新時代檔案管理信息化建設(shè)的思考

文秀

摘 要：檔案信息化是檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，是解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作方法不足，提高檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)價值的重要手段。紙質(zhì)檔案管理方式存在信息有限，使用費時費力，檔案安全性低等問題，還要推廣使用信息化檔案管理方法，積極建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)，推動紙質(zhì)檔案管理方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)型。本文主要探討信息技術(shù)背景下檔案管理升級的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)措施

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.檔案信息化建設(shè)工作內(nèi)容

檔案信息化的本質(zhì)是從以往的紙質(zhì)檔案管理方式向信息化檔案管理方式轉(zhuǎn)型，強調(diào)健全檔案管理工作機制，提高檔案信息的精準性，更好的發(fā)揮電子檔案實時傳遞、重復(fù)使用和廣泛供給的價值。檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是建立檔案管理制度，規(guī)范電子文檔存儲，利用網(wǎng)絡(luò)平臺提高檔案流轉(zhuǎn)的效率。檔案信息化還要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案資源的利用開發(fā)的效率，依托計算機等硬件和專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)提高檔案共享效率，更好的挖掘檔案潛在價值。檔案信息化建設(shè)目標需要把標準化建設(shè)作為重點，出臺統(tǒng)一的管理規(guī)范，以便于消除檔案運轉(zhuǎn)中的問題，滿足信息檢索、傳遞、使用、管理等工作需要，防止因數(shù)據(jù)兼容不足造成的問題。當前，檔案信息化建設(shè)指向了紙質(zhì)檔案的信息化，強調(diào)挖掘紙質(zhì)檔案的信息價值，在推動紙質(zhì)檔案電子化的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案的廣泛共享，滿足檔案數(shù)據(jù)信息整合應(yīng)用的需要。

2.紙質(zhì)檔案管理方式的弊端

紙質(zhì)檔案管理方式是長期存在的一種管理方式，這種檔案管理方法的創(chuàng)新性低，檔案管理的處置方法較為隨意，檔案管理成本也相對較大，因缺乏統(tǒng)一的制度，規(guī)范的標準和科學(xué)的運轉(zhuǎn)的體系，因此影響紙質(zhì)檔案實用價值的發(fā)揮。紙質(zhì)檔案管理方式占用空間較大，檔案承載的信息內(nèi)容準確性低，信息含量有限。查詢紙質(zhì)檔案資料費時費力。不僅檔案員的日常管理工作任務(wù)繁重，而且無法保證檔案規(guī)范有序運轉(zhuǎn)，檔案的整體服務(wù)質(zhì)量不高。紙質(zhì)檔案的管理方式目前看是較為落后的方式，它主要依托人工管理，缺乏必要的檔案監(jiān)督審核，不僅檔案存儲的風險隱患較高，還不能實現(xiàn)廣泛共享，無法充分發(fā)揮檔案價值，影響了檔案管理效率。

3.紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國檔案管理工作的深化開展，檔案管理工作取得了較大成效，紙質(zhì)檔案管理普遍建立了完善的體系，規(guī)范的制度，保證了紙質(zhì)檔案管理有序開展，紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)較為齊全。但是，紙質(zhì)檔案的使用價值較低，檔案檢索費時費力，紙質(zhì)檔案管理過程中長期以來存在重管輕用的思想。很多檔案員把檔案管理的主要精力放在檔案收集與檔案制作方面，往往紙質(zhì)檔案長期被“束之高閣”。很多基層單位在紙質(zhì)檔案管理背景下未能發(fā)揮檔案在基層單位戰(zhàn)略定位，人才優(yōu)化配置，項目建設(shè)中的輔助作用，檔案的實用價值低，檔案不滿足社會的使用需要。一些紙質(zhì)檔案還有較大的損毀風險，因基層單位場地條件限制，紙質(zhì)檔案的增加使得檔案管理場地更為緊張，這在很大程度上導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受受潮、受損，或者存在其它的風險。

二、檔案信息化建設(shè)主要問題

1.缺少有效檔案管理工作機制

檔案管理需要部門的配合，形成完善的檔案管理工作體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享。但是，紙質(zhì)檔案管理工作機制影響力較大，檔案管理方式轉(zhuǎn)型速度慢，檔案信息化建設(shè)中還存在各部門配合不足的問題。例如，一些重要的工作信息往往仍以紙質(zhì)檔案的方式進行傳遞，數(shù)字檔案運用不充分;基層部門檔案人員的信息化工作能力弱，不能運用互聯(lián)網(wǎng)收集檔案信息，檔案傳遞的速度慢，檔案制約、管理與數(shù)據(jù)提取能力有限，制約了檔案信息化的實用價值。目前，地方檔案館、各級單位，黨政機關(guān)參與檔案信息化服務(wù)工作的主動性低，檔案管理協(xié)調(diào)機制還不健全，數(shù)據(jù)信息共享的渠道方式單一，基層單位信息傳遞滯后，這在很大程度上影響了檔案管理的深度實施。檔案管理信息化還缺乏明確的責任分工，各部門的職責權(quán)限界定不清晰，檔案流轉(zhuǎn)的程序較為復(fù)雜，這在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的效率。

