機關企事業單位檔案管理創新與服務模式的改革

趙威

摘 要：信息技術可以為各行各業提供不同程度的便利，檔案管理工作也是如此，引用信息技術積極進行檔案管理創新與服務模式改革，可有效提高管理效率。本文首先分析了當前事業單位檔案管理存在的問題，論述了檔案管理創新與服務模式改革的必要性，最后提出了新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革的有效措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;服務模式;創新;改革

在機關企事業單位中，大到發展規劃，小到員工信息，都是記錄在檔案中的，因此檔案可以說是機關企事業單位發展的重要基礎。傳統的檔案管理主要是對紙質檔案進行處理，而如今的檔案管理模式已經變成了計算機網絡管理，管理對象也不再是紙質檔案，而是存儲功能更強的電子檔案，迅捷程度大大提高。目前，為了更方便各機關企事業單位的檔案管理工作，必須重視對檔案管理的創新和服務模式的改革。

1 當前機關企事業單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理方式陳舊

盡管有部分機關企事業單位會對檔案進行定期整理，然而管理模式往往過于老套，而且檔案樣式仍以紙質為主，先對檔案進行登記，再將各類檔案堆疊在大書架上，最后根據類型的不同貼上不同標簽，這種管理模式效率低下，檔案調用和更新比較麻煩，而且大多數單位的檔案室通常較為陰暗潮濕，極容易使紙質檔案受潮腐爛，不利于長久保存。

1.2 事業單位對檔案管理不重視

業務繁忙是機關企事業單位的工作特點，部分單位因此疏于對檔案的管理，往往認為在近期的業務處理完畢后就可以著手準備下一階段的工作了，雖然看上去各階段有序銜接、工作流程緊湊，實際上卻忽視了一項重要的內容，那就是沒有對已完成的工作進行詳細的檔案整理。同時，在激烈的市場競爭下，各機關企事業單位均認為業績才是所有工作的中心，為了讓自己單位贏得市場競爭的主動地位，將所有資源都集中到提升業績上來，由此造成資源分配不均，在檔案管理方面投入的人力物力財力嚴重不足。

1.3 檔案管理人員素質有待考量

許多機關企事業單位都沒有專業的檔案管理團隊，一般都是在閑暇時間臨時抽調一部分其他部門的員工，進行檔案的集中整理，或是另外聘請兼職人員。這些單位都沒有認識到檔案的重要性，將檔案管理工作視為簡單的檔案整理，進而忽略了對專業人才的培養。然而實際上檔案管理工作中有許多注意事項，并不只是簡單的整理，如果沒有具備專業知識的人員，就很容易出現問題，最終導致檔案管理條理性差，資料不完善，管理效率低下等不利情況出現[1 ]。

2 檔案管理創新與服務模式改革的必要性

在進行檔案管理時結合數字化信息技術，可顯著提高管理效率。

2.1 以互聯網為代表的現代數字化的出現

如今，智能手機的應用十分普遍，并且其功能也越來越強大，隨著各種功能的app出現，許多行為我們在家里就能做到，只需要打開手機，就可以完成購物、買票、打車、訂餐等多項任務，并且也不再需要紙幣交易，就算是出門，各場所也都開通了微信支付。同樣，在檔案管理中，傳統的管理模式以紙質檔案為依托，查閱和管理都相當不便，而且還帶來了老舊檔案受潮受損的問題，影響著整個檔案系統的完善性，如果堅持沿用這種過時的管理模式，就會逐漸與時代脫節，使其他需要依托檔案的工作發展受阻。有效的改善措施就是利用互聯網技術建立檔案管理數據庫，把檔案信息導入到數據庫中，這樣我們就可以利用計算機進行在線管理，大大減輕了檔案整理、排序、分類以及更新工作的壓力。綜上，利用信息化技術進行檔案管理創新和模式改革是順應時代發展的必然要求。

2.2 機關企事業單位體制改革的必然要求

現階段，我國各大事業單位都迎來了體制改革的潮流，為了不在潮流中掉隊，必須要對各方面進行精準有效的改革。然而檔案工作改革的一個重要前提就是需要對該單位過去的陳舊的管理情況和各階段工作進行詳細了解，以便根據其發展特點找準問題關鍵。如何改革？如果利用信息化技術創新檔案管理模式，不但可以將各階段的發展情況詳細記錄，還能夠在進行體制改革時為管理人員提供便利，根據實際發展情況找準改革切入點，通過信息檢索功能快速準確地查閱到所需的資料。所以，利用信息化技術進行檔案管理創新和模式改革，有助于事業單位進行精準的體制改革，檔案工作走在行業的前列。

2.3 傳統的檔案管理模式效率低下

眾所周知，傳統檔案管理模式的管理對象為紙質檔案，需要工作人員對調出和新增檔案進行明確的登記，并且定期進行整理和重新歸類，工作流程復雜，且工作量巨大。而且，由于紙質檔案存檔比較麻煩，部分單位為了節省時間和簡化程序并不注意對日常工作的記錄進行存檔，這就導致了在需要時查閱到的歷史檔案記錄不全面，降低了參考價值。除此之外，一些年代久遠的檔案，隨著時間的流逝，紙張也會出現腐朽發霉的情況，因此還要及時進行搶救。進行查閱時，有的單位由于檔案總量大，往往工作人員需要花費大把時間才能找到所需檔案，這還是在歸類及時的情況下。而如今的生活節奏逐漸加快，各單位都要求提高工作效率，將大量時間花費在查閱檔案上會影響工作效率，所以應及時創新檔案管理模式，順應時代發展，引入信息技術，可顯著節省管理時間，減輕管理工作量，提高各項效率[2 ]。

3 新形勢下機關企事業單位檔案管理創新與服務模式改革

3.1 用信息化手段擴充檔案服務內容

在信息化發展趨勢下，機關企事業單位的檔案管理工作得到了有效的支持，檔案管理作為單位的重要工作，應結合當前的檔案管理現狀以及發展需求，有效應用信息化技術進行檔案管理。在信息化檔案管理改革中，應加強信息化管理效果，結合信息化技術對管理進行改善。首先，應根據事業單位的情況制定適合的計劃，明確檔案管理服務模式，結合不同的環節制定詳細的規劃內容，保證檔案管理服務能夠順利進行。其次，應建立專門的網站，為人們帶來更加便捷的服務，借助網站的方式來加強檔案管理的服務，使人們在收集檔案資料的時候能夠及時地獲取到相應的信息，使檔案管理工作發揮出更好的效果，使社會服務的質量提升。