淺談新形勢下如何做好機關后勤檔案管理工作

劉萍

機關后勤工作是黨和政府工作的重要一環，機關后勤檔案管理更是集政策、保密、專業于一身的繁雜工作。隨著政府自身建設的加強，機關后勤服務工作已經從服務型和保障性的邊緣職能向具有核心意義的建設、監管的中心職能轉變。因此，推進機關后勤檔案管理規范化、科學化，夯實新時代機關事務管理基礎，建設現代化的后勤管理“大數據庫”，進一步推進公共機構節能、辦公用房、公務用車、接待服務、后勤服務等信息化平臺建設，不斷提升機關事務智能化水平，更好地做好政府機關服務顯得尤為重要。

1 機關后勤檔案管理工作現狀

一是后勤檔案管理重要性持續強化。近年來，機關后勤檔案管理工作取得重要進展，各級黨委政府對檔案工作的重視程度越來越高，各單位檔案室建設日益標準，工作環境得到不斷改善。二是檔案管理信息化程度不斷提升。檔案工作的信息化建設有了新的發展，結合電子政務檔案，檔案管理系統軟件逐步改版升級，檔案工作信息化技術含量全面提升。三是檔案培訓專業化程度不斷增強。對檔案人員的培訓工作細致深入，檔案人員綜合素質、專業化程度不斷提高。四是后勤檔案管理面臨高質量發展新挑戰。隨著政府機關職能的轉變、業務范圍的不斷拓展及部門間溝通交流的增多，機關后勤檔案的信息數據呈現爆炸式增長，數據類型向多樣化方向發展，檔案管理工作內容發生了質的變化，檔案管理者必須具備更專業的檔案知識，掌握一定的信息技術處理能力，才能更加適應崗位的需求。

2 機關后勤檔案管理存在的問題

2.1 機關后勤檔案管理人員整體素質有待提升

現階段機關后勤檔案管理人員存在思想觀念不與時俱進、專業化程度不高、檔案管理效率較低的問題。檔案管理工作者對自身的職業認同感較低，在實際工作中，部分檔案工作者存在全局意識不強、開拓創新精神不足、對信息化專業知識鉆研不深、在實踐中提高自己的工作能力干勁不足等現象，這些落后的思想和行為降低了機關后勤部門檔案工作的效率，對推進“服務型政府”的建設也造成了一定影響。

2.2 機關后勤檔案管理與先進技術不接軌

機關后勤單位目前仍然實行封閉式的服務體系，服務對象主要是政府里的機關干部，對外接觸少，檔案管理人員走出去培訓和學習的機會不多，大多數單位機關后勤工作依舊遵循傳統的老路，檔案整理、登記、歸類、存儲方式缺乏科學方法和先進技術支撐，導致機關后勤檔案管理服務功能發揮不足。

2.3 機關后勤檔案管理信息化制度體系不健全

國家檔案局對檔案信息化管理工作提出明確要求，為新時代機關檔案管理信息化發展指明方向。但是機關后勤檔案的實際信息化水平不高，新的制度體系仍不完善，結合信息技術的新制度、新技術更加欠缺，存在著檔案的掃描、傳真、保密及網絡等技術比較落后的現象。部分機關后勤部門檔案管理工作效率低下，導致一些重要的文件、數據無法按時存儲和歸類，甚至造成缺檔、丟檔的現象。

3 加強機關后勤檔案管理工作的對策建議

3.1 牢固樹立宗旨意識，提升機關后勤檔案服務水平

一是后勤部門的檔案管理要“暖人心”。檔案管理員應該做到主動、熱情、積極地為對方提供檔案信息服務，做好檔案查閱登記工作，遵守相關檔案查閱規章制度，解決查閱人的實際問題。二是后勤檔案管理人員要“細心”。要注重突出檔案的規范管理，按照《中華人民共和國檔案法》《機關文件材料歸檔范圍及要求》等法律法規，專門對文書、會計、財務、聲像等各門類檔案進行補充分類和整理保管，把各項工作做到精準到位，嚴格把關和監督檢查。對檔案室基礎設施及時進行排查檢修，并定期檢查檔案材料，每天注意觀察檔案室溫濕度，做好記錄，防火防盜工作有沒有做到位等，做到檔案安全工作萬無一失。三是后勤檔案管理人員要“熱心”。機關后勤部門本身就是服務部門，檔案管理更應該將相關模式和經驗應用到實際服務當中去。例如，機關后勤單位的餐廳和接待部門的檔案管理員平日應注意收集就餐和會務人員的信息反饋、對就餐和會務人員的興趣愛好等建立考核小組，建立職工就餐微信群等，隨時征詢相關人員意見，及時整理成冊并加以整改。

3.2 增強機關后勤檔案人員專業能力，推動檔案管理工作轉型升級

重視檔案管理員的學習和培訓。將參加上級檔案管理部門組織的業務培訓和本單位業務培訓學習有機結合，熟練掌握政府金宏網與其它政務網的相關程序，對檔案的收發、歸檔、存放、查閱等能準確、方便、快捷的操作。對于機關后勤的公務用車管理應當利用公車平臺收集各單位公車信息，對單位所管轄公務用車有一個信息化和標準化的監督作用，通過查看檔案材料中的備案合同、公務活動車輛租賃審批單等相關手續及制度建立情況，不但可以規范各部門的車輛租賃行為，而且可以提升公務用車使用效率，降低出行成本;而對于機關后勤單位的辦公用房管理也應該發揮其檔案管理的能動性，收集所管轄單位的辦公用房面積、人員編制等信息，及時將公房相關數據上傳到上級機關事務管理部門匯總。通過建立公房檔案，對各個機關單位的辦公用房使用標準、臺賬登記備案、動態調配管理等制度進行細化完善，以制度規范促進管理規范，促進機關后勤檔案工作轉型升級。

3.3 夯實機關后勤檔案基礎建設，提高信息化管理水平

一是要建立專門的檔案室，檔案室內應該配備相應的檔案硬件設施，比如，智能移動密集架、移動柜、保密電腦、打印機、掃描儀、碎紙機、復印機、濕溫度計等及防盜設施、滅火設施等，達到“九防”要求，最大限度地提升檔案保管條件;二是結合檔案管理法律法規及規范，建立健全機關后勤檔案管理標準化體系;三是全力打造檔案信息化管理體系，建立智慧入檔、智慧存儲、智慧查找、智慧安防等多方位、全鏈條機關后勤檔案智慧管理體系，促進機關后勤檔案工作轉型升級，是新時代檔案工作的必然需求。

總之，在新的歷史和環境挑戰下，做好機關后勤檔案管理工作任重而道遠。要采取“走出去、請進來”相結合的方式，多聽取相關專家對檔案管理的先進理念，認真學習先進地區好的經驗做法，更好指導檔案工作的開展。要緊緊結合時代背景和發展要求，采取有效措施，積極探索機關后勤檔案管理的新模式，樹立新時代的機關后勤檔案服務理念，打破機關后勤檔案的“小而全”的狀態，按照“制度化、信息化、標準化”管理思路，整合所擁有檔案資源，提高檔案利用效率，達到服務機關、服務社會、服務民生的目的，為服務型政府建設貢獻檔案力量。

（作者單位：青島市城陽區機關事務局）