大數據時代背景下高校檔案信息化建設探究

田璐

摘 要：大數據時代，高校檔案工作面臨新形勢，檔案工作呈現出數據總量大、服務質量好、技能要求高的特點。高校檔案信息化建設應從三個方面著手：遵循規范，完善制度建設;引進人才，組建專業隊伍;宏觀規劃，整合數字資源。

關鍵詞：大數據;高校檔案;檔案信息化

大數據，或稱巨量資料，是信息時代的產物，呈現出大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、價值密度（Value）、真實性（Veracity）五大特點。大數據時代，信息呈井噴式增長，檔案大數據概念產生，檔案行業面臨新的機遇和挑戰，檔案工作需要逐步完成轉型以適應信息時代的發展。高校檔案全面、真實記錄了學校在發展過程中的各種活動，是學校決策的重要依據，面對新的發展形勢和需求，如何充分利用大數據技術來實現檔案的高效管理，最大程度發揮檔案的價值為全體師生提供優質服務是高校檔案工作者需要思考的重要問題。

1 大數據時代背景下高校檔案工作特點分析

大數據時代，信息資源呈現出5V特點。高校檔案管理工作也隨之呈現出新的特點。

1.1 數據總量大

當前，高等教育面臨重大發展機遇，本科院校“雙一流”、職業院校“雙高計劃”建設如火如荼。為提升信息化建設水平，各大高校積極建設智慧校園。智慧校園采用大數據、云計算、物聯網等新型技術為核心技術，整合校內各數據資源，建設數據中心，完善基礎設施、構建數字資源體系。隨著智慧校園建設進程的推進，高校各業務系統得到整合升級，檔案數字資源總量大幅度增加。可以預見的是，隨著高校信息化建設的逐步推進，檔案數據總量將持續增加。

1.2 服務質量好

在傳統的檔案管理模式下，檔案的檢索主要依靠人工檢索，檔案利用主要以到館利用為主，檔案檢索的效率不高，檢索成本相對較高。大數據時代，檔案線上利用成為主要方式，通過在線傳輸，能夠實現檔案的異地利用。此外，隨著檔案自助查詢機的投入使用，檔案自助也成為可能。譬如，2017年，燕山大學啟用“檔案遠程利用服務系統”、自助查詢打印一體機，學生可以通過該系統在線申請辦理成績證明和學歷學位認證等業務;還可以憑借個人身份證在一體機上自助打印四六級成績、成績單等證明材料。系統和一體機的投入使用，一方面大大提升了高校檔案利用的效率和質量，也在一定程度上緩解了高校檔案業務人員不足的壓力。

1.3 技能要求高

信息技術的發展對信息技能的要求愈發嚴格，大數據、云計算、區塊鏈等新型技術的出現，給檔案工作帶來了挑戰，檔案業務人員需要不斷地學習汲取新的知識，掌握新的技能才能適應不斷變化的時代和崗位需求。從生命周期的角度來看，大數據包括大數據采集、大數據預處理、大數據存儲及大數據分析四大核心技能，掌握基礎的數據技能成為適應大數據時代發展的必然趨勢。總體而言，大數據時代對檔案業務人員的技能要求更高。

2 大數據時代背景下，高校檔案信息化建設探析

當前，檔案信息化建設已經成為時代發展的重要趨勢。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）整體增加“檔案信息化建設”章節，對今后檔案行業信息化建設進行了宏觀規劃。高校檔案數據總量大、類型豐富，是開展教學科研工作的重要參考依據，逐步推進高校檔案信息建設成為學校事業發展的長足規劃。

2.1 遵循規范，完善制度建設

檔案信息化建設是一項系統工程，高校檔案信息化建設涉及全校各個業務部門，涉及范圍廣且操作難度大，為確保高校檔案信息化建設的有序推進，需要學校從制度層面提供保障。學校應參照相關的管理規范，進一步完善檔案管理制度。

目前，從法律層面來看，《檔案法》是開展檔案工作的首要文件，在第五章“檔案信息化建設”章節中對各級各類檔案機構檔案信息化建設做出了具體要求，高校在開展信息化建設時首先應滿足《檔案法》的基本要求，如積極采購檔案信息系統，完成檔案信息系統與辦公系統和各業務系統的相互銜接。從高校這一特定主體來看，《高等學校檔案管理辦法》是高校開展檔案業務工作的重要依據，該辦法中明確提出要將學校檔案工作納入整體發展規劃，促進檔案信息化建設與其他工作同步發展。此外，針對檔案信息化建設還有系列標準，如《電子公文歸檔暫行管理辦法》《電子檔案管理系統基本功能規定》《檔案信息系統安全保護基本要求》等，上述文件和標準都是指導檔案信息化建設的重要標準。基于此，高校在進行檔案信息化建設規劃時，要遵循相關的法律法規及標準規范并結合高校檔案工作實際有序開展。

