提升高職院校檔案管理工作規(guī)范性探討

宋春霞

摘 要：高職院校的檔案管理工作是衡量高職院校工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)階段高職院校的檔案管理工作中還存在很多問題，包括檔案管理工作缺乏信息化、檔案管理重視程度不夠、檔案管理工作人員專業(yè)水平有待提高、檔案管理工作制度不完善，為了解決這些問題，提出了相應(yīng)的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理工作制度

隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，我國高職院校的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，檔案管理作為高職院校的重要組成部分，高校工作很多方面都涉及到檔案管理。因此，社會對高職院校的檔案管理工作也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會的需求。當(dāng)今我國的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理中已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢，但是目前我國的檔案管理工作依然遇到一些挑戰(zhàn)，如何提升高職院校檔案管理工作規(guī)范性已經(jīng)成為一個備受關(guān)注的問題。只有不斷完善高職院校的檔案管理工作才能從根本上提升高職院校的工作效率，促進(jìn)高職院校全面發(fā)展。

一、提升高職院校檔案管理工作規(guī)范性的必要性分析

提升高職院校檔案管理工作規(guī)范性可以從實(shí)質(zhì)上促進(jìn)高職院校的進(jìn)一步發(fā)展。現(xiàn)在我國正處于信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時期，高校可以利用信息化的檔案管理模式來提升學(xué)校的管理工作水平，高校可以通過信息化建設(shè)來完善檔案管理。在學(xué)生就業(yè)工作方面，信息系統(tǒng)建設(shè)工作的落實(shí)可以加強(qiáng)企業(yè)和學(xué)校之間的交流，高職院校就業(yè)部教師可以根據(jù)本院校學(xué)生的實(shí)際情況與目標(biāo)就業(yè)企業(yè)進(jìn)行有效溝通，在這個過程中了解學(xué)生的真正心理訴求，提升高職院校的整體就業(yè)率。高職院校可以應(yīng)用信息技術(shù)加強(qiáng)對檔案的管理，一般來說，檔案管理主要分為物理管理與數(shù)據(jù)管理，相比物理管理數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容更加復(fù)雜繁瑣，數(shù)據(jù)管理主要是處理學(xué)院信息系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)管理，信息化管理的優(yōu)勢顯而易見，尤其是在檔案內(nèi)容分類與查缺補(bǔ)漏方面，信息化的數(shù)據(jù)更容易保存，可以使學(xué)院的線管數(shù)據(jù)更為完整，在很大程度上降低了學(xué)院的人力和物力方面的消耗，有助于提升整個檔案管理工作的效率。很多學(xué)院的檔案管理工作主要是歸于學(xué)院的行政部門來進(jìn)行負(fù)責(zé)，檔案管理工作本身沒有專門的部門，這使得檔案管理工作很容易陷入混亂，令檔案管理工作不能有序進(jìn)行下去。所以，提升高職院校的檔案管理工作的規(guī)范性是確有必要的，而且有利于促進(jìn)學(xué)院各項工作順利進(jìn)行。

二、關(guān)于高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.檔案管理工作缺乏信息化

現(xiàn)在很多高職院校的檔案管理工作都在一定程度上缺少信息化的管理，有部分學(xué)校的檔案工作室只有最基本的計算機(jī)等辦公設(shè)施，沒有完善的信息化辦公設(shè)備，這為高職院校的檔案管理工作信息化管理帶來了挑戰(zhàn)。大部分的檔案管理工作還使用傳統(tǒng)的手工錄入模式，對檔案錄入速度有很大的影響，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公已經(jīng)不能滿足當(dāng)今的時代發(fā)展，高職院校每天都要面對大量的信息，紙質(zhì)化辦公會慢慢被信息化辦公所取代。因為紙質(zhì)化辦公不僅會使檔案的信息錄入速度減慢，也會使檔案信息保存困難，容易破壞原檔案信息的正確性，產(chǎn)生沒有必要的誤差。高職院校的檔案管理信息化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然發(fā)展趨勢，但是很多高職院校因為經(jīng)濟(jì)和人才的原因，不能將信息化檔案管理工作建設(shè)提上學(xué)院的工作日程。部分高職院校的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)意識到這個問題的嚴(yán)重性，并且也在為檔案管理信息化努力。但是，具體實(shí)施起來還是需要更多的時間，不是一朝一夕可以完成。