2.現(xiàn)有軟硬件條件還有待提高

檔案管理需要強有力的軟硬件條件支持，強調(diào)在充分的信息設(shè)備支持下提高檔案管理工作的效率。首先，現(xiàn)有用于檔案管理的硬件條件不足，一些基層部門的信息技術(shù)設(shè)備有限，不僅缺少必要的掃描設(shè)備，還缺乏用于檔案管理系統(tǒng)操作的專門計算機，使年代久遠、文字模糊、易于破損的紙質(zhì)檔案一時無法實現(xiàn)電子化，更沒能達到紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息化的程度。其次，基層部門使用的檔案管理軟件與上級部門檔案管理系統(tǒng)的兼容性低，基層檔案管理的隨意性相對較大，由于缺少統(tǒng)一的檔案管理制度、標準與精細化的操作方法，嚴重制約了檔案精細化建設(shè)的效率。當前還要加強專業(yè)技術(shù)設(shè)備的支持，著力解決軟硬件方面的限制，依托先進的技術(shù)設(shè)備滿足紙質(zhì)檔案信息化需要，這樣才能提高信息化檔案建設(shè)質(zhì)量。

3.缺乏專業(yè)檔案管理工作隊伍

基層檔案管理人才有限，可用于檔案管理工作人員數(shù)量較少，具有先進檔案管理技術(shù)和豐富工作經(jīng)驗人員未能投入檔案管理實踐當中。一方面基層單位與檔案管理機構(gòu)沒能加強檔案管理人員的培訓(xùn)，其信息技術(shù)水平較為落后，僅具備開展紙質(zhì)檔案管理的工作能力，不掌握新形勢下的信息化檔案管理操作方法。另一方面上級單位不能為基層單位配置優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才，不能圍繞著數(shù)字檔案采集、編輯、整理、共享服務(wù)提供人才支持。很多基層單位不得不依靠兼職人員開展檔案管理，導(dǎo)致檔案的專業(yè)性不高，嚴重影響了檔案收集與管理工作的效率。基層檔案管理人員的責任意識有待提高，不少檔案員沒能認識到檔案的重要作用，不能扎實地開展信息化檔案學(xué)習活動，上級也未能加強檔案管理人員的績效考評，導(dǎo)致檔案管理工作的水平不高，檔案還不能充分反映日常工作的具體情況。

三、新時代檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.樹立與時俱進檔案管理理念

大數(shù)據(jù)信息普遍用于檔案管理的背景下，需要以信息化的手段全面記錄數(shù)據(jù)資料，進一步強化檔案管理先進意識，以創(chuàng)新性的思維解決紙質(zhì)檔案管理工作中存在的主要問題。第一，隨著檔案管理深入改革，檔案在社會事務(wù)中發(fā)揮的作用越來越重要，檔案數(shù)據(jù)信息量不斷增加，必須牢固樹立運用信息化方式進行檔案管理的工作思路，從全局角度提升檔案管理能力。不僅要重視紙質(zhì)檔案管理，更要重視探索紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)型的方法，出臺紙質(zhì)檔案管理的新章程，明確紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)換的基本操作方法。第二，發(fā)揮新型檔案管理技術(shù)的作用，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈技術(shù)的重要作用，進一步為紙質(zhì)檔案成批次、成系統(tǒng)、規(guī)范化實現(xiàn)電子信息化打基礎(chǔ)。第三，把開放共享理念融入紙質(zhì)檔案管理當中，注重發(fā)揮紙質(zhì)檔案的使用價值，建立檔案數(shù)字信息資源的共享平臺，進一步加強紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)型速度，提高基層實施信息化檔案建設(shè)積極性。第四，牢固樹立檔案管理人員的安全防范理念，加強檔案安全保護工作，在信息化背景下建立檔案的安全管理與風險防控預(yù)案，出臺信息化檔案的安全制度，切實發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)性與支撐性作用。還要圍繞著國家政策發(fā)展變化，檔案管理的現(xiàn)狀，出臺更有針對性的檔案管理政策，大力加強信息化檔案管理方式的宣傳推廣，促進檔案管理進入信息化時代。