過期會計檔案鑒定銷毀初探

范亮亮 閆楓

會計檔案是指會計憑證，會計賬薄和財務報告等會計核算專業材料。會計檔案是記錄和反映機關單位經濟業務的重要史料和證據，是檢查機關單位過去經濟生活的重要依據，屬于機關單位的重要經濟檔案，也是國家檔案的重要組成部分。據筆者調查，目前，各機關單位一般都將會計檔案的管理重點放在收集、整理、編目、立卷歸檔和保管利用上，而對會計檔案鑒定銷毀工作沒有引起足夠重視，把會計檔案整理歸檔和會計檔案鑒定銷毀工作當成兩回事，造成了會計檔案不完善、不規范，利用效率低的現象。筆者認為，會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理工作的重要組成部分，搞好會計檔案的鑒定銷毀，對于提高檔案質量，優化綜合檔案室容量，安全保管和利用會計檔案，加強檔案工作都具有十分重要的作用和意義，在工作追求高質量高效率，經濟社會高效益發展的時代，做好過期會計檔案的鑒定銷毀工作勢在必行。

1 過期會計檔案鑒定銷毀工作存在的主要問題

目前，過期會計檔案的鑒定銷毀工作主要存在以下幾方面問題：

一是不放心，怕負責任。國家財政部、國家檔案局1998年聯合頒發了《會計檔案管理辦法》，對各類會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做出了明確規定，但一些機關單位對到期的會計檔案，沒有按照《會計檔案管理辦法》及時鑒定銷毀。究其原因是過期會計檔案鑒定銷毀工作的政策性、業務性、程序性、責任性很強，主要領導和具體辦事人員，擔心過期會計檔案里面偶有一兩份或多份重要的內容，一旦銷毀，將來“萬一”有人利用，怕負不起責任，讓待“斃”的會計檔案逍遙“法”外。

二是與己無關，少管閑事。有的會計人員認為：我不是一輩子當會計，只要我把現在經手的會計檔案訂成卷及時歸檔就行了，至于過期或到期的檔案，后來人經手時，銷毀不銷毀，與我無關，把“攤子”留給后人。

三是怕主要領導不敢拍板，本來對該銷毀的過期會計檔案已登記造冊，只等領導簽字即可銷毀，但有的領導卻以“保險”為本，對“判刑”該銷毀的過期會計檔案也只好“緩期執行”。

四是界限不清，無從下手，有的機關單位主要領導和會計人員認識到了按期進行鑒定銷毀會計檔案的重要性，但對該存留和該銷毀的內容界限不清，不知從何著手。

五是檔案行政監管部門疏于對過期會計檔案鑒定銷毀工作的指導，怕做艱苦細致的工作，主要反映在對過期會計檔案鑒定銷毀工作存在畏難情緒，如果要鑒定，檔案數量多，紙張破碎，鑒定起來難度大，不愿意開展這項工作。

這五個方面的問題如不解決，必然導致以下弊端，一是玉石難分，不便于會計檔案的管理和提供利用;二是數量逐年增多，綜合檔案室容量不斷增加，造成綜合檔案室容量緊張;三是不利于加強各機關單位會計檔案業務建設;四是影響機關檔案管理水平的提高。

2 過期會計檔案鑒定銷毀工作的基本對策

搞好過期會計檔案的鑒定銷毀，進一步做好會計檔案管理工作，必須把這項工作納入領導議事日程，切實提高認識，把會計檔案鑒定銷毀工作納入檔案工作綜合治理，使主要領導、財務和檔案人員充分認識到會計檔案是國家檔案重要的組成部分，同時，認識到會計檔案的鑒定銷毀工作是會計檔案管理的重要組成部分。筆者認為，建立健全會計檔案的鑒定銷毀制度，是貫徹實施國家《檔案法》《檔案法實施辦法》和《會計檔案管理辦法》的基本要求，也是當前改革開放，發展經濟建設的需要，各機關單位應按照國家《檔案法》和《會計檔案管理辦法》的有關規定，把會計檔案真正納入機關檔案工作之中。要實行統一管理，切實糾正把會計檔案視為“可有可無，無礙大局”的片面認識，更應糾正把會計檔案的鑒定銷毀工作看作是“日后事、無關緊要”的傾向。使機關單位主要領導、財務和檔案人員充分認識過期會計檔案鑒定銷毀工作的重要性。要做好會計檔案的鑒定銷毀，應著重抓以下幾個方面工作：

