對境外企業檔案管理的幾點思考

摘 要：隨著境外企業的創辦、發展、壯大，產生了大量境外企業檔案。為做好境外企業檔案管理，國家檔案局陸續頒布和出臺了相關規定，就境外企業檔案管理工作提出了原則要求，也為做好企業境外檔案管理提供有力保障。但境外企業檔案管理有其自身特點，在實踐落實過程中還面臨著諸多的難點。本文在分析了境外企業檔案管理特點及難點的基礎上，有針對性地提出了解決對策，為做好新時期境外企業檔案管理提供參考。

關鍵詞：境外企業;企業檔案;檔案管理

概述

加入WTO以來，企業紛紛參與國際市場競爭。據統計，截至2016年底，境內投資者設立境外投資企業多達3.72萬家，投資總額超過5萬億美元。隨著境外企業的創辦、發展、壯大，產生了大量境外企業檔案。為做好境外企業檔案管理，2018年，國家檔案局出臺《企業境外檔案管理辦法》，專門就境外企業檔案管理工作提出了原則要求，也為做好企業境外檔案管理提供有力保障。

1 境外企業檔案管理特點

1.1 內容商業性

根據《企業檔案管理辦法》，境外企業檔案管理的范圍主要包括境外企業設立、合并、改制、上市等過程中產生的具有保存價值的檔案資料;境外企業董事會、監事會、股東會相關資料;境外企業資信證明、資產轉讓、租賃及變更等憑證性檔案;境外企業產品生產管理及儀器設備等重要價值性檔案資料[1 ]。反映了境外企業經貿往來，涉及人事及行政管理類文件較少。

1.2 來源單一性

境外企業檔案資料主要是其境外設立企業形成，境內文件通常不發至境外企業，與境內企業含有大量的黨、工、團等組織類文件資料相比，境外企業檔案資料來源單一。

1.3 管理松散性

根據《企業境外檔案管理辦法》的相關規定，境外企業檔案利用功能更為明顯，更多考慮當前的檔案利用價值。與境內企業檔案的查考價值相比，境外企業檔案管理更多呈現出的是分散型。除了產權、股權等由母公司保管，其他常由經辦企業負責保管。管理上的松散性也影響了境外企業檔案的質量和效率。如保管存在較強的隨意性，未嚴格按照年度進行分類，時限依賴于境外企業使用情況而定。

2 境外企業檔案管理難點

雖然《企業境外檔案管理辦法》明確提出，境外檔案工作“應遵循所在國或地區法律法規”這一基礎，明確境外企業檔案管理職責及人員，文件材料形成及歸檔，以及管理范圍及獎勵與責任追究等相關規定和要求，但在具體落實過程中常常遇到諸多的現實困境及難題。

2.1 如何明確檔案管理組織權責

作為身在境外的境外企業，如何組建一支權責明確、運轉高效的專門檔案管理組織，是擺在企業境外檔案管理者面前亟待解決的主要難題之一[2 ]。如有的企業境外投資的建設項目中，工程項目涉及建設、承包、監理、施工等若干主體，結構復雜，沒有一個強有力的檔案管理組織機構，難以將分散的檔案資料及時收集、整理和歸檔。

2.2 如何完善檔案管理制度體系

目前，境外企業檔案管理的專門性標準、技術要求很少，可操作性、可執行性較差。主要表現在涉及境外企業檔案法規過于寬泛，關于境外企業檔案分類的方式不統一，境外企業檔案一經驗收即告完成使命，缺乏與之相對應的、完善的績效考核獎懲體系。

2.3 如何把握檔案管理時間節點

《企業境外檔案管理辦法》提出“境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交”，但并未規定具體收集整理時間節點。再如《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》提出：“在不違反相關法律及規定前提下，及時將重要檔案原件送回國內母體公司”，“及時”的設定并不能體現出具體的時間要求。還如《關于進一步加強中央企業檔案工作的意見》，要求“及時接收境外企業和機構各種載體形式的重要與核心檔案”，但“核心檔案”的含義并不明確。

2.4 如何搭建統一檔案管理平臺

境外企業遍及世界各地，很多境外機構位于偏遠地區，一些境外企業對于境外檔案資料的傳輸、收集和管理，常依賴于先進的互聯網信息技術，如企業郵箱、QQ即時通訊，但這些商業機構開發的軟件在傳輸境外企業檔案過程中，由于缺乏相應的保密措施，使一些重要的境外企業檔案資料面臨著較大的安全隱患。有些境外企業中的采購管理平臺、報賬中心以及項目管理等不能實現有效對接，信息壁壘極易造成“信息孤島”。因此，如何搭建統一高效的檔案管理平臺，強化境外企業檔案規范、統一、安全和高效管理，也是擺在廣大檔案工作者面前亟待解決的難題之一。

