員對包含大量高價值技術信息的設備檔案進行知識管理，不能完全挖掘出設備檔案的全部價值。企業(yè)應鼓勵凡是參與設備管理的相關員工主動積累設備操作保養(yǎng)維修經(jīng)驗，經(jīng)匯集、審核后形成規(guī)范性技術文件，成為企業(yè)寶貴的知識庫。其類型可為設備前期管理文件，使用操作說明的培訓教材，維修保養(yǎng)、故障排除的指引手冊，適用于同類型設備自主研發(fā)的相關技術參數(shù)等，都應該納入設備檔案收集管理范疇。

3.4 提高設備檔案管理人員素質(zhì)

因設備檔案所具有的特性，其管理工作應盡量配備專職或?qū)I(yè)管理人員來完成，如達不到該標準，則至少要做到上崗前的專業(yè)培訓，確保設備檔案管理的人員力量。企業(yè)設備檔案管理人員應具備如下一些素質(zhì)：

3.4.1 具有與設備有關的專業(yè)技術知識，最好有一定的設備管理或使用經(jīng)驗，了解設備運作管理的基本流程和要求。

3.4.2 檔案管理專業(yè)技能過硬，掌握科技檔案包括建設項目檔案工作流程。因為這兩者中包含有關設備檔案的內(nèi)容，一部分設備檔案往往也涵蓋在建設項目檔案之中，需納入建設項目檔案管理中。

3.4.3 具備提取有效知識、根據(jù)采集數(shù)據(jù)資料編纂可供企業(yè)利用的規(guī)范性技術文件的能力。

3.4.4 擅長溝通交流，能與設備管理員或資料提供單位保持聯(lián)絡，相互反饋傳達管理方法、經(jīng)驗及其更新，完善有效知識的深度挖掘。

3.4.5 適應時代發(fā)展需求，不斷學習信息化知識，具備信息化工作技能，讓企業(yè)的設備檔案管理工作信息化與企業(yè)整體辦公信息化接軌。

3.5 大力推進設備檔案管理信息化

企業(yè)設備檔案信息化建設是企業(yè)檔案管理適應新時代發(fā)展的必然趨勢。當今時代，設備不斷更新升級，產(chǎn)生的資料逐步趨向于電子化，再加上企業(yè)設備檔案的動態(tài)化特質(zhì)使其更新速度快于一般檔案，老一套的傳統(tǒng)管理模式早已不再適用，而企業(yè)設備檔案載體的多樣性更是讓企業(yè)設備檔案管理工作信息化成為剛需。為了滿足這些需求，企業(yè)可以采取以下方法。

3.5.1 企業(yè)購買相應信息化平臺軟件，先實現(xiàn)信息化自動檢索，再實現(xiàn)查詢利用數(shù)字化檔案，逐步完成向企業(yè)設備檔案管理信息化的過渡，享受數(shù)字時代帶來的查詢便捷。

3.5.2 企業(yè)利用檔案信息化管理平臺，實時跟蹤記錄設備信息，及時更新從設備檔案中汲取到的有效知識，整合檔案資源，讓檔案信息化管理平臺成為采集、管理有效知識的工具，確保設備檔案管理工作在新時代為企業(yè)最大限度地發(fā)揮作用。

3.5.3 制定培訓計劃，定期開展設備檔案管理隊伍信息化建設方面的培訓，組織設備檔案管理員學習信息化辦公軟件的使用技能，鼓勵員工自主學習、摸索新的工作方法。

在科技飛速發(fā)展的今天，企業(yè)正在逐步實現(xiàn)全面信息化辦公。企業(yè)設備檔案管理者已不能采取等待新工作模式降臨再做相應調(diào)整變更的方式，那樣會使企業(yè)設備檔案管理工作與企業(yè)整個管理體系脫軌，影響企業(yè)整體的正常運轉(zhuǎn)，拉慢企業(yè)前進的腳步。企業(yè)設備檔案管理者應認清這種形勢，主動出擊，為設備檔案管理工作實現(xiàn)全面信息化做積極的努力。

（作者單位：中車長春軌道客車股份有限公司）