第一要成立領導組織，嚴格審批程序。為加強對過期會計檔案鑒定銷毀工作的領導和指導，首先，要成立由機關單位主要領導為組長、財政、審計和檔案行政管理部門及財務、檔案人員為成員的過期會計檔案鑒定銷毀領導小組，具體負責鑒定銷毀工作的領導和指導。財務部門和綜合檔案室將《過期會計檔案銷毀清冊》報送鑒定銷毀領導小組審核審批后，進行現場驗收，驗收合格后，鑒定銷毀領導小組成員簽署同意銷毀意見。未經鑒定銷毀領導小組批準的過期會計檔案，財務部門和綜合檔案室不得進行銷毀。已審核完畢的過期會計檔案銷毀清冊，分別由財務部門和綜合檔案室保存。其次，加強部門合作，強化監督和指導職能?！稌嫏n案管理辦法》第三條規定：“會計檔案工作由各級財政機關和檔案管理部門共同負責進行業務指導、監督與檢查。”因此，財政、審計和檔案行政管理部門要履行職責、敢于擔當、密切配合，共同抓好會計檔案的鑒定銷毀工作，對出現的問題，要及時研究解決。

第二要強化職責，建立健全會計檔案的鑒定銷毀制度。要貫徹實施《會計檔案管理辦法》，關鍵是要建立健全規章制度，明確財務部門和綜合檔案室的職責，建立正常的工作流程，財務部門必須按時歸檔，按期向綜合檔案室移交，檔案室要按期按質接收，對到期或過期會計檔案，在嚴格完成手續后，應及時向單位主要領導報告鑒定銷毀情況，不應瞻前顧后，這要形成一種制度，制度一旦建立，必須持之以恒堅持執行。

第三要慎重鑒定，把會計檔案鑒定銷毀工作落到實處。由于種種原因，絕大多數單位自成立以來，從未對過期會計檔案進行整理，也談不上鑒定，更沒有進行銷毀，這樣年復一年的“積累”對會計檔案的安全保管和利用十分不便，迫在眉睫的是對多年的捆捆檔案、包包檔案，必須抓緊鑒定銷毀。各機關單位應在財政、審計和檔案行政監管部門的指導下，規范案卷整理，編制銷毀清冊。由熟悉財務會計業務的同志把關，鑒定應存，應毀檔案，在鑒定時，凡涉及本單位的房屋買賣、土地征用、財產規劃、固定資產、對私改造、債權債務、經濟積案、贓款贓物、工資名冊、退職退休等材料應抽出，按會計憑證整理規范重新組卷，并在銷毀清冊和保管清冊中逐一列明新組卷內容，另外裝訂成冊，繼續保存。除此之外，凡已過期或到保管期限的憑證、賬簿、報表，應一律予以銷毀。對要銷毀的會計檔案應按照有關規定，在完成鑒定工作后，由鑒定人員編制銷毀清冊，列明應銷毀會計檔案的檔號、題名、起止日期、冊數、應保管期限、已保管期限等內容。銷毀清冊一式三份保存，機關單位主要領導、財務工作分管領導，綜合檔案室和財務部門負責人，分別在銷毀清冊上簽署意見。經主要領導批準后，并在財政、審計、檔案行政管理部門現場監督指導下，按照銷毀清冊所列內容清點核對確保無誤，指定專人及時銷毀。銷毀工作完成后，現場監銷人員、銷毀人在銷毀清冊上簽名蓋章。

第四要切實做好過期會計檔案鑒定銷毀后續處理工作，進一步完善檢索利用體系。過期會計檔案鑒定銷毀工作結束后，鑒定小組人員對留存的會計憑證要編制會計檔案移交目錄，與綜合檔案室辦理交接手續。檔案人員對移交的有關會計檔案鑒定銷毀的目錄、明細表進行認真核對清點，做到內容完整、簽章齊全、賬物相符。將鑒定銷毀過程中形成的銷毀清冊、留存檔案移交目錄、鑒定銷毀明細表等材料組成鑒定工作卷，歸檔永久保存。重新調整綜合檔案室檔案排列順序，調整檔案管理系統會計檔案數據庫目錄，在原會計檔案紙質目錄中注明銷毀時間及“已銷毀”字樣。在會計檔案統計臺賬中注明銷毀數量，并從總數中減去，原會計檔案編號不變。

（作者單位：伊通滿族自治縣財政局）