3 境外企業檔案管理對策

3.1 強化思想教育，提升檔案管理重要性認識

境外企業管理者要加強員工思想教育，不斷提升檔案管理重要性認識，尤其是在貿易保護主義抬頭，國際貿易爭端頻繁出現的復雜背景下，要求境外企業切實提高境外檔案重要性認識，培育檔案證據意識，把境外企業檔案作為企業誠信、合規、守法經營的可追溯性證明[3 ]。此外，境外企業管理者要把企業檔案上升到企業無形資產，與固定資產同等重要高度，在人、財、物等方面加大保障力度，確保境外企業做到對檔案工作的全員認同、全員參與。

3.2 理清組織體系，培育檔案人才專業化隊伍

在寶貴的境外企業人力資源中應確保至少一名以上中方人員來專職負責境外企業檔案管理工作。以境外企業建設項目檔案為例，總承包單位應建立與總承包范圍相符合的項目檔案管理組織機構，明確各參與方檔案管理工作職責，明確各方檔案責任范圍。將檔案管理的具體要求落實到相應的合同條文或條款之中，其他如設計、施工、監理等分包部門則具體負責其職責范圍內的檔案管理工作。實行項目經理責任制，加強檔案人員業務素能培訓，配備一定數量的專職、兼職檔案管理人員，并做好崗前培訓，提升其從事境外企業檔案工作的綜合業務素能。

3.3 完善制度規范，提升檔案管理制度執行力

除了《企業境外檔案管理辦法》，作為境外企業來說，在相關具體的檔案管理中，應結合國內相應的成熟完善的檔案管理規范、技術標準等，將其作為境外檔案管理的重要依據。如境外建設項目檔案，可參照《建設工程文件歸檔規范》《檔號編制規則》《檔案著錄規則》《建設項目檔案管理規范》，等等，在此基礎上，結合境外企業檔案管理實際，進一步明確細化檔案管理規范、標準和要求，對涉及出口管制等重要檔案資料則實行專項管理。

3.4 雙重遵從原則，增強重要節點檔案管控力

境外企業在境外產生的檔案，既要遵守所在國或地區的相關規定和要求，也要按照國內的標準和要求，做好境外企業檔案管理[4 ]。一方面，在境外產生的檔案資料在交付時應優先遵守企業所在國或地區的檔案法規標準，并將其作為企業合規的重要內容;如項目所在國沒有相應的檔案法規，則盡可能遵守國內檔案標準及企業檔案管理的具體制度和要求。涉及國家秘密或境外企業核心技術等的重要、核心檔案，應采取合法方式將其紙質原件移交至國內，若所在國或地區根據其本國或本地區相關規定不允許原件出境，也應將其復制后移交國內，歸檔保存。

3.5 加大技術研發，實現檔案管理系統信息化

境外企業與國內相距遙遠，且機構較為分散，為切實降低檔案管理成本，提升境外企業檔案管理的效率，應積極探索建立境外項目檔案管理系統。如有的企業依托公司檔案信息化技術優勢，結合駐外公司的特點和實際，研發多種語言單機版檔案管理系統，并將系統內置了企業不同檔案管理標準及規范，與境外企業檔案管理系統實現有效銜接，取得了良好運行效果。境外企業應加大經費投入力度，結合企業檔案管理實際，做好企業檔案技術研發，在確保境外企業檔案信息安全基礎上，更加重視企業檔案信息的完整性、規范化，不斷提升境外企業檔案管理專業化、信息化水平。

3.6 依托外部資源，探索境外檔案管理外包化

隨著國際合作日益緊密，社會分工越來越細，有條件的境外企業，可充分借助市場資源和外部專業技術，將境外企業檔案管理外包，通過簽訂合同，委托第三方專業機構和力量協助做好境外企業檔案管理工作，發揮市場在境外企業檔案管理中的應有功能和作用。

參考文獻：

[1]王露露，王洋，夏志鵬.新形勢下境外企業檔案管理面臨的問題及對策研究[J].檔案與建設，2021（2）：26—31.

[2]王露露.華為境外企業檔案管理的特征與啟示[J].檔案學研究，2019（4）：56—65.

[3]楊琦.對境外企業檔案管理的思考[J].中國檔案，2006（7）：48—49.

[4]任嘉.境外工程企業檔案資源的利用與開發[J].蘭臺內外，2018（5）：69—70.

作者簡介：趙建紅，大學學歷，任職于華能瀾滄江國際能源有限公司，從事檔案管理工作。