建立一套切實可行的檔案管理制度。首先，宏觀層面出臺學校檔案管理辦法，如鄭州大學為加強學校檔案工作，在參照相關標準的前提下，立足學校實際，出臺了《鄭州大學檔案管理辦法》，對檔案各個具體工作做出了明確規定。此外，要圍繞檔案管理辦法出臺系列子制度，要求具有較強的可操作性。如《立卷部門歸檔范圍和保管期限》《檔案庫房管理制度》《檔案利用制度》《檔案人員保密制度》《檔案信息化規劃》等。深入檔案管理的各個環節，以制度為保障確保檔案具體環節工作開展的規范性。

2.2 引進人才，組建專業隊伍

前文已經提到，大數據時代對檔案業務人員提出了新的要求，組建專業的檔案隊伍已經成為應對新時代挑戰的必然要求。當前，檔案高等教育發展迅速，從縱向上形成了“本科——碩士——博士”的教育格局，橫向上形成了專業碩士與學術碩士并行的格局，可以說，為高校檔案事業儲備了高層次人才。高校需從人才引進和人才繼續教育兩個環節著手，進一步優化人才隊伍結構。

一方面，在人才引進環節。高校檔案業務人員一般分為檔案館專職人員和各二級機構兼職人員，對于檔案專職人員在引進環節應明確人才的專業和能力要求，引進檔案類專業人才。而對于各二級機構的兼職人員，則盡可能選擇具有一定檔案知識背景的人員，這樣才能使高校檔案隊伍具有專業性。檔案館規模較大的高校還應考慮人才隊伍的專業結構，引進部分具有計算機專業背景的專業人才助力學校檔案信息化建設。

另一方面，在人才培養環節。時代的發展和崗位需求的改變，檔案業務人員需通過繼續教育來不斷充實、更新自身知識，通過參與行業領域的前沿講座、專業課程學習等來掌握行業的發展動態。而針對高校檔案工作者，應注重三類知識和技能的培養，一是檔案專業知識。如當前熱門的區塊鏈技術，如何將該技術與高校檔案管理有機結合值得探究。二是高校業務知識。高校業務多，流程多，檔案工作者需全面掌握各項業務的基本流程和要求，以確保檔案管理的規范性和有序性。三是信息技術能力。除常規辦公軟件的使用，還需具備一定的信息處理能力，掌握必要的云計算技術和大數據技術。

2.3 宏觀規劃，整合數字資源

高校檔案信息化建設是一項系統工程，需循序漸進，為做好此項工作，首先要進行整體規劃，逐步整合檔案數字資源，具體而言，可以從以下幾個方面著手：

一是實現存量數字化。傳統檔案管理階段，檔案以紙質檔案為主，電子文件相對較少，各高校積存了大量的紙質檔案。2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出要全面推進檔案資源存量數字化，各大高校積極響應開展檔案數字化工作，但仍有部分高校尚未開展或工作進展較慢，高校應從學校紙質檔案總量出發制定數字化的規劃，逐步推進此項工作。一般而言，可以采取檔案業務外包的形式，通過項目招標將檔案數字化工程委托第三方，提高數字化建設的效率。

二是實現增量電子化。當前，高校建立了多個業務系統，如OA辦公系統、教務管理系統、學籍管理系統、科研管理系統、人事管理系統、財務管理系統及資產管理系統，等等。學校的諸多業務均為線上辦理，這在很大程度上提升了各項工作的效率，由此產生大量的電子文件。檔案機構應結合學校檔案工作實際購買或自行開發符合工作需求的檔案管理系統，實現檔案管理系統與學校各業務系統的有效對接，實現檔案信息的自動化搜索、自動查詢等功能。

三是利用網絡。檔案信息化管理階段，線上利用將成為主要方式，為實現檔案信息資源利用的網絡化，需加強檔案網站建設，積極開發檔案遠程利用服務系統并配備自助查詢打印一體機，讓學生能夠通過系統實現相關業務的在線辦理。此外，可以利用校園卡或身份證在自助查詢一體機上自助打印相關材料。

參考文獻：

[1]關于啟用“檔案遠程利用服務系統”及自助查詢打印一體機的通知[EB/OL].[2020-10-28].https：//notice.ysu.edu.cn/info/2081/2337.htm.

[2]大數據方面核心技術有哪些？[EB/OL].[2020-10-28].https：//www.zhihu.com/question/27696290.

（作者單位：思克萊德大學）