高校檔案管理中信息資源共享意義與構建方法研究

李建春

摘 要：隨著我國現代化信息技術的飛速發展，使得傳統的高校檔案管理模式已經不能滿足社會發展的需要，一直以來，各個高校的檔案管理工作都存在著管理模式落后、重視程度不夠、信息化建設不足等問題。因此，高校應該積極創新檔案管理工作模式，及時建立檔案信息資源共享模式，從而為師生和社會提供更好的服務，滿足高校自身的發展需要。本文主要對高校檔案管理存在的主要問題進行分析，然后說明了高校檔案管理中信息資源共享模式構建的意義，提出了高校檔案管理中信息資源共享模式構建的途徑，從而保證高校檔案管理工作的高效、有序的開展。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息資源;共享意義;構建方法

作為高校的寶貴資源，檔案信息資源是學校發展的重要記錄，記錄并保存著學生從入學以來的活動成果、思想面貌、學習成績、教師的教學成果和科研業績等等，對高校及師生都有著重要的價值和意義。高校檔案管理工作就是對這些重要的信息資源進行整理和保存，具有獨立性、封閉性、依賴性等特點。因此，在信息化時代背景下，高校檔案管理工作必須實現現代化、共享性及信息化。科學的利用信息化技術促進高校檔案管理工作的開展，加速構建信息資源共享模式，從而將高校檔案信息資源的價值充分發揮出來。

一、高校檔案管理工作概述

高校檔案就是指高校在招生、教學以及科研等活動當中記錄下來的對學校、師生或者社會有價值的一種內容，其形式主要有文字、報表、視頻等等。一般而言，高校檔案管理工作主要包括信息資源的輸入、輸出、處理、存儲等過程，屬于信息控制的范疇當中。然而高校檔案又和其他類型的檔案具有一定的差異性。首先，信息資源積累速度較慢;其次，管理過程具有階段性的特點，檔案管理工作主要依賴于檔案的形成者;最后，對于社會領域而言具有封閉性的特點。

我國的高校檔案管理模式來自于國家最初實施的計劃經濟模式，具有高度統一的管理模式特點，其檔案管理和相關的工作人員都是各級政府進行任命。所以，各個高校間的檔案管理工作是封閉不連通的情況。而檔案信息也保存在高校的檔案室當中，不會對外開放，不支持資源的共享。在這一前提下，高校檔案管理工作在一定條件下發揮了突出的作用，建立了科學的管理制度和管理體制，但是仍然存在著各種各樣的問題。

二、高校檔案管理存在的主要問題

1.高校對檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作需要高校各個部門以及全體師生的共同努力及配合，但是大部分高校都沒有對檔案管理工作給予充分的重視，忽視了檔案管理工作對高校自身發展的重要性，從而給檔案管理工作帶來了信息資源不完整、更新不及時等一系列的問題。此外，由于高校領導的重視程度不夠，使得檔案管理工作缺少必要的資金支持和技術支撐，造成檔案管理工作停滯不前。再加上檔案管理設備的陳舊、老化，使得一些高校的檔案室過于陳舊、簡單，大部分紙質檔案出現破損、照片損壞等問題，這都給檔案管理工作帶來了不利的影響。

2.高校檔案管理工作的信息化水平有待提高

目前，雖然大部分高校都已經使用了較為先進的辦公設備，但是信息化檔案管理機制尚不成熟，還存在著很多問題。比如，缺少整體規劃、信息資料處理能力不足、信息化技術的應用范圍較小等等。對于核心化的數據分析、信息優化與共享等方面而言，雖然一些高校的檔案管理工作有所涉獵，但是整體的信息化程度不高，信息化建設水平有待加強，所以給高校檔案管理工作的順利開展帶來了阻礙。

3.高校檔案管理工作人員的專業素養有待提高

檔案管理工作人員直接決定了檔案管理工作的質量及效率。但是大部分高校的檔案管理工作人員缺少專業的素養，并且工作態度散漫，沒有認真、嚴謹的對待檔案管理工作。其主要原因有兩個方面，首先，高校對檔案管理工作人員的選聘較為隨意，任務分配也存在著一定的問題，使得專業水平存在較大的差異性，檔案管理工作人員不能履行相應的職責;其次，高校對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有定期對工作人員進行培訓，使得檔案管理工作人員容易產生松懈、懶散的態度，嚴重阻礙了高校檔案管理工作的創新發展。

4.檔案信息服務過于單一化

高校檔案管理是由多個類型的檔案組成的一個整體，不同類型的檔案應該有相應的功能作用，要充分的發揮出其作用。高校檔案的服務對象不僅包括師生和科研工作者，還應該包括部分社會公眾，但是就目前來看，高校檔案服務社會這一功能并不突出，信息服務過于單一化。這主要表現在兩個方面，一方面傳統檔案管理模式的束縛;另一方面檔案管理結構有待完善。

5.高校之間不能做到信息的互聯互通

一些高校的檔案管理思想較為傳統，認為信息資源不能對外公開，要做好檔案信息的保護工作。但是這一思想具有封閉性，不能使得各個高校之間實現信息資源的共享，從而使得信息利用率得不到有效的提高。此外，還要一些雖然意識到高校之間信息互通的重要性，但是缺少必要的信息協調互通制度，使得實際的工作流于形式。

三、高校檔案管理中信息資源共享模式構建的意義

1.信息化建設的需要

在信息化時代背景下，現代化的發展模式已經成為主流趨勢，各行各業也都積極的追隨社會發展的步伐，不斷的加強信息化建設進程，進行信息資源的整合與優化。信息資源有著重要的價值，其中包括了大量的研究成果及內容，信息化建設的重要作用就是將一些研究成果應用到其他資源當中，實現兩者的整合與優化。因此，實現信息資源的共享是促進社會發展的重要動力源泉。

對于高校檔案管理工作而言，其信息資源主要為科研工作者的研究成果和貢獻，包括相關的科研信息、數據結構及結果等等，不僅有著重要的學術價值，而且可開發利用的空間較大，而通過構建高校檔案信息資源共享體系，可以保證資源的高效利用。所以，高校要積極的開展信息化建設，促進檔案資源共享模式的建設進程，從而發揮出積極的作用。