2.檔案管理重視程度不夠

現(xiàn)今部分高職院校已經(jīng)意識到檔案管理信息化的重要性，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)將本校的檔案管理工作模式改變成為紙質(zhì)化和信息化相結(jié)合的工作模式。這種工作模式雖然在一定程度提高了檔案管理工作效率，但是在人機(jī)進(jìn)行信息對接的時候也會發(fā)生錯誤，這種誤差是不可避免的。如果想盡量避免此類情況的發(fā)生，需要高職院校加大對檔案管理工作信息化建設(shè)力度，投入大量的人力、物力。目前，很多高職院校受到實(shí)際情況的限制無法做到，使得檔案信息數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢不能完全發(fā)揮。事實(shí)上，高職院校的檔案管理工作并不屬于學(xué)院的核心業(yè)務(wù)范圍，也沒有受到學(xué)校管理層的高度重視。高職院校更關(guān)注學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量和師資力量建設(shè)以及學(xué)生的收獲，以致學(xué)院的檔案管理工作備受冷落，不能實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理和真正實(shí)現(xiàn)信息共享。事實(shí)上還有一部分高職院校沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案室，學(xué)院的檔案分布在高職院校的各系的辦公室中，當(dāng)高職院校的檔案管理工作缺少人手時，需要從別的部門調(diào)來工作人員協(xié)助完成工作，這種情況會造成很多檔案不能及時歸檔或者丟失，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.檔案管理工作人員專業(yè)水平有待提高

部分高職院校因為沒有意識到檔案管理工作的重要性，把更多的精力放在了學(xué)院招生和教學(xué)管理方面，而忽略了本院的檔案信息化管理工作。從思想上就沒有意識到檔案信息管理工作的重要性，以致于學(xué)院沒有為檔案信息管理工作分配更多人的人力、物力資源。現(xiàn)在大多數(shù)檔案管理工作人員不具有檔案管理工作的專業(yè)水平，沒有充分的檔案管理工作的經(jīng)驗，很多工作人員沒有接受過檔案管理工作方面系統(tǒng)的培訓(xùn)，針對這種情況學(xué)校并沒有提出有效地解決措施，沒有給工作人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，加上學(xué)院的硬件設(shè)施較差，即使有幾臺較為先進(jìn)的信息化設(shè)備，一時間也很難熟練操作。這是學(xué)院檔案管理工作遇到的實(shí)質(zhì)性難題。

4.檔案管理工作制度不完善

高職院校的檔案管理工作大部分會被劃分到行政工作的一部分，學(xué)院的管理層對此并不重視，實(shí)際上，學(xué)院的檔案管理工作內(nèi)容非常龐雜，主要包括高職院校的所有管理層以及教師還有一部分技術(shù)人員的檔案、全校學(xué)生的檔案、教學(xué)資料檔案、學(xué)術(shù)研究檔案、黨務(wù)工會活動檔案等等，涵蓋的方面十分廣泛，檔案管理工作是保證高職院校所有工作順利進(jìn)行的先決條件。在實(shí)際的檔案管理過程中，大多數(shù)高職院校對于檔案管理工作沒有系統(tǒng)的管理制度，使得檔案管理工作不能系統(tǒng)地服務(wù)于高職院校的其他工作。很多高職院校為了提升檔案管理工作的效率，引進(jìn)了信息化的管理模式，但是在實(shí)際應(yīng)用中，整體的信息化工作水平不高，很容易暴露本院的信息，只是單純的把目光放在數(shù)據(jù)共享和建立數(shù)字化檔案上，沒有對數(shù)據(jù)信息的安全性提高重視，導(dǎo)致學(xué)院的信息化平臺登錄方式過于簡單化，沒有針對系統(tǒng)安全性進(jìn)行保密工作。以致學(xué)院的一部分信息有隨時泄露的可能。